Проверка наличия должностных инструкций работников бухгалтерии, графика работы и представление в бухгалтерию первичных документов, приказа по учетной политике, ее соблюдение в течение года.

Законом РБ «О бухгалтерском учете и отчетности» установлено, что ответственность за организацию бухгалтерского учета несет руководитель предприятия, который должен создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить обязательное выполнение всеми подразделениями и службами, а также работниками предприятия, имеющим отношение к учету, требований главного бухгалтера в части порядка оформления и представления документов и сведений для учета.

Под организацией бухгалтерского учета на предприятии принято понимать систему построения учетного процесса с целью получения достоверной и своевременной информации о его хозяйственной и финансовой деятельности и осуществление контроля за рациональным использованием производственных и финансовых ресурсов собственных и привлеченных оборотных средств.

Для правильной организации учетного процесса должен быть составлен рабочий план счетов бухгалтерского учета, выбрана форма учета, подобраны регистры аналитического и синтетического учета, определен порядок хранения документов и обеспечена реализация прав и обязанностей главного бухгалтера и его ответственность.

В соответствии с законом РБ «О бухгалтерском учете и отчетности» определено, что структурное подразделение бухгалтерии должно быть самостоятельным и не должно входить в состав других частей предприятия.

Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от организации и технологии производства, объема учетных работ и наличие технических средств труда.

Законом РБ «О бухгалтерском учете и отчетности» закреплено, что предприятие самостоятельно устанавливает внутренние правила документирования операций, документооборот, ведение регистров бухгалтерского учета.

Рационально организованный документооборот предполагает наличие минимального разрыва во времени между свершением хозяйственных операций и получением необходимых обобщенных сведений.

Это в основном достигается применением наиболее совершенных способов и средств сбора и продвижения первичной информации к месту ее обработки, а также предварительным планированием документооборота.

Для этого на каждом предприятии должны быть разработаны и утверждены руководителем рабочий альбом форм документов и график документооборота. Указанный график может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполненных каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Каждому исполнителю должна быть вручена выписка из графика, где перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя и сроки представления.

Рабочий альбом форм документов представляет собой альбом, в котором собираются все первичные документы, применяемые на данном предприятии.

Документы являются важным средством оперативного контроля за действием лиц, которым доверены материальные ценности.

Затем проверке подвергается материалы по учетной политике предприятия.

Согласно закону РБ «О бухгалтерском учете и отчетности» методика бухгалтерского учета представляет собой совокупность методов, приемов и способов, обеспечивающих решение задач бухгалтерского учета, что и является учетной политикой.

Учетная политика – это выбранная предприятием совокупность способов и приемов ведения бухгалтерского учета и установление порядка их применения в конкретной хозяйственной ситуации.

При проверке следует обратить внимание, применяются ли предприятием выбранная учетная политика всеми его структурными подразделениями; соблюдается ли учетная политика в течение всего отчетного года.

Также аудитор должен проверить соответствует ли учетная политика действующему законодательствую.

Если при рассмотрении конкретного вопроса отсутствуют нормативные документы, предприятие самостоятельно на основе учетной политики разрабатывает способ решения данного вопроса.

При этом предприятие должно исходить из требований действующего законодательства или других нормативных актов.

При формировании учетной политики должны соблюдаться следующие основные требования:

1. Полнота отражения в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета всех фактов хозяйственной деятельности.

2. Законность соответствия избранных предприятием способов и методов ведения бухгалтерского учета, а также порядка отражения в учете фактов хозяйственной деятельности действующему законодательству.

3. Непротиворечивость равенства данных аналитического и синтетического учета, а также их соответствие данным бухгалтерской отчетности.

4. Приоритет содержания перед формой отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не только из правовой нормы и документального оформления сделок (операций), но и из их экономического содержания и условий хозяйствования.

5. Достоверность. Формирование достоверных результатов хозяйственной деятельности, позволяющих обеспечить правильное и своевременное начисление налогов и налоговых платежей в бюджет.

6. Рациональность – это рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйствования и величины предприятия.

7. Осмотрительность – это обеспечение большой готовности к бухгалтерскому учету потерь и пассивов и возможных доходов и активов. При этом не должны создаваться скрытые резервы возмещения возможных потерь и убытков.

При формировании учетной политики в качестве основных целей могут быть определены следующие:

1. Повышение финансовой устойчивости предприятия.

2. Усиление его независимости от внешних факторов в результате наращивания источников собственных средств.

3. Целевое накопление и использование денежных и материальных ресурсов преимущественно на развитие предприятия, его обновление и техническое перевооружение.

4. Направление имеющихся финансовых ресурсов преимущественно на «поедание», то есть на увеличение уровня оплаты труда и социальной защиты.

