Факторы управления организацией

Определение цели управления обусловлено не только возможностью и степенью точности прогноза развития обстановки, но и факторами управления, то есть теми условиями, которые оказывают существенное влияние на деятельность организации и вызывают необходимость принятия адекватных решений. Факторы управления в ходе истории претерпели глубокие изменения – от управления посредством сложившихся и передаваемых из поколения в поколение традиций, обычаев, до управления обществом на научной основе.

Факторы управления весьма многочисленны и разнообразны. В этой связи, каждый субъект управления изучает факторы управления. Особое внимание уделяется тем факторам, которые в данных условиях, в данный момент оказывают наиболее существенное воздействие (позитивное или негативное) на деятельность организации или ее подразделения. Управленческое воздействие оказывается с тем, чтобы своевременно выработать и осуществить меры по нейтрализации или локализации негативных последствий одних факторов, либо содействовать позитивному влиянию на положение дел других.

Существуют следующие виды факторов управления организацией: общие и частные; внешние и внутренние; объективные и субъективные; прямого и косвенного воздействия. Общие факторы имеют значение для всех направлений, сфер деятельности организации, присущи всем подразделениям, филиалам организации. Частные факторы важны только для некоторых направлений, сфер деятельности организации или для отдельных ее подразделений (представительств, филиалов).

Внутренние факторы зависят, прежде всего, от организации работы самого предприятия, в их числе: кадровый потенциал организации (квалификационный уровень работников, возрастная структура кадров и т.д.); уровень менеджмента, квалификации менеджеров, его их соответствие условиям деятельности организации; тип и степень развития корпоративной культуры; особенности складывающейся психологической атмосферы в организации; география и масштабы деятельности организации; используемые организацией конкурентные стратегии; деловой имидж организации; финансовые, материально-технические и иные ресурсы организации; структура производственного потенциала и т.д.

Внешние факторы – характеризуют влияние среды, в условиях которой организация осуществляет свою деятельность. На них организация влиять не в состоянии или это влияние оказывается весьма незначительным. Детальная классификация внешних факторов предполагает выделение факторов фона, факторов косвенного воздействия, факторов прямого воздействия. Фоновыми факторами управления являются геополитическое положение государства, экономика и политика сопредельных государств; складывающаяся внутриполитическая ситуация; экономический рейтинг и экономический потенциал государства; существующие в стране технологические уклады, их значение для экономики; уровень образования и технологической культуры населения; социальная политика государства; характер международных политических, экономических и культурных связей; природные богатства страны, в частности, разведанные полезные ископаемые; особенности действующего законодательства, тенденции его развития; масштабы криминальной конкуренции, уровень экономической и иной преступности в стране, в частности, степень коррумпированности высших государственных чиновников; - интенсивность и характер стихийных бедствий, техногенных катастроф и т.д. Подобного рода факторы присущи стране, большинству социальных групп населения, они присутствуют всегда, являются общими для всех или большинства сфер экономической деятельности и хозяйствующих субъектов, и определяют общую социально-экономическую ситуацию. Фоновые факторы, как правило, трудно учитывать, но чем сильнее кризисные явления в экономике, в социальной сфере и т.д., тем более сильным становится их влияние.

Факторы косвенного воздействия: особенности географического положения региона; национальные особенности и местные традиции; существующие приоритеты, наличие и особенности программ социально-экономического развития региона; особенности регионального законодательства в части, имеющей значение для деятельности организации; этап экономического развития региона (зарождение, становление, модернизация, переспециализация); разведанные запасы полезных ископаемых в регионе; уровень развития инфраструктуры рыночной экономики, в частности, состояние банковской системы в регионе; особенности региональной системы социального обеспечения населения; структура и степень развития коммуникаций и транспортных сообщений в регионе; характер социально-экономических связей с другими регионами собственной страны; экологическая ситуация в регионе и в приграничных районах; особенности экономики и политики сопредельных государств, развитие внешнеэкономических связей региона, наличие свободных экономических зон; особенности криминальной конкуренции, уровень экономической преступности в регионе, в частности, степень коррумпированности региональной администрации и т.д. Факторы косвенного воздействия с одной стороны, под действием различных обстоятельств мо­гут превратиться в факторы прямого воздействия, а с другой - могут перейти в фоновые факторы.

