Организационная документация кадровой службы

Организационная документация кадровой службы включает комплекс взаимоувязанных документов, закрепляющих чис­ленный и должностной состав организации, ее структуру, зада­чи и функции, права, обязанности и ответственность персонала управления, структуру и задачи кадровой службы.

К организационно-кадровым документам относятся: доку­мент о структуре и штатной численности; о штате и штатном расписании; положение о кадровой службе; положение о персо­нале; должностные инструкции по каждой должности. В Адми­нистрации Президента Российской Федерации и ее структурных подразделениях структура и штатная численность определяются указами Президента Российской Федерации, в федеральных ор­ганах исполнительной власти они оформляются на основе по­становлений Председателя Правительства Российской Федера­ции, на предприятиях — в соответствии с их уставом.

Структура и штатная численность закрепляются специаль­ным документом, в котором указываются все структурные под­разделения, наименования должностей и количество штатных

единиц по каждой должности. Документ подписывается замес­тителем руководителя организации, подлежит согласованию с главным бухгалтером, начальником отдела кадров и утверждает­ся руководителем. Гриф утверждения заверяется печатью. Изме­нения в структуру и штатную численность вносятся приказом руководителя организации.

В штате указывается наименование и количество должностей. В соответствии со штатом разрабатывается штатное расписа­ние, в котором закрепляется должностной и численный состав с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание со­ставляется на бланке организации, включающем следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида до­кумента, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту с указанием года, на который составлено расписание, подпись, гриф утверждения.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме с указанием кодов и наименования структурных подразделений и должностей, количества единиц по штату, должностных окла­дов, надбавок и месячного фонда заработной платы по должно­стным окладам.

Штатное расписание разрабатывается организациями самосто­ятельно. Ответственность за его подготовку лежит на службе кад­ров. Проект документа визируют руководители структурных под­разделений, главный бухгалтер, юридическая служба, заместители руководителя организации, подписывает заместитель руководи­теля, утверждает руководитель организации. В грифе утверждения указываются общая штатная численность организации и месяч­ный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется гербо­вой печатью организации (или печатью организации).

Положение о кадровой службе

Положение о кадровой службе определяет статус данного подразделения, его место в системе управления и внутреннюю организацию, задачи, функции. Как правило, положение вклю­чает следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи и функции кадровой службы.

3. Структура кадровой службы.

4. Права и обязанности руководителя кадровой службы.

5. Основные требования к квалификации работников кадро­
вой службы.

6. Рабочее место работника кадровой службы.

Положение о персонале

Положение о персонале определяет порядок трудовых и кад­ровых отношений, закрепленных в организации, условия трудо­вой деятельности всего состава работников. В нем отражаются вопросы организации деятельности учреждения, оплаты труда его работников; порядок предоставления отпусков, командиро­вания, перевода на новое место работы и освобождения от рабо­ты, поощрения и дисциплинарного воздействия; права и обязан­ности работников и руководства организации и ряд других, име­ющих непосредственное отношение к управлению персоналом.

Положение о персонале принимается руководящими органа­ми организации, при необходимости согласовывается с пред­ставителями трудового коллектива, визируется юрисконсуль­том, подписывается заместителем руководителя и утверждается руководителем организации.

Должностная инструкция

Должностная инструкция - нормативный правовой акт, изда­ваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его функций, прав и обязан­ностей, ответственности и обеспечивающий условия его эффек­тивной работы. На основании должностной инструкции состав­ляется трудовой договор (контракт) с работником.

Разработка должностной инструкции осуществляется кадро­вой службой в соответствии с Тарифно-квалификационными ха­рактеристиками (требованиями) по общеотраслевым должнос­тям служащих, утвержденными приказом Минтруда РФ от 6 ию­ня 1996 г. № 32. Проект должностной инструкции согласовыва­ется с юрисконсультом, подписывается руководителем структур­ного подразделения и утверждается руководителем организации.

К основным разделам должностной инструкции относятся: общие положения, задачи, функции, полномочия, ответствен-

ность и ряд других. В частности, может быть добавлен раздел, ре­гулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами, а также перечень служебных связей, порядок предостав­ления отчетов, планов, справок и других документов, сведения о периодичности предоставления отчетной информации и др.

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 января 1996 г. № 123 «О квалификационных требованиях по государственным должностям федеральной государственной службы» должностные инструкции федеральных государствен­ных служащих должны содержать конкретные обязанности по государственной должности в зависимости от функциональных особенностей данной должности и предмета ведения соответст­вующего государственного органа.

В процессе совершенствования организации работы государ­ственных служащих предполагается введение должностных рег­ламентов, которые призваны существенным образом упорядо­чить и конкретизировать их задачи, полномочия, ответствен­ность.

Руководитель структурного подразделения организации при поступлении работника обязан ознакомить его с должностной инструкцией под расписку с указанием даты ознакомления для придания документу юридической силы.

Срок хранения должностных инструкций после замены их новыми установлен в 3 года.

В практике работы с персоналом применяются и другие нор­мативные акты, которые регламентируют деятельность персо­нала, в частности описания должностей, спецификации долж­ностей и др.