Основы аналитической деятельности в интересах работы с персоналом

Аналитическая работа как важная составная часть управления людьми в организации тогда эффективна, когда сбор и система­тизация данных о служащих ведутся на профессиональной ос­нове и содержат достаточные сведения.

В числе задач аналитической работы выделяются три основ­ные:

—• мониторинговая, когда требуется постоянное получение сведений о качественном составе аппарата в соответствии с не­обходимыми критериями и характеристиками;

— проекционная, когда в соответствии с поставленной целью
по развитию организации и ее персонала проводится специаль­
ное исследование качественного состава служащих;

— инновационная, когда необходимо выделить новые, ранее
не привлекавшие к себе внимания тенденции развития персо­
нала и проблемы управления им.

В ряду мониторинговых исследований — оценка данных по общим критериям развития персонала: определение среднего возраста служащих, соотношения мужчин и женщин, выявле­ние образовательного уровня, среднего дохода, жилищно-быто-вых условий и т.д.

Аналитико-проекционная работа востребована тогда, когда аппарат модернизируется (получает новые функции, реоргани­зуется, переживает сокращения и т.д.). Она ведется с учетом имеющихся данных о служащих и выявляет перспективные на­правления работы с людьми для выполнения поставленных пе­ред аппаратом задач. Так, при создании новых структурных под­разделений составляется штатное расписание, которое предус­матривает кадровое наполнение специалистами определенного профиля и квалификации.

Серьезной подготовки требует аналитическая работа по опре­делению тенденций развития персонала. Те, кто занят информа­ционной деятельностью, как бы попадают в плен к постоянно поступающим сведениям, привыкают к однородным данным о сотрудниках. Это распространенная причина того, что многие новые тенденции в развитии персонала своевременно не фик­сируются. Для оценки данных нужно привлекать сторонних экспертов, которые способны непредвзято проанализировать сложившуюся кадровую ситуацию. Опыт западных фирм и госу­дарственных учреждений (в первую очередь американских) по­казывает, что участие специалистов со стороны, которые дают рекомендации по развитию коллектива сотрудников, расста­новке служащих в соответствии с новыми задачами аппарата или ввиду модернизации технического обеспечения его дея­тельности, очень эффективно.

К информационно-аналитическому обеспечению управления персоналом государственной и муниципальной службы предъ­являются достаточно высокие требования. Оно должно быть:

— постоянно плановым, сопроводительным, т.е. формализо­
ванным, документационно оформленным;

— административно регулируемым, должностным, т.е. соот­
ветствовать положению и функциям должностных лиц;

— ситуационно-разъяснительным, т.е. обеспечивать проведе­
ние аттестаций, конкурсов, реорганизаций, сокращения штатов
и т.д.;

— оперативно отвечать на запросы должностных лиц, т.е. со­держать сведения о профессиональном развитии, управлении Карьерой, определении резерва, стажировки, ротации кадров.

В сферу информационно-аналитической деятельности в сис­теме работы с персоналом в органах государственной власти и местного самоуправления в последнее время внедряются новые технологии, позволяющие быстро и качественно вести анализ данных, обеспечивать управление персоналом теми сведениями, которые требуются принимающим решения руководителям.

Таким образом, аналитическая работа лежит в основе эффек­тивной работы с персоналом.

Выводы

Информационно-аналитическое обеспечение управления персоналом имеет два аспекта: внутренний и внешний.

К внутреннему относится то, что с точки зрения права инфор­мационно-аналитическое обеспечение предусматривает накоп­ление, систематизацию, использование персональных данных, другие виды операций с кадровой информацией только в рамках действующего законодательства.

С точки зрения политики эта работа предполагает, что объем и характер запрашиваемых у гражданина сведений при вступле­нии государства с ним в отношения найма не превысят необхо­димого максимума. Качество и количество сведений, требую­щихся от поступающего на работу человека, — о его прошлой трудовой деятельности, семейном положении, а в отдельных случаях - о материальном и имущественном состоянии - слу­жат индикатором уровня государственного управления, поли­тического режима, показывают, каково все общество — демо­кратическое или тоталитарное.