Факторы прямого воздействиясвязаны с деятельностью непосредственного окружения организации – ее поставщиков, партнеров, потребителей, обслуживающего банка, аудиторской фирмы, различного рода консультативных организаций. В составе данной категории факторов: место, занимаемое предприятием в отрасли и (или) в регионе; платежеспособность потребителей продукции, клиентов организации; степень надежности, качество работы поставщиков сырья, комплектующих изделий и т.д.; уровень конкурентной борьбы в сфере деятельности организации и преобладающие конкурентные стратегии на рынке; отношение населения к деятельности организации; инновационные возможности, эффективность деятельности обслуживающего банка, консалтинговых фирм, обслуживающих организацию и др.

Субъективные факторы – их возникновение связано с текущей деятельностью различного рода субъектов – государства, социальных организаций и отдельных людей, - направленной на изменение, развитие или сохранение существующих условий среды. Объективные факторы (условия) – возникают и существуют независимо от воли, представлений и действий субъектов (государства, организаций, отдельных лиц). Вместе с тем, они представляют собой объективные отношения и условия, являющиеся кристаллизовавшейся формой предшествовавшей деятельности людей и их организаций.

Для коммерческой организации наиболее значимы экономические, политические и рыночные факторы. К числу экономических относятся самые разноплановые факторы, в частности, состояние общемировой экономической системы (период экономического роста или глобальный кризис, соотношение мировых валют – доллара, евро, юаня и т.д.), производственный и инновационный потенциалы, темпы инфляции, уровень занятости населения, состояние банковской системы, уровень налогообложения и т.д.

Политические факторы охватывают следующее: политическую ситуацию в стране, политику правительства по отношению к предпринимательству, валютное законодательство, арбитражное право, процессы приватизации, национализации или экспроприации предприятий, тенденции изменения социально-политической ситуации. Огромное значение для деятельности организации могут иметь массовые беспорядки, гражданские волнения, военные действия и многое другое.

Рыночные факторы – это жизненные циклы различные изделий, демографические условия, распределение доходов населения, легкость проникновения на рынок, уровень конкуренции в отрасли и т.д. Суть конкуренции в отрасли отражает модель Портера, которая исходит из того, что конкуренцию в отрасли определяют пять сил:

- соперничество между конкурентами внутри отрасли;

- угроза появления новых конкурентов;

- угроза появления товаров – субститутов (заменителей);

- способность покупателей диктовать свои условия;

- способность поставщиков диктовать свои условия.

В современных российских условиях в качестве шестой силы приходится рассматривать способность субъектов криминальной конкуренции при определенных условиях диктовать свои условия. Речь идет, прежде всего, о коррумпированных чиновниках и организованной преступности.

1.4. Основные элементы системы управ­ления организацией

Система, в буквальном переводе с греческого, есть целое, составленное из частей. Для целей нашего изложения система - это совокупность, объединение взаимосвязанных и расположенных в определенном порядке элементов (частей) какого-либо целостного образования. Система управленияпредставляет собой определенным образом организованную совокупность элементов, образующих единое целое, несводимое к свойствам составляющих ее отдельных элементов, в которой реализуются функции управления.

В общем случае модель системы управления включает следующие основные элементы: субъект, объект управления, силы и средствауправления, каналы связи (прямой и обратной). Система управления испытывает воздействие внешней среды, соответствующим образом изменяется и обеспечивает тем самым свое функционирование (работоспособность).

Субъектом управления организацией является должностное лицо или определенным образом организованная группа лиц (орган, подразделение, коллегия, совет, совещание, собрание и т.п.), которые могут и должны в силу должностных обязанностей, данных полномочий или имеющихся договоренностей (согласия) оказывать управляющее воздействие на соответствующий объект управления. Персонифицированными субъектами управления различного уровня являются, в частности, директор фабрики, заместитель руководителя департамента, начальник воинского подразделения, ректор университета, президент ассоциации, генеральный секретарь партии, председатель собрания, управляющий делами международного комитета, руководитель группы, менеджер и т.д. Групповым субъектом управления в организации являются, в частности, совет директоров крупной компании, общее собрание акционеров, коллегия министерства, ученый совет научного или учебного заведения, экспертный или консультативный совет законодательного органа, управляющая структура холдинга и т.д.

Каждый субъект управления, независимо от положения в иерархии организационной структуры, является одновременно объектом управления систе­мы более высокого организационного уровня. Это означает, что он должен не только воспринимать управляющее воздействие своего субъекта управления (руководителя, вышестоящего органа управления), но и, свою очередь, оказывать на него соответствующее воздействие по каналам обратной связи (например, путем предоставления информации, необходимой для функционирования общей системы и т.д.).

