Нормативно-методическая база делопроизводства

Одним из важнейших факторов повышения профессиональной компетентности работников кадровых служб в условиях возрастаю­щей роли делопроизводства в эффективном функционировании ор-

ганизации становится глубокое знание ими действующих норма­тивных правовых актов и методических документов и неукоснитель­ное следование их требованиям в процессе работы с документами.

Технологический процесс создания, обработки и движения документов, хранения и использования их в текущей деятельно­сти подсистемы управления персоналом, как и организации в целом, вопросы работы кадровой службы, ее структура, функ­ции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты регла­ментируются совокупностью законов, нормативных правовых актов и методических документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения управле­ния персоналом.

Документационное обеспечение организации регламентиру­ется:

— законодательными актами Российской Федерации в сфере
информации и документации;

— правовыми актами Президента и Правительства Россий­
ской Федерации, федеральных органов исполнительной власти;

— правовыми актами органов власти субъектов Федерации;

— государственными стандартами на документацию;

— унифицированными системами документации;

— общероссийскими классификаторами технико-экономи­
ческой и социальной информации;

— Государственной системой документационного обеспече­
ния управления (ГСДОУ);

— нормативными документами по организации управленчес­
кого труда и охране труда;

— нормативными документами по организации архивного
хранения документов.

Общие принципы организации документационного обеспече­ния управления закреплены в ряде статей Гражданского кодекса Российской Федерации и Уголовного кодекса Российской Феде­рации. В них устанавливаются виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотноше­ний, фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и т.д., определяется ответственность за неправо­мерные действия с документами и информацией.

Отдельные стороны работы с информацией регулируются специальными законами:

— Закон Российской Федерации «О стандартизации» от
10 июня 1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стан­
дартизации в Российской Федерации и порядок работы по ее
осуществлению;

—в Законе Российской Федерации «О государственной тайне» от
21 июля 1993 г. № 5485 определены полномочия государственных ор­
ганов и должностных лиц по обеспечению сохранения и защиты го­
сударственной тайны, содержится перечень представляющих госу­
дарственную тайну сведений, порядок их засекречивания и рассекре­
чивания, контроля за обеспечением государственной тайны и др.;

—Федеральный закон «Об информации, информатизации и
защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ утверждает
правовой режим создания, хранения и использования инфор­
мационных ресурсов;

—порядок использования государственного языка в офици­
альных документах устанавливается Законом Российской Феде­
рации «О языках народов Российской Федерации» от 25 октяб­
ря 1991 г. № 1807-1;

—использование изображения Государственного герба Рос­
сийской Федерации на документах регламентируется Федераль­
ным конституционным законом «О Государственном гербе Рос­
сийской Федерации» от 20 декабря 2000 г. № 2-ФЗ;

—правила оформления документации с использованием то­
варного знака определены Законом Российской Федерации «О
товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест
происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г. № 3520-1.

Порядок применения печатей и штампов, их формы, размеры и реквизиты устанавливаются постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упоря­дочении изготовления, использования, хранения и уничтоже­ния печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

В соответствии с Законом РФ «О стандартизации» утверждена единая Государственная система стандартизации, объединившая все стандарты, действующие на территории Российской Федера­ции. Самостоятельный раздел ее составляют государственные стандарты на унифицированные системы документации. В практике делопроизводства важнейшими среди них являются:

—ГОСТ 6.10.4—84 «Унифицированные системы документа­
ции. Придание юридической силы документам на машинном
носителе и машинограмме, создаваемым средствами выч^сли-
тельной техники. Основные положения»;

—ГОСТ 6.10.5—87 «Унифицированные системы документа­
ции. Требования к построению формуляра-образца»;

—ГОСТ Р 6.30—97 «Унифицированные системы доку\|ента-
ции. Система организационно-распорядительной документа­
ции. Требования к оформлению документов» (в редакции от
21 января 2000 г.);

—ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное Дело.
Термины и определения».

Унифицированная система документации (УСД) — это сово­купность взаимоувязанных унифицированных форм докумен­тов, которые обеспечивают документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. Цель создания УСД — с^окРа-щение количества документов, применяемых в деятельности организаций, учреждений и предприятий, установление едино­образия состава и форм управленческих документов, соз^^ав^с-мых при решении однотипных задач, сокращение трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обр>^абот-ку, а также достижение информационной совместимости авто­матизированных баз данных в народном хозяйстве странь!-

Интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах обеспечивают общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной иИФор-мации. В настоящее время разработаны и действуют 37 <?бще-российских классификаторов, подразделяемых на три группы:

—классификаторы информации об управленческих доку­
ментах, задачах, решаемых в автоматизированных систем^* Уп­
равления, видах деятельности, экономических и социальных
показателях (в их числе Общероссийский классификатор /прав­
ленческой документации - ОКУД);

—классификаторы информации об организационных сЯРУк-
турах (в их числе Общероссийский классификатор предприятий
^и организаций - ОКПО);

—классификаторы информации о населении и кадрах.

«Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)» является наиболее полным межотрасле­вым документом по организации делопроизводства, устанавли­вающим единые требования к документированию управленчес­кой деятельности и организации работы с документами.

Основные положения этого документа получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в минис­терствах и ведомствах Российской Федерации (1994 г.) и при­шедшей ей на смену Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г.

Нормативные документы по труду и охране труда служат ос­нованием для определения затрат времени на выполнение кон­кретных работ по делопроизводству, расчета численности работ­ников, объема выполняемых ими заданий, создания благопри­ятных условий труда.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы i по делопроизводству, утвержденные в 1995 г., рекомендованы' для применения в федеральных органах исполнительной влас­ти, учреждениях и общественных организациях, на предприяти­ях независимо от форм собственности для расчета норм време­ни, определения трудоемкости работ и численности работни­ков, организации работы в службах документационного обеспе­чения управления.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления, ут­вержденные в 1993 г., предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией как в тра­диционной форме на бумажном носителе, так и в условиях авто­матизации управленческих процессов.

26.2. Основные термины и определения в делопроизводстве

Знание каждым работником сферы управления персоналом делопроизводственной терминологии является одним из усло­вий грамотного, квалифицированного исполнения служебных^

обязанностей в рамках своей компетенции. Нечеткое представ­ление о границах основных понятий делопроизводства, невер­ное их толкование чреваты служебными ошибками.

Принятая в работе с документами терминология нормативно закреплена в стандарте ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном поста­новлением Госстандарта России 27 февраля 1998 г.

Делопроизводство

Термин «делопроизводство» вошел в научный оборот и прак­тику административных органов России еще во второй полови­не XVIII в., обозначив деятельность, связанную с принятием ре­шений, или «производством дел». Сегодня делопроизводство определяется как отрасль административно-управленческой де­ятельности организации, учреждения, предприятия, обеспечи­вающая документирование и организацию работы с официаль­ными документами, создание документационной информаци­онной базы на различных носителях для использования управ­ленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

В научной литературе последнего десятилетия в качестве си­нонима термина «делопроизводство» стал использоваться тер­мин «документационное обеспечение управления», чем подчер­кивается информационно-технологический характер современ­ной организации делопроизводства.