Общие сведения. Основные виды документов

В любой области деятельности все начинается с организации системы сбора и обработки (анализа) информации. Существующий рынок информационных услуг в соответствии со своей структурой требует от пользователя определенной суммы знаний, навыков и умений. Пользователь должен уметь трансформировать свои информационные потребности в запросы на информационном языке, иметь навыки в системе коммуникаций рынка информационных услуг. Но, прежде всего, необходимо разобраться в информационной терминологии, уяснить некоторые понятия.

Библиографическая информация – информация о документах, необходимая для их идентификации и использования.

Важнейшим источником информации является сам документ (от латинского слова documentum – свидетельство) – материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, в том числе в машиночитаемой форме, предназначенный для распространения во времени и пространстве. Документы могут содержать текстовую, цифровую, графическую и аудио- информацию, они могут подвергаться процессам записи, поиска, передачи, получения, сбора и чтения. Документальный информационный поток формируется из книг и статей, публикуемых в периодических и продолжающихся изданиях, научных сборниках и пр.

В зависимости от характера обработки содержащихся в них данных, документы принято разделять на первичные и вторичные.

Первичные документы включают опубликованные, неопубликованные и непубликуемые документы.

Опубликованные документы – это книги, брошюры, монографии, сборники, тезисы докладов, периодические и продолжающиеся издания, препринты, стандарты, нормативно-технические документы, прейскуранты, каталоги, рекламные издания и пр. (см. ГОСТ 7.60-2003. «Издания. Основные виды.» – приложение №1).

Неопубликованные документы – это отчеты о научно-исследовательских работах, диссертации и авторефераты диссертаций, программы, проекты, не рассчитанные на широкое распространение. К неопубликованным документам относятся и депонированные рукописи.

Непубликуемые документы – документы одноразового использования, необходимые для принятия конкретных управленческих решений (финансовая, бухгалтерская, методическая и прочая документация).

Вторичные документы выполняют две основные функции:

оперативно оповещают о появлении первичных документов;

в сжатом виде излагают основное их содержание.

Они, так же как и первичные, могут быть периодическими, непериодическими, продолжающимися. К вторичным документам относятся различные виды справочников и энциклопедических изданий, каталогов, проспектов, а также библиографические издания (указатели).

Аппарат книги и его элементы

Аппаратом книги принято называть совокупность материалов, которые дополняют основной текст, поясняют его, позволяют читателю быстрее отыскивать нужные элементы текста и легче воспринимать содержащуюся в книге информацию.

Аппарат прежде всего повышает практическую ценность книги. Он позволяет, не перечитывая книгу заново, легко находить в ней нужные фрагменты текста, конкретный фактический материал и обеспечивает возможность подойти к её содержанию с разных сторон. Аппарат теснейшим образом связан с целевым и читательским назначением издания. Если говорить об учебнике, то аппарат – один из его важнейших элементов, необходимый для эффективной самостоятельной работы студентов. Назначение аппарата в учебном издании – это, прежде всего, облегчить понимание, усвоение и запоминание учебного материала. Характерным признаком учебного издания является так называемый дидактический аппарат, в состав которого входят учебные задания: контрольные вопросы, примеры, упражнения, тесты.

Рассмотрим некоторые элементы аппарата книги.

Титульный лист – первый элемент книжного аппарата, который дает основную информацию читателю о книге. На титульном листе издания, его обороте и концевой полосе текста размещены, как правило, все выходные сведения. Содержат, кроме библиографического описания, его краткую характеристику и индивидуальные шифры, облегчающие как его читательский поиск, так и научную обработку издания в библиотеке.

Следующие из рассматриваемых элементов книги – введение или предисловие. Это разные функциональные части издания.

Предисловие – элемент аппарата книги, то есть вводная часть издания. Его может написать как автор, так и рецензент, редактор или кто-то по заказу. Задача предисловия в учебной книге (в классическом случае) – охарактеризовать особенности данного издания по сравнению с уже имеющимися по данной теме и определить его место и роль в науке или учебном процессе. Предисловие может содержать сведения о неосвещенных в книге и нерешенных проблемах, принципах отбора материала и построения книги.

Введение не является элементом аппарата книги. Это элемент основного текста, который представляет собой вводную, вступительную часть авторского произведения (обзор, исторический экскурс и т.п.) Его может написать только сам автор.