Объект управления в организации - должностное лицо, отдельный работник или коллектив (подразделение организации), осуществляющие деятельность в интересах организации. Указанные объекты управления: воспринимают управляющее воздействие субъекта управления; обладают относительной самостоятельностью в решении служебных вопросов или реализации управленческих функций; имеют четко определенные (нормативно закрепленные) организационные отношения с субъектом управления, устойчивые каналы прямой и обратной связи с ним. Объектом управления, хотя и специфичным, является и неформальная группа работников внутри организации.

Определение и распределение объектов управления между различными уровнями, звенья­ми управления и конкретными должностными лицами осуществляется с учетом сложности, важности, состоя­ния таких объектов; качеств и способностей управляющего субъекта; норм управляемости и некоторых других факторов управления. Об­щими правилами являются следующие: у каждого объекта должен быть свой и жела­тельно единственный субъект управления; у каждого субъекта должен быть свой объект управления или их группа, объе­диняемая по каким-либо существенным признакам (территориальный, функциональный и т.п.); каждый субъект и объект управления должны иметь вполне определенный и точно очерченный перечень обязанностей, прав и ответственности в сфере управления.

Управленческое воздействие - это любой вид взаимного воздействия объекта и субъекта управления. Различают два его вида: управляющее воздействие и обратное воздействие. Управляющее воздействие представляет собой воздействие субъекта управления на объект управления с целью изменения (сохранения) его состояния, поведения, действий. Обратное воздействие отражает, реакцию объекта управления на управляющее воздействие его субъекта, собственное видение управленческой ситуации объектом управления, а также детальную информацию о факторах управления на конкретном участке. Таким образом, объект управления принимает участие в процессе управления..

Силы управления - это организованная на основе штатного расписания и профессио­нальных и квалификационных характеристик совокупность работ­ников, объединенных в аппарат управления, - помощники, советники, консультанты, референты, секретари и т.д. Сюда же относятся отдельные, специально выделенные работники, на которых возложено (возможно, временно) выполнение определенных управленческих функций. На практике в небольших подразделениях специально выделенные работники осуществляют функции анализа и планирования. Эта категория работников организации нуждается в углубленной управленческой подготовке и специализации с учетом характера выполняемых функций.

Средства управления - любые физические объекты, позволяющие фиксировать и передавать управленческое воздействие, осуществлять прямую и обратную связь, обеспечивая тем самым эффективное функционирование системы управления. К ним относятся разного рода технические средства - главным образом средства вычислительной техники, современные средства связи, а также организационной техники (диктофоны, копировально-множительные аппараты, дистройеры и т.д.).

Принципы менеджмента

В соответствии с общепринятым пониманием, принцип (лат. principium - основополагающее первоначало) есть основное положение, исходный пункт, предпосылка теории, концепции или деятельности. Принцип, как некая руководящая идея, правило поведения, нравственная основа жизни и деятельности имеет для каждого человека, объединений людей и общества исключительно большое значение. Принципы менеджмента отражают наиболее общие закономерности, отношения и взаимосвязи между элементами системы управления. Они дают отправную точку при решении любых вопросов управления, отражают общий подход при решении разнообразных управленческих задач, в складывающихся конкретных условиях и ситуациях.

Система принципов менеджмента включает общие и частные принципы. Общие принципы значимы для менеджмента как целостного социального явления, реализуются в нем независимо от уровня и специфики сферы управления. Следование им обязательно для руководителя любого уровня. Общие принципы менеджмента конкретизируются, получают свое развитие и дополняются частными принципами. Частные (функциональные) принципы применяются при реализации отдельных функций менеджмента. Так, большое значение для практики управления имеют принципы оценки деловой обстановки, принципы выработки и принятия управленческих решений, принципы планирования, принципы контроля и т.д.

Принцип этичности предполагает соблюдение руководителем и подчиненным некоей неписаной совокупности этических правил, что обеспечивает нравственный характер взаимоотношений в сфере управления организацией. Особенно жестко этот принцип действует в ситуациях морального искушения, возникновения спорных вопросов, конфликта интересов, этической дилеммы для руководителя (подчиненного). В своей деятельности руководитель следует требованиям этических принципов взаимодействия людей, взаимоотношений человека с организацией, взаимодействия организаций, организации и местных территориальных сообществ (жителей, проживающих в регионе деятельности организации), организации и государства, этики взаимодействия государств и т.д. Все остальные принципы менеджмента, по существу, конкретизируют принцип этичности в той или иной части – построения организационной структуры, процесса управления, конечных результатов управления и т.д.

Принцип разделения труда. Разделение и специализация труда рассматривается как лучший способ произвести больше продукции лучшего качества, прилагая те же усилия. В управлении данный принцип находит свое выражение в разграничении и распределении функций управленческой деятельности и закреплении их в перечне функциональных обязанностей каждого руководителя. Вместе с тем, разделение труда имеет свои пределы, которые превышены быть не могут.