С организационной точки зрения предполагается, что инфор­мационно-аналитическая работа унифицирована, т.е. есть об­щий подход и к самому перечню запрашиваемых у человека при поступлении на государственную и муниципальную службу све­дений, и к способу их получения.

К внешнему аспекту информационно-аналитического обес­печения управления персоналом относится комплекс меропри-

ятий по оповещению общественности о принципах и практике работы со служащими в федеральных органах власти, в органах власти субъектов Федерации, в органах местного самоуправле­ния.

В целом информационно-аналитическое обеспечение работы с людьми в системе государства и местного самоуправления имеет принципиальное значение для повышения профессиона­лизма служащих, укрепления деловых должностных отноше­ний, нравственности и порядка.

Информатизация управления персоналом

Контрольные вопросы

Раскройте значение положений Конституции Российской Федерации о правах и свободах граждан для организации информационно-аналитического обеспечения управле­ния персоналом в системе государственной и муници­пальной службы.

2. Назовите основные нормы, содержащиеся в законода­
тельстве Российской Федерации о работе с персональной
информацией.

3. Проанализируйте понятия персональной и кадровой ин­
формации.

4. Какие основные требования предъявляются к кадровой
информации?

5. Каковы способы сбора кадровой информации?

6. Раскройте цели и задачи информационно-аналитической
деятельности в интересах управления персоналом.

7. Охарактеризуйте основные направления информацион­
но-аналитической деятельности в системе управления
персоналом.

Какие основные противоречия и проблемы существуют в информационно-аналитическом обеспечении управления персоналом?

© Иларионова Т.С., 2002

Обладая определенной компе­тенцией в принятии решений и выполнении других своих функ­циональных обязанностей, специалист кадровой службы нужда­ется в достоверной кадровой информации, возможностях ее опе­ративной обработки, анализа и подготовки необходимых доку­ментов. По разным оценкам, от 30 до 80% рабочего времени субъектов управления расходуется на работу с информацией, что вполне закономерно, так как она является решающим фактором эффективного управления. Основной целью информационного обеспечения процессов управления персоналом является обра­ботка, интегрирование, агрегирование (обобщение — «сжатие») имеющихся исходных данных для обеспечения управленческих решений и действий. Раскрытию содержания информатизации задач управления персоналом и посвящена данная глава.

28.1. Основные понятия и содержание информатизации

Большой объем информационных потоков и потребность в выполнении повторяющихся многочисленных операций по сбо­ру, накоплению, хранению, обработке и использованию различ-

ных данных приводят к необходимости не просто использовать современные информационные технологии и средства, а создать оптимальные условия для удовлетворения возникающих при уп­равлении персоналом информационных потребностей.

Понятие информатизации

Каково же содержание понятий «информация», «информатиза­ция»? В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации»¹ понятие «информация» определяется как сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процес­сах независимо от формы их представления. «Информатизация» определяется как «организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на ос­нове формирования и использования информационных ресурсов».

Естественно, что реализация проекта информатизации уп­равления персоналом в организации создает более благоприят­ные возможности для решения задач формирования и развития ее кадрового потенциала, создания творческой обстановки для субъекта управления персоналом. Важным условием успешнос­ти такого проекта является системный подход к оптимизации существующих информационных процессов и создание ком­плексной информационной системы.

Информатизация управления персоналом не является кратко­временной акцией, а рассматривается как процесс, направленный на повышение качества реализации кадровых технологий, регу­лярное проведение соответствующих исследований, их внедрение, сопровождение и развитие, обоснованную и целесообразную заме­ну традиционных информационных процедур более эффективны­ми во всех видах деятельности кадровой службы организации.

