Представление информации на экране

Power Point предоставляет возможность работать и просматривать информацию на экране в различных режимах. Режим выбирается с учетом вида выполненных операций (ввод текса, просмотр ее структуры, создание заметки, вставка в слайд графического объекта). Для переключения между режимами используются кнопки в левом нижнем углу главного окна программы, а также команды из меню Вид.

I. Основными режимами просмотра являются режим сортировщика слайдов и обычный режим. В обычном режиме окно делится на три области: структуры, слайда и заметок. Такой режим упрощает выполнение многих операций, в том числе добавление новых слайдов, редактирование текста и ввод примечаний, а также перемещение по презентации при ее редактировании.

1) Область структуры служит для организации и развертывания содержимого презентации. В этой области можно вводить текст презентации, упорядочивать списки, перемещать абзацы и слайды.

2) В области слайда отображается содержимое каждого слайда с учетом форматирования. В эту область можно добавлять рисунки, фильмы, звуки, анимационные эффекты и гиперссылки.

3) Область заметок служит для вставки заметок докладчика или дополнительной информации для аудитории. Для добавления в заметки рисунка или любого другого графического объекта перейти в режим страниц заметок.

Чтобы изменить размер этих областей в обычном режиме, нужно перетащить правую границу области структуры или верхнюю границу области заметок.

II. В режиме сортировщика слайдов отображаются миниатюры всех слайдов презентации с текстом и графикой. Этот режим удобен для определения способа перехода от слайда к слайду и установки длительности по времени отображения каждого слайда на экране в режиме демонстрации. Кроме того, этот режим копировать слайды и переставлять их местами.

III. Режим слайдов наиболее удобен, если слайды создаются поочередно, т.к. можно отдельно выбрать оформление для каждого слайда. В этом режиме на экране отображается только один слайд. Для увеличения или уменьшения изображения на экране предназначена команда Масштаб меню Вид, а также список Масштаб стандартной панели инструментов.

IV. Режим структуры рекомендуется устанавливать для изменения порядка следования слайдов, переупорядочивания содержимого слайда, а также обработки заголовков и текста. В режиме структуры каждый слайд обозначается специальным значком, рядом с которым указывается номер и заголовок слайда. Под заголовком отображается текст слайда, который можно размещать на пяти уровнях структуры. В этом режиме можно просмотреть заголовки всех слайдов и весь текст, проверить структуру презентации, не отвлекаясь на оформление слайдов и просмотр рисунков. В режиме структуры удобно формировать презентацию.

В результате перехода в режим структуры появляется панель инструментов Структура. Кнопки панели инструментов Структура позволяют изменять уровни абзацев, перемещать абзацы или весь слайд с одного уровня на другой, отображать и скрывать форматирование слайдов, а также сворачивать и разворачивать текст выбранных слайдов. В режиме структуры пользователь может работать с каждым слайдом в отдельности. В режиме структуры PowerPoint демонстрирует миниатюрное изображение маркированного слайда. Эта возможность позволяет контролировать ввод текста и вовремя переходить к следующему слайду.

При работе со слайдами в режиме структуры на экране видна миниатюрная копия слайдов, что позволяет точно определять момент перехода к следующему слайду при вводе текста. Для перехода из режима структуры в режим просмотра слайдов достаточно выполнить двойной щелчок на значке соответствующего слайда. Если в режиме миниатюра слайда не видна на экране, следует вызвать команду Миниатюра меню Вид.

V. Режим показа (демонстрации) разработан для того, чтоб пользователь смог увидеть результат работы, с текущего (режим слайдов) или выделенного слайда (режим сортировщика слайдов). Способ запуска презентации и порядок смены слайдов зависит от преследуемых целей и состава аудитории и устанавливаются перед началом презентации.

Создание презентации

В PowerPoint презентацию можно создавать несколькими способами.

1. Создание презентации с помощью мастера автосодержания. Мастер автосодержания подходит для новичков в деле подготовки презентации. При создании презентации мастер задает вопросы и в зависимости от ответов создает презентацию, состоящую из 8-12 слайдов, которые всегда можно изменить. Мастер предлагает полезные советы по форматированию презентации и организации слайдов. Презентацию созданную с помощью мастера, можно изменить: отредактировать текст, добавить рисунки, диаграммы, изменить порядок следования слайдов или добавить новые слайды.

2. Создание презентации на основе существующего Word-документа. Для создания новой презентации можно использовать документы, разработанные в других приложениях пакета, например в текстовом редакторе. PowerPoint поддерживает импорт Word-документов, а также документов в RTF-, TXT- или HTML-формате. При импорте Word- или HTML-документа либо текста в формате RTF для создания структуры презентации применяются абзацы со встроенными стилями заголовков документа.

Для создания презентации на основе таких документов необходимо:

· Активизировать команду Открыть меню Файл.

· В списке Тип файлов открывшегося диалогового окна выбрать элемент Все структуры или Все файлы.

· Ввести имя документа в поле Имя файла или дважды щелкнуть на требуемом документе.

В результате импортированный документ открывается в окне PowerPoint. Абзацы со стилем Заголовок1 становятся заголовками отдельных слайдов, абзацы со стилем Заголовок2 – текстовыми абзацами первого уровня и т.д. Если документ не содержит абзацев, отформатированных посредством встроенных стилей заголовков, PowerPoint создает структуру презентации, основываясь на отступных абзацев. При импорте обычного текста структура презентации формируется в зависимости от позиции табуляции в начале строк. Форматирование заголовков и теста всегда определяется параметрами форматирования текущей презентации.