Принцип единства цели и руководства(целенаправленности). Управление всегда должно быть ориентировано на достижение его целей. Виды работ, которые появляются в результате разделения труда, должны координироваться и направляться на достижение единой цели. Это означает, что деятельность, имеющая общую цель, должна производиться по единому плану и управляться одним руководителем. Принцип, по существу, обосновывает необходимость наличия руководителя для координации деятельности различных субъектов, имеющей общую цель.

Принцип баланса централизации и централизации. Принцип утверждает, что для каждой ситуации существует оптимальное соотношение между централизацией и децентрализацией. Это соотношение определяет, главным образом, фигура руководителя. Степень централизации отражает распределение функций управления по вертикали организационной структуры системы менеджмента.

Чрезмерная централизация в управлении организацией имеет свои следствием недостаточный учет специфики деловой обстановки на местах; усложнение внутрисистемных отношений. сковывает творческое начало на нижестоящих уровнях управления, сдерживает развитие их самостоятельности и ответственности, ограничивает оперативность в решении возникающих проблем. В свою очередь, превышение разумных пределов децентрализации приводит к потере или ослаблению управляемости.

Принцип соответствия власти (прав, полномочий) и ответственности. Должна существовать прямая связь между властью, которой наделен руководитель, и его ответственностью: поскольку ответственность передана руководителю, ему должно быть предоставлено право отдавать приказ и власть требовать их исполнения. Его полномочия и ответственность должны быть соразмерны, оптимальным является их равенство. Когда возникает необходимость делегирования полномочий, обеспечение необходимого баланса указанных компонентов представляет собой общую задачу руководителя и исполнителя (в частности, если последний обнаруживает несоответствие своих прав возложенным на него обязанностям или данным ему поручениям).

Принцип цепи. Принцип требует создания соподчиненной цепи руководителей на всех уровня управления организацией. Под цепью понимается путь для вертикальных связей в организации. Считается, что все связи и информация от низшего уровня должны пройти через каждого руководителя в цепи команд. Наоборот, связи и команды, идущие сверху, должны пройти через каждого подчиненного руководителя, прежде, чем достичь требуемого уровня.

Принцип связи. Речь идет о том, чтобы каждый руководитель учитывал существование не только вертикальных, но и горизонтальных связей, осуществлял необходимые контакты с коллегами, по крайней мере, на том же уровне управления и использовал получаемую информацию при выполнении своих служебных обязанностей.

Принцип законности. Различные аспекты действия принципа законности отражают следующие положения:

- верховенство Закона. Все нормативно-правовые акты организации должны основываться на действующем законодательстве и не противоречить ему. В случае коллизии закона и подзаконного акта действует закон;

- равенство всех субъектов и объектов управленческой деятельности перед законом;

- единообразное понимание и применение законов и иных нормативных актов в управлении организацией на всей территории их действия;

- нормативно-правовая обоснованность и правомочность всех индивидуальных актов управления;

- обеспечение полного и реального удовлетворения и соблюдения законных прав участников управленческого процесса ;

- обеспечение систематического контроля за соблюдением работниками требований законов и других нормативно-правовых актов, предотвращение и своевременное пресечение возможных правонарушений.

Принцип научности.Принцип предполагает знание субъектом управления объективных закономерностей управления и деятельности организации, тенденций развития деловой обстановки. Умение руководителя действовать с учетом этих закономерностей, тенденций, направлять и координировать усилия работников (участников) организации на достижение необходимого конечного результата. Существо научного управления отражают также следующие положения:

- вместо волевых решений научно обосновывать каждый элемент работы;

- с помощью заранее определенных критериев отбирать, а затем обучать и развивать кадры;

- обеспечивать обоснованное разделение труда и ответственности между руководителем и работниками.

Принцип связи с общественностью приобретает все большее значение для управления организацией в современных условиях. Без связи с общественными организациями, прежде всего, местных территориальных сообществ, со средствами массовой информации, в значительной мере формирующими общественное сознание и мнение, современная организация зачастую не может рассчитывать на успех в своей деятельности, а иногда и на нормальное функционирование.

Принцип гибкости обязывает руководителя предусматривать возможность маневра имеющимися силами и средствами, использования тех форм и методов менеджмента, которые в наибольшей мере отвечают изменившейся ситуации, возможность корректировки тактики реализации принятых решений, чтобы обеспечить последовательное продвижение к намеченной цели даже при возникновении неблагоприятной ситуации, непредвиденных препятствий и осложнений.