При проверке следует учитывать, что учетная политика предприятия должна охватывать все аспекты учетного процесса, как методически, так и организационно-технически.

Под методическим аспектом следует понимать избранные предприятием конкретные способы и методы ведения бухгалтерского учета (методы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, определение стоимости активов).

Под организационно-техническим аспектом следует понимать систему построения бухгалтерского учета, организацию внутрихозяйственного учета, отчетности и контроля, технологии обработки учетной информации.

3.Проверка правильности оформления первичных документов. Применение типовых форм первичных документов, ведение аналитического и синтетического учета в соответствии с выбранной организационной формой и методами бухгалтерского учета. Система внутрихозяйственного учета и контроля. Условия механизации учетных работ.

При проверке организации документооборота в бухгалтерии необходимо уделить внимание хранению документов.

В течение определенного времени первичные документы находятся в обработке у конкретного исполнителя.

С момента группировки и передачи в общий архив исполненные бухгалтерские документы должны храниться в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью главного бухгалтера или главного лица, на то уполномоченного.

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основании первичных документов, затем сведения из них переносятся в учетные регистры, где они систематизируются, то есть записываются на бухгалтерских счетах.

В конце отчетного периода на основании учетных регистров составляется отчетность предприятия.

К учету принимается только правильно оформленные первичные документы, т.е. заполнены все обязательные реквизиты.

Только в данном случае первичные документы имеют юридическую значимость. Такими реквизитами являются:

- наименование документа;

- код;

- дата составления;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции;

- наименование должностных лиц и их подписи;

- место составления документа;

- основания хозяйственной операции.

Исходя из специфики производства в документ могут быть включены дополнительные реквизиты.

Однако, согласно указа Президента РБ от 16.01.02г №40 и разъяснения МинФина РБ от 15.07.04г №15 “О порядке применения ТТН и новых накладных”, в ТТН не должно быть никаких дополнительных записей. В частности, очень часто покупатели производят расчет розничной торговой надбавки, скидки. Эти расчеты не предусмотрены законодательством.

ТТН и ТН установленного образца предназначены для учета движения продукции и товара от продавца к покупателю для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Если возникает необходимость в дополнительных расчетах, то должен быть составлен документ бухгалтерского исполнения.

Нарушение этих законов или указаний классифицируются контролирующими органами как ненадлежащее исполнение документов и начисляются штрафные санкции.

Записи в первичных документах допускается производить чернилами, химическим карандашом, шариковой ручкой.

Эти записи должны сохраняться в течение установленного для хранения времени.

Запрещается использовать простой карандаш, свободные строчки должны быть прочеркнуты.

Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны быть проверены по форме и существу.

По форме – это значит проверить заполнение документов и заполнены ли все реквизиты.

По существу – законность операций, качественная взаимоувязка, арифметическая увязка.

Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы, которые противоречат действующему законодательству.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметки, исключающие возможность их повторного использования.

Лица, составившие и подписавшие документ, несут ответственность за своевременное и качественное его создание, за достоверность данных и за передачу их в установленный срок.

В кассовых и банковских документах: приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения, чеки – никаких исправлений не допускается.

В других первичных документах исправления должны быть обязательно оговорены, то есть надо аккуратно, одной чертой зачеркнуть неправильно написанный текст или сумму, так, чтобы можно было прочесть написанное. Сверху пишется правильный текст или сумма.

Исправление должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

Исправления оговариваются на свободном листе с надписью “Исправлено”.

Проверив первичные документы, ревизор или аудитор приступает к проверке правильности ведения аналитического и синтетического учета.

Аналитический учет является инструментом обобщения информации для углубления и расширения аналитических возможностей бухгалтерского учета.

Состав и содержание аналитических счетов определяется конкретной характеристикой операций, задачами контроля и анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Совокупность хозяйственных операций, объединенных синтетическим счетом, детализируется на отдельных синтетических счетах.

При проверке финансово-хозяйственной деятельности предприятия необходимо сопоставить данные аналитического учета с использованием синтетического.

Эта взаимосвязь устанавливается следующим образом:

1. сальдо на начало месяца по аналитическим счетам должно быть равно остатку на начало месяца по объединяющему их синтетическому счету;

2. сумма оборотов за месяц по аналитическим счетам всегда равна обороту за месяц соответственно дебитовому или кредитовому, объединяющему их синтетическому счету;

3. сумма сальдо на конец месяца по аналитическим счетам всегда равна остатку на конец месяца по объединяющему их синтетическому счету;

Нарушение указанных равенств свидетельствует о нарушениях установленного действующим законодательством порядка ведения бухгалтерского учета на предприятии.