Проверка обоснованности выдачи подотчетных сумм, правильности и своевременности расчетов с подотчетными лицами, полноты оприходывания ТМЦ, приобретенных ими.

Основной задачей расчетов с подотчетными лицами является установление правильного и целевого использования подотчетных сумм, соблюдение установленного порядка возмещения коммандировачных.

Данная проверка проводится сплошным методом.

Источниками проверки являются: приказы и распоряжения по предоставлению авансов, отчеты с оправдательными документами об использовании подотчетных сумм, отчеты кассира с приложенными документами, Главная книга, баланс, данные аналитического и синтетического учета по счету 71.

При этом устанавливается соблюдение правил выдачи аванса, своевременное предоставление авансовых отчетов, целесообразность и законность использования подотчетных сумм, правильность оформления приложенных документов к отчету, порядок погашения оправдательных документов, своевременность возвращения неиспользованных подотчетных сумм.

При проверке законности выдачи подотчетных сумм на хозяйственные расходы проверяется наличие списка работников, которым могут выдаваться наличные деньги в подотчет, утвержденного приказом по предприятию. В него могут включаться также постоянные рабочие или рабочие, выполняющие разовые работы по договорам подряда.

По выданным суммам в подотчет устанавливают, нет ли превышения предыдущих размеров аванса.

На расходы, произведенные в месте нахождения предприятия, деньги выдаются в размере не более 2-хдневной потребности на срок не более 3-х дней, а на произведенные вне места предприятия – в размере 10-дневной потребности и на срок не более 15 дней.

На коммандировачные расходы деньги выдаются в пределах сумм, причитающихся на проезд в обе стороны, суточные и квартирные на срок командировки, указанной в приказе.

Если валютные командировки – до границы в белорусских рублях, после – в иностранной валюте.

Необходимо проверить, не выдавались ли деньги в подотчет лицам, которые имели задолженность по ранее полученным суммам.

Законность и целесообразность расчетов по подотчетным суммам на хозяйственные нужды проверяется путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату наличными деньгами с показателями документов, подтверждающих фактическое поступление материальных ценностей на склад.

Важным этапом является установление своевременности возврата неиспользованных подотчетных сумм.

Неизрасходованные и своевременно не возвращенные подотчетные суммы считаются доходом подотчетного лица и поэтому должны быть суммированы с заработной платой и удержан подоходный налог.

Коммандировачные расходы необходимо проверить с точки зрения их законности и целесообразности. Для этого проверяется правильность ведения журнала учета работников, направленных в командировку, а также приказы.

Особое внимание уделяется проверке предоставленных командировочными лицами авансовых отчетов.

К авансовому отчету прилагается командировочное удостоверение со всеми отметками каждого пункта командировки, а также должны быть приложены проездные билеты туда и обратно, квитанции гостиницы и общежитий.

Каждая сумма в авансовом отчете кроме суточных должна подтверждаться документом.

Все нарушения, которые могут встречаться среди операций с подотчетными лицами делится на 2 группы:

1) допускаемые администрацией организации;

2) возникшие по вине подотчетных лиц при недосмотре и попустительстве администрации.

К первой группе относятся нарушения списка строго ограниченного круга лиц, которым могут выдаваться:

- подотчетные суммы на хозяйственные расходы;

- выдача денег подотчетным лицам на хозяйственные расходы, не представленные в списке;

- выдача сумм лицам, не имеющим трудовых отношений с контролирующей организацией;

- выдача подотчетных сумм на расходы, которые могут быть выплачены через банк;

- скрытое кредитование работников путем выдачи им авансов;

- выдача подотчетных сумм лицу, имеющему задолженность по ранее полученному авансу или по подотчетной сумме;

- превышение отдельных размеров аванса;

- несвоевременное принятие мер к принудительному взысканию задолженности подотчетного лица, не отчитавшегося о своих расходах или не вернувшего остаток средств в кассу путем удержания его долга из оплаты труда.