Тот же результат получается, если открыть в текстовом редакторе документ, который будет использоваться для создания презентации PowerPoint, а затем выбрать команду Файл → Отправить → Microsoft PowerPoint.

3. Создание презентации на основе шаблона оформления. Чтобы начать создание новой презентации нужно активизировать команду Создать меню Файл. В результате на экране появляется окно Создать презентацию, в котором нужно перейти на вкладу Шаблоны оформления.

Шаблоны презентации содержат цветовые схемы, образцы слайдов и заголовков, а также стандартные переметы форматирования текста, графики, рисунков и других объектов, размещаемых на слайдах. Если в дальнейшем оформление презентации не нравится, всегда можно назначить другой шаблон. После выбора шаблона каждый добавляемый в презентацию слайд будет соответствовать заданному стилю оформления. Выбрав шаблон оформления можно, выполнив на нем двойной щелчок или нажав кнопку ОК. В результате откроется диалоговое окно создание слайда. Новый слайд рекомендуется базировать на стандартном автомакете – аналоге шаблона.

Выбор автомакета для создаваемого слайда осуществляется в области Выберите автомакет. Краткое описание автомакета отображается в правом нижнем углу окна.

Чтобы вставить новый слайд необходимо щелкнуть на кнопке Новый слайд стандартной панели инструментов или вызвать команду Новый слайд меню Вставка, а затем выбрать макета для следующего слайд.

В полях всех слайдов, кроме пустого, находится местозаполнители, указывающие, куда вводить информацию: заголовок, список, диаграмму, таблицу, графический объект или клип. Места вставки обозначены на слайде тонкой пунктирной линией и содержит стандартные приглашения вводить текст. Каждый местозаполнитель представляет собой текстовое поле (раму). Пустые рамки можно перемещать, изменять их размер и форматирование, чтобы они отличались от образца слайдов.

Приемы работы с рамками в PowerPoint те же, что и с надписями или графическими объектами (автофигурами) в других приложениях пакета Microsoft Office. В любую автофигуру, кроме линии, соединительной линии и полилинии, можно вставить тест.

В отличии от других приложений в PowerPoint не существует фиксированных полей страниц. Текст и другие объекты размещаются на слайде вплоть до его краев. Позиция и размер любого объекта на слайде изменяются с помощью местозаполнителя и маркеров. Выравнивать объекты на слайде удобнее при использовании направляющих линий, которые появляются на координатных линейках после выделения объекта.

Пользователь имеет возможность изменить порядок следования перекрывающихся рамок, а также накладывать одну рамку на другую благодаря команде Порядок, находящейся в контекстном меню рамки, и кнопке Порядок панели инструментов Рисования. Таким образом, изменяют стандартную разметку слайдов.

Художественное оформление презентации

Цветовая схема слайда

Цветовая схема слайда включает восемь цветов, используемых для оформления фона, линий, текста, и т.д. Этим не ограничено число цветов, применяемых в слайде. Новый используемый цвет автоматически добавляется во все палитры: для текста, теней, маркеров, фона и линий.

Команда Цветовая схема слайда из меню Формат позволяет заменить цветовую схему для одного или для всех слайдов презентации. В результате активизации этой команды открывается диалоговое окно. Данная команда находится и в контекстном меню слайда.

Каждый шаблон презентации имеет несколько цветовых схем, которые перечисляются на вкладке Стандартная диалогового окна Цветовая схема. С помощью кнопки Применить новая цветовая схема устанавливается для одного слайда, а с помощью кнопки Применить ко всем – для всех слайдов презентации.

После щелчка на одной из этих кнопок все выделенные объекты презентации окрашиваются в новые цвета. В дальнейшем всем создаваемым объектам будут назначаться цвета новой цветовой схемы.

Любую стандартную цветовую схему можно изменить, что выполняется на вкладе Специальная.

В области Цвета схемы демонстрируются цвета всех объектов презентации в соответствии с цветовой схемой, выбранной на вкладе Стандартная.

Создание фона слайда

По умолчанию для фона всех слайдов используется сплошная заливка. PowerPoint предоставляет множество средств для изменения цвета, оттенков, узора и текстуры фона. В качестве фона можно использовать какой-либо рисунок из библиотеки Microsoft ClipArt или из любого файл. При изменении параметров фона следует учитывать, что на слайде или в образце слайда возможна установка только одного атрибута фона (либо оттеночная, либо текстуры, либо рисунка).

· Чтобы установить фон слайда, установленный в соответствии с шаблоном презентации, нужно перейти в режим просмотра слайдов и выбрать в меню Формат команду Фон.

· В нижней части области Заливка фона нужно открыть палитру для установки цвета фона.

· Для замены цвета фона нужно щелкнут на одном из восьми элементов цветовой схемы.

· Чтобы задать цвет, который не входит в текущую цветовую схему, надо выбрать элемент Другие цвета, установить понравившейся цвет на вкладке Обычные или Спектр и нажать кнопку ОК.

· Для создания нового фона с узором, текстурой или градиентом выполняется щелчок на элементе Способы заливки, далее переходят на соответствующую вкладу: Узор, Текстура или Градиентная.

· После установки параметров фона и нажатия кнопки Применить, изменение распространяется только на текущий слайд. Чтобы присвоить новые параметры фона всем слайдам презентации и образцу слайдов, нужно нажать кнопку Применить ко всем.

· Чтобы восстановить стандартный фон, нужно щелкнуть на кнопке Авто.

Создание сложных объектов