Точно так же нельзя путать заключение и послесловие.

Заключение – это завершающая часть авторского текста, его может написать только автор.

Послесловие – элемент затекстового аппарата издания, то есть завершающая часть издания, в котором поясняется и дополняется содержание основного текста. Послесловие предпочтительнее предисловия в том случае, когда в пояснениях надо опираться на знакомство читателя с основным текстом издания, или тогда, когда издатель и автор не хотят влиять на восприятие читателем материала книги до его знакомства с ним.

Аннотация – важный элемент аппарата книги. Она помещается на обороте титульного листа или последней странице издания и составляется только для данного издания (тома, выпуска, части). Цель издательской аннотации – в краткой и ясной форме ознакомить читателя с содержанием и назначением книги, дать сведения об ее достоинствах и особенностях. В учебных изданиях указывается, какой дисциплине соответствует книга, для какой специальности она предназначена, приводится полный читательский адрес.

Примечания и комментарии – элементы аппарата книги, помогающие разобраться в сложностях ее содержания. Это пояснения или дополнения к основному тексту, когда существует вероятность, что читатель может понять текст не во всем объеме или понять его неправильно. Разница между этими понятиями состоит главным образом в том, что:

Примечания – это краткие дополнения к основному тексту или пояснения небольших его фрагментов, терминов, носящие характер справки, и не содержащие толкования этих фрагментов, а комментарии – это развернутые тексты, дающие толкование произведения в целом с той или иной стороны или толкование его отдельных фрагментов.

Примечания и комментарии делятся на авторские (написанные автором) и издательские (подготовленные издательством: редактором, переводчиком или каким-либо специалистом по заказу издательства). В учебных изданиях чаще всего используются авторские примечания.

Списки условных обозначений и сокращений являются еще одним средством, помогающим читателю работать с текстом. Обозначения и сокращения облегчают и ускоряют процесс чтения: не приходится тратить время на многократное прочитывание развёрнутого наименования, термина и т.п., что при чтении отвлекает и утомляет читателя. В списки обычно включают только те условные обозначения и сокращения, которые приняты именно в данном издании.

Вспомогательные указатели очень важны в учебной и научной литературе. Они выполняют две основные функции:

- поисковая – указатель даёт возможность выборочного чтения книги, помогает, не перечитывая книгу заново, быстро находить в ней нужный фрагмент текста, сведения об интересующем читателя предмете, имени, событии и т.д.;

- ориентирующая – указатель сообщает, о каких предметах, лицах, событиях, явлениях и т.д. можно найти информацию в книге.

Без указателей поиск нужных фрагментов материала книги занял бы много времени.

Указатели бывают разные, их множество. Основной признак, по которому они делятся на виды, – это объект поиска. По этому признаку различают указатели: предметные, тематические, терминологические, географические, указатели имен, названий, фактографических элементов книги (иллюстраций, таблиц и т.п.), выделяемых элементов текста (документов, символов, формул, цитат и т.п.) и т.д. По принципу расположения рубрик: алфавитные (по алфавиту заголовков), хронологические, нумерационные и т.д. В одной книге может быть несколько указателей.

Оглавление или содержание – важнейший элемент аппарата издания, который не только позволяет читателю легко и быстро найти в книге нужный материал, но и дает ему общее представление о тематическом содержании книги, об ее структуре и проблематике, т.е. позволяет предварительно ознакомиться с составом текста книги. При работе с учебными изданиями это особенно важно, так как сам процесс изучения материала – необходимость выборочного чтения, обращение к уже пройденному, самоконтроль полученных знаний – требует постоянного поиска необходимой информации, постоянного перелистывания книги.

Понятия оглавление и содержание часто смешиваются. И оглавление, и содержание – это указатели заголовков текста. Но они различаются между собой по характеру. В оглавлении основной ряд – внутренние заголовки произведения. Оно раскрывает структуру одного произведения, его главы и используется в монографических работах.

В содержании основной ряд – заглавия произведений, входящих в издание. Оно раскрывает состав издания (какие произведения в нем опубликованы) и используется в сборниках.

Знания об аппарате книги помогут читателю эффективнее и легче работать с изданием.