Главная Случайная страница


Категории:

ДомЗдоровьеЗоологияИнформатикаИскусствоИскусствоКомпьютерыКулинарияМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОбразованиеПедагогикаПитомцыПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРазноеРелигияСоциологияСпортСтатистикаТранспортФизикаФилософияФинансыХимияХоббиЭкологияЭкономикаЭлектроника






Контроль как функция менеджмента

Контроль - это непрерывный процесс обеспечения достижения организацией своих целей, совпадающий в своем развитии с производственным циклом.

1. Контроль очень важен для успешного функционирования организации.

2. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно.

3. Контроль необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше сем они станут слишком серьезными.

4. Контроль используется для стимулирования успешной деятельности.

5. Контроль необходим для борьбы с неопределенной ситуацией как внутренней, так и внешней. Неопределенность: изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и др.

6. Контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций. Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

7. Контроль поддерживает все то, что является успешным в деятельности организации.

8. Широта контроля. Контроль должен быть всеобъемлющим.

Системы контроля представляют собой неотъемлемую часть структуры любой организации, формируя основу для определения эффективности ее деятельности, они являются механизмами обратной связи.

Функция контроля позволяет выявить проблемы и скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Система контроля смягчает влияние негативных последствий кризисов «жизненного цикла»:

§ кризис менеджмента на этапе рождения,

§ кризис делегирования полномочий на этапе роста,

§ кризис адаптации к внешней среде на этапе зрелости,

§ кризис координации и коммуникации на этапе возрождения и

§ кризис способа производства и образа действий на этапе спада.

Контроль позволяет определить эффективные и неудачные направления деятельности и способствует быстрой адаптации к внешней среде.

 

Виды контроля

Предварительный контрольосуществляется до фактического начала работ. Он используется в трех ключевых областях: человеческие ресурсы, материальные ресурсы и финансовые ресурсы.

Подбор, отбор, расстановка кадров и их аттестация позволяет определить деловые и профессиональные характеристики персонала компании. Проверка материальных ресурсов связана, например, с анализом поступающего сырья. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. К методам предварительного контроля можно отнести обеспечение запасов в требуемом количестве. Финансы контролируются на предварительном этапе посредством бюджета. Бюджет также позволяет осуществлять функцию планирования. Бюджет должен давать уверенность в том, что когда организации потребуются наличные средства, эти средства будут.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе поведения работ. Сюда относятся не только замеры работы автоматизированных систем, но и проверка подчиненных. Регулярные проверки поведения и работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию позволяет исключить отклонения от намеченных правил и инструкций. Но для того чтобы осуществлять такого рода контроль, в организации должна быть налажена функция обратной связи. Обратная связь используется в ходе работ, чтобы скорректировать действия прежде, чем это потребует больших затрат.

Заключительный контрольосуществляется после осуществления работы. Обратная связь на этом этапе позволяет улучшить процесс планирования, мотивации работников, измеряя их результативность и вознаграждая за ее повышение.

2.1.2.4.3. Процесс контроля

В процессе контроля различают три этапа:

1. Установка стандартов. Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Все стандарты должны быть выбраны из многочисленных целей организации. Устанавливаются показатели результативности для таких величин, как прибыль, объем продаж, стоимость материалов, различные финансовые показатели. Другие, качественные величины трудно перевести в результативные показатели: моральный климат, сплоченность и др. Их измеряют косвенно, посредством экспертных оценок.

2. Измерение фактически достигнутых результатов. После того, как результаты получены, их измеряют и сопоставляют с установленными стандартами. Задача менеджера состоит в том, чтобы определить масштаб отклонений, измерить результаты, передать информацию и ее оценку высшему руководству. Одно из характерных черт хорошего стандарта состоит в том, что в нем содержатся реалистичные допуски параметров цели. Если система контроля будет отлавливать несущественные отклонения или пропускать принципиальные ошибки, она только навредит. Кроме того, система контроля должна быть рентабельной. Под системой контроля понимается все – от визуального наблюдения до сложных автоматизированных систем. Также используется метод управления по принципу исключения: система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов.

3. Корректировка работы. После тщательного анализа ситуации менеджер может выбрать одну из трех линий поведения:

§ ничего не предпринимать,

§ устранить отклонение. Система контроля, которая не позволяет устранить серьезные последствия прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна.

§ пересмотреть стандарты

Каждое предпринятое действие зависит от конкретных обстоятельств.

 

Негативные последствия контроля:

1. Поведение, ориентированное на контроль. Стремление сотрудников вкладывать больше усилий в те области деятельности, которые контролируются и проверяются руководством, и пренебрегать деятельностью в тех областях, которые объектом пристального контроля не являются.

2. Получение непригодной информации. Менеджеры, выдвигая новый бюджет, могут переоценить объемы необходимых ресурсов и недооценить объемы доходов. Аналогично менеджеры могут стараться занизить свои цели, увеличивая вероятность их достижения.

Рекомендации для избежания негативных последствий контроля:

§ Устанавливайте осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками.

§ Устанавливайте двухстороннее общение. Если у подчиненного возникли какие-либо проблемы с системой контроля, то у него должна быть возможность открыто обсудить ее.

§ Избегайте чрезмерного контроля.

§ Устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты. При разработке мер контроля важно принять во внимание мотивацию. Мотивацию создают уже четкий и ясный стандарт.

§ Вознаграждайте за достижение стандарта. Вознаграждение должно быть справедливым.

Поведенческие аспекты контроля

Люди являются неотъемлемым элементом контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления. Поэтому при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей. Менеджеры часто намеренно делают процесс контроля нарочито видимым, чтобы оказать воздействие на поведение сотрудников и заставить их направить свои усилия на достижение целей организации.

К сожалению, хотя большинство менеджеров хорошо знают о том, что процесс контроля может быть использован для оказания положительного воздействия на поведение сотрудников, некоторые забывают о возможностях контроля вызывать непреднамеренные срывы в поведении людей. Эти негативные явления часто являются побочными результатами наглядности действия системы контроля.

Контроль часто оказывает сильное влияние на поведение системы. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным на них, то есть люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействия могут также привести к выдаче неверной информации. Проблем, возникающих вследствие воздействия системы контроля, можно избежать, задавая осмысленные приемлемые стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля.

2.1.2.4.5. Эффективный контроль

Поведение людей, естественно, не единственный фактор, определяющий эффективность контроля. Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, то есть обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен. Когда организации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень сложности. Контроль на международном масштабе является особенно трудным делом из-за большого числа различных областей деятельности и коммуникационных барьеров.

Результативность контроля можно улучшить, если периодически проводить встречи ответственных руководителей. Особенно важно не возлагать на управляющих ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят.

Характеристики эффективного контроля:

§ Ориентация на результаты

§ Соответствие делу

§ Своевременность контроля

§ Гибкость контроля

§ Простота контроля

§ Экономичность контроля

 


Производственный менеджмент

Последнее изменение этой страницы: 2017-09-12

lectmania.ru. Все права принадлежат авторам данных материалов. В случае нарушения авторского права напишите нам сюда...