Приведем ряд других определений из данного закона, важных для понимания сути рассматриваемой проблемы:

¹ Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информа­ции» от 20 февраля 1995 г. // Собрание законодательства Российской Федера­ции. 1995. № 8.

— информационные процессы — процессы сбора, обработки, на­
копления, хранения, поиска и распространения информации;

—информационная система — организационно упорядоченная со­
вокупность документов (массивов документов) и информационных
технологий, в том числе с использованием средств вычислительной
техники и связи, реализующих информационные процессы;

—информационные ресурсы — отдельные документы и отдель­
ные массивы документов, документы и массивы документов в
информационных системах (библиотеках, архивах, фондах,
банках данных, других информационных системах);

—средства обеспечения автоматизированных информацион­
ных систем и их технологий - программные, технические, линг­
вистические, правовые, организационные средства (программы
для ЭВМ; средства ВТ (вычислительной техники) и связи; сло­
вари, тезаурусы и классификаторы; инструкции и методики; по­
ложения, уставы; должностные инструкции; схемы и их описа­
ния, другая эксплуатационная и сопроводительная документа­
ция), используемые или создаваемые при проектировании ин­
формационных систем и обеспечивающие их эксплуатацию.

Миссия и статус информатизации

Основной миссией информатизации управления персоналом яв­ляется обеспечение устойчивого функционирования и развития ор­ганизации путем оптимизации кадровых процессов и внедрения эф­фективного управления человеческими ресурсами. При этом ста­тус информатизации, который обычно связывается с конкретной организацией, на практике варьируется от простой компьютериза­ции в рамках отдельных сотрудаиков кадровой службы до глобаль­ной системы управления кадровым потенциалом в рамках отдель­ной отрасли. В качестве примера можно отметить проект информа­ционного обеспечения организации профессиональной переподго­товки и повышения квалификации федеральных государственных служащих, осуществляемый в Российской академии государствен­ной службы при Президенте Российской Федерации (РАГС) и сети региональных академий в рамках федеральной государственной службы России. Объектом информатизации управления персона­лом, как правило, является вся кадровая информация организации, а ее предметом — соответствующие информационные потоки.

29 — Управление персоналом

Цель и задачи информатизации

Целью информатизации является упорядочение информаци­онных процессов в соответствии с результатами комплексного анализа для обеспечения оптимальных условий удовлетворения информационных потребностей как специалистов кадровой службы, руководства организации, так и всего персонала.

К основным задачам информатизации управления персона­лом относятся:

— диагностическое исследование комплекса процессов для
выявления возможностей их упорядочения и развития с учетом
современных подходов к решению подобных проблем; плани­
рование и реализация необходимых коррекционных мероприя­
тий;

— анализ состояния и прогнозирование возможностей разви­
тия информационных процессов и соответствующих потоков
информации, их технологического и аппаратного обеспечения,
способностей специалистов кадровой службы к использованию
современных информационных технологий и средств автомати­
зации;

— создание перспективной модели комплексной автоматиза­
ции и необходимой компьютеризации, внедрение других аппа­
ратных устройств для оптимизации информационного обеспе­
чения управления персоналом;

— разработка проекта (программы) информатизации управ­
ления персоналом, проведение мероприятий по его реализации;

— внедрение информационной системы управления персо­
налом.

Функции информатизации

При рассмотрении основных функций информатизации, отра­жающих решение описанных задач, следует на всех указанных этапах соблюдать принцип адекватности автоматизируемых процедур особенностям реальной деятельности кадровой служ­бы и ее действующего нормативно-методического обеспечения.

Информатизация управления персоналом выполняет специ­фические организационно-управленческие функции: во-пер­вых, обеспечивает упорядочение и развитие системы управле-

ния персоналом; во-вторых, приводит к гармонизации и опти­мизации соответствующих информационных процессов; в-тре­тьих, на ее основе формируется эффективное информационное обеспечение управления персоналом.