Распределение поступивших документов

Предварительное рассмотрение и распределение докумен­тов определяют прямоточность их движения и соответствен­но скорость доставки документа конкретному исполнителю, т.е. фактически время решения вопроса. Обычно в крупном учреждении эту работу проводит опытный сотрудник службы делопроизводства, а в небольшой фирме — секретарь-рефе­рент.

Для того чтобы квалифицированно рассмотреть и распре­делить документы, надо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между испол­нителями. В учреждении надо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Задача секретаря-референта на данном этапе — освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов,

К руководителю должны поступить только документы, ка­сающиеся основных вопросов деятельности учреждения, прин­ципиальных вопросов или несущие новую информацию, рас­порядительные документы вышестоящих организаций. Осталь­ные документы должны передаваться в отделы или непосредственно исполнителям-специалистам.

Обработка, рассмотрение и передача документов испол­нителям проводится в день их поступления, срочных докумен­тов — немедленно.

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимает­ся копия или устанавливается очередность исполнения.

Регистрация документов: формы, системы и принципы

Регистрация документа— запись основных сведений о документе в журнале (на карточке) или в памяти компьютера с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации, которая преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по докумен­там. Существует несколько форм регистрации: централизован­ная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизо­ванной системе регистрации— осуществлении всех регис­трационных операций в одном месте или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприя­тия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная системапредполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структур­ных подразделениях).

С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система,когда одна часть документов регистри­руется централизованно, другая же регистрируется в структур­ных подразделениях.

Регистрация должна быть однократной, т.е. зарегистриро­ванный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия. Каждый документ получает свой регистрационный номер.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами. При этом внутренние докумен­ты должны регистрироваться в день подписания или утверж­дения, входящие — в день поступления, исходящие — в день

отправки.

Из входящего документа в регистрационную форму выпи­сываются, как правило, следующие сведения:

• дата получения;

• регистрационный номер, присваиваемый документу учреж­дением-получателем;

• дата документа;

• регистрационный номер документа, присвоенный ему

учреждением-автором;

• автор (корреспондент), т.е. чей это документ;

• заголовок (о чем документ);

• резолюция;

• срок исполнения;

• исполнитель (кто с ним работает);

• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и

его исполнение);

• номер дела (куда документ помещен после исполнения). Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная,

карточная и автоматизированная электронная (на компью­тере).

Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает пре­тензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

Можно оставить журнальную систему и в том случае, ког­да поступает очень незначительное количество документов.

Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнени­ем документов и справочную работу по ним.

Более удобной является карточная система регистрации документов.Форма карточки (РКК — регистрационно-конт-рольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут

(быть определены в самом учреждении и записаны в инструк­цию по делопроизводству.

В современных условиях ручная карточная система регис-рации быстро заменяется регистрацией документов на ком­пьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма кар­точки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

• одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

• организовать децентрализованную регистрацию докумен­тов в структурных подразделениях с объединением сведе­ний обо всех документах (поступивших и внутренних) в од­ной базе данных;

• на основе базы данных организации создать информацион­но-справочную работу;

• организовать автоматизированный контроль за исполнени­ем документов.