Ко второй группе относятся:

- несвоевременное предоставление авансовой отчетности и возвращения денег в кассу;

- передача денег другому подотчетному лицу;

- расходование аванса не по назначению;

- предоставление оправдательных документов, искажающих размеры или направление действительного расходования средств.

5. Проверка своевременности определения, обоснованности отнесения и правильности отражения в учете, а также полноты взыскания сумм по возмещению ущерба персоналом предприятия.

Материальным ущербом считается недостача материальных ресурсов, выявленных инвентаризацией; порча, которая приводит к невозможности дальнейшего хозяйственного использования; потеря потребительских качеств; утрата, хищение, уничтожение, ухудшение или понижение ценности имущества и возникновение необходимости для организации произвести затраты на восстановление или приобретение другого имущества.

При проверке расчетов по возмещению материального ущерба используют счет 73/2 “Расчеты по возмещению материального ущерба ”.

По данным субсчета можно проанализировать изменение расчетов по возмещению материального ущерба на протяжении всего ревизуемого периода.

Такая проверка осуществляется сплошным методом.

В процессе проверки необходимо изучить причины возникновения такой задолженности и ее реальность.

Основными причинами недостач, хищений являются несоблюдение условий хранения ТМЦ, невыполнение контроля за их сохранностью, несвоевременное и формальное проведение инвентаризации.

Поэтому проверяющие внимательно изучают и анализируют результаты проверок и инвентаризаций, проведенных за весь ревизуемый период, правильность принятых по ним решений и отражения в учете установленных отклонений.

Выясняются причины возникновения отклонений; полностью ли растраты, недостатки отнесены на виновных лиц и соблюдаются ли сроки и порядок рассмотрения случаев недостач, потерь, растрат.

Выявленные при инвентаризации и других проверках расхождения фактического наличия ценностей по сравнению с данными бухгалтерского учета регулируются следующим образом: недостача ценностей в пределах норм относится на издержки производства; а сверх норм, а также потери от порчи ценностей – на виновных лиц.

Если недостачи ценностей и потери были следствием злоупотреблений, руководитель предприятия не позднее 5 дней после обнаружения недостач должен направит дело в судебно-следственные органы и предъявить гражданский иск.

Недостача ценностей сверх норм и потери от порчи материалов в случае, когда конкретные виновные лица не установлены, предприятие списывает на издержки производства.

В ходе проверки проверяется реальность задолженностей по недостачам, растратам и хищениям. Для этого необходимо установить правильность документального оформления инвентаризации. Проверяются инвентаризационные описи, сличительные ведомости, расписки материально-ответственных лиц, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий о регулировании отклонений.

Также проверяется правильность расчета сумм, относимых на материально-ответственных лиц, наличие обязательств материально-ответственных лиц о погашении недостачи.

Следующим этапом проверки является анализ правильности исчисления суммы ущерба, подлежащего возмещению материально-ответственными лицами.

Ущерб определяется по действующим свободным ценам на день вынесения решения о его взыскании. При этом стоимость ценностей, приобретенных за иностранную валюту, исчисляется исходя из курса рубля к иностранной валюте.

По материальным ценностям, на которые установлены регулируемые цены, ущерб определяется по этим ценам, увеличенным на сумму дотаций.

Особое внимание уделяется проверке обоснованного списания отдельных сумм на убытки ввиду имущественной несостоятельности должников.

В этом случае обязательным документом, подтверждающим правильность такого действия является наличие решения суда об имущественной несостоятельности должника.

Но, это не значит, что это является полным аннулированием задолженности.

Списанная на убытки задолженность должна учитываться на забалансовом счете 007 в течение 5 лет.

В случае изменения имущественного положения должника организация должна принять меры по взысканию задолженности.

Изучая причины, вызвавшие недостачу, хищение, порчу МЦ, следует установить не требовало ли материально-ответственное лицо принятия мер по обеспечению нормальных условий хранения, приемки и выдачи МЦ и уточнения какие меры будут приняты по обеспечению сохранности.