Понятие бланка документа. Виды бланков

Бланк — это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной. Приме­нение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление до­кумента, повышает культуру документационного обеспечения управ­ления.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица, установлены следующие виды бланков документов:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Разработка специального бланка для писем связано с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия. В бланке для письма могут быть проставлены следующие реквизи­ты: герб, эмблема предприятия, код по ОКПО, код по ОКУД, на­именование министерства или ведомства, наименование предпри­ятия, адресные данные. Кроме того, в бланке ограничительными отметками - черточками и уголками - отмечают места для таких реквизитов, как: дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место адресата, заголовок к тексту, отметка о контро­ле. Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.

Общий бланк, который используется для всех видов ОРД, кроме писем, имеет несколько отличий от бланка для писем.

Вместо реквизита «Адресные данные» в общем бланке оставлено место для проставления реквизита «Название вида документа». Вме­сто «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» - «Место составления или издания»; эти реквизиты являются взаимоисключа­ющими.

Кроме того, на общем бланке не проставляется код формы доку­мента по ОКУД, так как данный реквизит зависит от конкретного вида документа и будет проставлен при его составлении.

Реквизиты 01, 02, 03 помещают над серединой реквизита 06. Рек­визит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизи­тов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов раз­мещают одним из способов:

центрованным (начало и конец каждой строки реквизита одина­ково удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой грани­цы зоны расположения реквизитов).

Бланки организации, а также бланки конкретных видов доку­ментов (бланк приказа, бланк акта и т.д.) изготавливаются только типографским способом, а компьютерная техника используется для изготовления бланков для писем и общих бланков. Это оправдано в случае составления данного вида документа более 200 раз в год. Для документов постоянного применения (например, договоров, актов и т.д.) могут быть изготовлены бланки с трафаретным текстом и про­пусками для внесения переменной информации.

Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположе­ние реквизитов.

При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, име­ющих наряду с русским языком в качестве государственного нацио­нальный язык, реквизиты 06,07,12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Вариант бланка с угловым расположением реквизитов является наиболее удобным и экономичным по использованию площади ли­ста.

Такое размещение является наиболее рациональным для писем, так как правый верхний угол письма используется для указания ад­реса получателя. Угловое расположение реквизитов предпочтитель­нее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции, так как эти реквизиты также располагаются в правом верхнем углу.

В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты можно располагать на нижнем поле бланка.

Если бланк предприятия или фирмы составлен на нескольких языках, то бланковые надписи на русском языке должны быть вне­сены первыми (вверху

или слева).

Большинство служебных документов оформляется на бумаге формата А4 (210x297) и А5 (248x210), допускается использование бланков формата A3 и А6.

Бланки документов должны иметь поля:

левое - 20 мм;

верхнее — не менее 20 мм;

правое и нижнее — не менее 8 мм.

Текст документов печатается через 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами 1,5-3 межстрочных ин­тервала. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.

Если документ составляется с помощью компьютера, то следует учесть, что шрифт, которым печатается текст, должен быть максималь­но приближен по форме и размеру к шрифту пишущей машинки.

Если документ имеет более одной страницы, то, начиная со вто­рой, страницы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номер страницы проставляется в центре верхнего поля страницы.

Требования, предъявляемые к изготовлению, использованию, учету и хранению гербовых бланков

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 бланки с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее — гербовые бланки) являются поли­графической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии техни­ческих и технологических возможностей для изготовления указан­ного вида продукции на должном качественном уровне.

Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам орга­нов государственной власти, иных государственных органов и уч­реждений (далее -организаций), определенных Положением о Госу­дарственном гербе Российской Федерации, соответствующими пра­вовыми актами субъектов Российской Федерации.

Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых блан­ках типографским способом или нумератором проставляют порядко­вые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) по следующим реквизитам:

при поступлении бланков:

наименованию вида гербового бланка;

дате поступления;

номеру сопроводительного документа;

наименованию организации-поставщика гербовых бланков;

количеству экземпляров;

при выдаче бланков:

наименованию вида гербовых бланков;

количеству экземпляров;

серии и номерам гербовых бланков;

наименованию структурного подразделения организации, фами­лии и инициалам должностного лица получателя гербовых бланков;

расписке в получении;

примечанию (отметке об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатывае­мых шкафах.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гер­бовых бланков возлагают на подразделение организации, ответствен­ное за делопроизводство организации. Лица, первоначально ответст­венные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распо­рядительным документом руководителя организации. О проведен­ных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при из­готовлении, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

Допускается тиражирование средствами оперативной полигра­фии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, - при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

29. Особенности оформления и передачи факсограмм, телеграмм, телетайпограмм, телефонограмм

Требования, предъявляемые к сообщениям, передаваемым электронной почтой

Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграммы подразделяются на категории и виды: «Президент Рос­сийской Федерации», «Высшая правительственная», «Правительствен­ная» и др. В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. Срок прохождения от отправителя до адресата «обыкно­венной» телеграммы составляет до 6 часов, «срочной» - до 3 часов.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на ' светлой бумаге).

Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголо­вок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содер­жание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводствен­ный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и, тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правиль­ности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилага­ется список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание «не» опу­скать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания:

точка - ТЧК

запятая - ЗПТ

двоеточие - ДВТЧ

кавычки - КВЧ

скобки - СКВ

номер - HP

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Знаки «N», -, + и другие следует писать словами: номер или HP; минус, плюс и т.д.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Текст те­леграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.

В телеграммах не используются сложные, многословные пред­ложения, характерные для деловых писем, выбор делается в поль­зу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и кон­кретной деловой лексике, употребление которой не вызывает тол­кований; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказан­ное.

Текст телеграмм должен содержать только конкретную инфор­мацию, отражающую существо ситуации.

Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начи­нается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес от­правителя и наименование структурного подразделения (без сокра­щения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обрат­ный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.

Телекс - обобщенное название различных по содержанию докумен­тов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосред­ственной телеграфной связи.

Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутству­ют категории и виды телексов, как в телеграммах.

Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации — точек (.) и запятых (,) — и различных шрифтов.

Телекс передается латинским шрифтом, для записи русских букв латинскими используется перекодировочная таблица.

Обязательными реквизитами телекса являются: адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя. Требования к оформле­нию телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Отличается телекс от телеграммы содержанием служеб­ного заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения.

Значительную часть служебного заголовка телекса занимает ав­тоответ, который представляет собой закодированное сообщение, содержащее:

маршрутный номер станции, состоящий из определенного.на­бора цифр и букв;

индивидуальный номер абонента;

сокращенное название организации (фирмы);

сокращенное наименование страны.

Автоответ может состоять из двух разделов: автоответ передаю­щего абонента и автоответ принимающего абонента.

Вторая часть служебного заголовка - указание времени выхода на связь и даты. В некоторых случаях указывается время окончания передачи телекса.

Структура служебного заголовка может включать и другие ком­поненты в зависимости от практики, принятой в той или иной орга­низации, стране.

Текст телекса излагается кратко и может начинаться с обраще­ния. Использование сочетаний из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках; в нумерации домов, квартир; в исходящих номерах документов; в номерах войсковых частей и полевых почт; в номерах поездов и вагонов и некоторых других слу­чаях.

Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться цифрами, так как в начале ответного телекса ставится индекс документа, на который дается ответ, а в конце текста ставится его исходящий номер.

В текстах телекса не используются сложные, многословные пред­ложения, характерные для деловых писем; выбираются наиболее короткие слова; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает различного тол­кования.

Текст телекса должен содержать конкретную информацию, от­ражающую существо сложившейся ситуации. В отдельных случаях допускается краткое доказательство, аргументация.

Последнее сообщение телекса заканчивается знаком «++». Знак «+?» в конце телекса - ожидание ответа или нового сообщения -исключает необходимость вновь набирать номер.

В конце телекса могут встречаться цифры и слова, по смыслу не относящиеся к содержанию телекса. Это знаки сличения, относящи­еся к техническому контролю передачи телекса, и смысловой на­грузки не несут.

Оплата за телекс зависит от времени, в течение которого переда­ется информация.

Факсограмма (телефакс, факс) — получаемая на бумажном носите­ле копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимиль­ной аппаратуры).

По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным пре­имуществом: она позволяет отправлять и получать графическую ин­формацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе — приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур облада­ет юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Не существует каких-либо специальных требований оформле­ния документов, передаваемых по .факсу; они должны оформлять­ся в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответст­вующему виду документа: печататься четким, контрастным шриф­том.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинни­ка не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержа­нию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи тек­ста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи ин­формационных сообщений служебного характера (извещения, при­глашения, экстренные сообщения и т.п.).

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исхо­дящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; на­именование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму, вхо­дящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборо­тов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефо­нограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается спи­сок организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки.

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует про­верять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Электронное сообщение — документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатан­ной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организация­ми, имеющими соответствующие аппаратные и программные сред­ства.

Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивиду­альный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присва­ивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осу­ществляется через эти почтовые ящики.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную инфор­мацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который опи­сывает место (компьютер или локальную систему), где этот элек­тронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, раз­деленных точками. Последний поддомен — это код страны из двух букв (в сети RelCom это обычно «su» (Советский Союз), предпо­следний обозначает город - msk (Москва) или организацию вну­три страны и т.д.