Информатизация, автоматизация, компьютеризация

Одним из важных элементов информатизации является авто­матизация процесса управления персоналом, которая заключа­ется в применении технических средств и специальных систем управления, частично или полностью освобождающих человека от непосредственного участия в информационных процессах. Существенную роль при этом играют компьютерные техноло­гии обеспечения процесса управления персоналом, т.е. связан­ные с компьютером, свойственные компьютеру, размещаемые в компьютере способы сбора, накопления, хранения, переработ­ки документов (информации), формирования текстовых и гра­фических материалов и документов. Кроме того, с компьюте­ром связаны процессы, сопровождающие эти виды работ, смо­делированные и реализуемые посредством программных и ап­паратных средств, гарантирующих надежность и оперативность их исполнения, обеспеченные необходимыми инструктивно-методическими материалами, направленными на автоматиза­цию рутинных формализованных операций с информацией (до­кументами в электронной форме) и обеспечивающими эффек­тивное управление персоналом.

Актуальность информатизации

Актуальность информатизации управления персоналом опреде­ляется современными возможностями автоматизации многих про­цессов, соответствующих функциям кадрового менеджмента, а также новыми информационными технологиями и компьютерны­ми средствами, доступными для кадровых служб. При этом про­цесс создания оптимальных условий для удовлетворения инфор­мационных потребностей предполагает исследование системы уп­равления с целью разработки долгосрочных мероприятий по со­вершенствованию организации, ее структуры, моделей и методов управления и осуществляется на основе системного подхода.

29*

Практика информатизации управления персоналом

Анализ практики работы кадровых служб показывает, что многие организации работают по старинке и не имеют в своем составе подразделений, направленных на собственное совер­шенствование в целом и в плане информатизации в частности. Причины такого положения следующие:

— недостаток, а часто и отсутствие квалифицированных спе­
циалистов, способных к исследованию кадровых процессов и
кадровых отношений;

— отсутствие методических разработок по технологиям ис­
следования проблем информатизации управления персоналом;

— низкая заинтересованность руководства в изменении сло­
жившихся технологий управления персоналом.

Эти проблемы могут быть решены как путем профессиональ­ной подготовки необходимых специалистов, так и за счет по­вышения квалификации действующих специалистов кадровой службы. Особую роль играет повышение квалификации в этом направлении руководителей кадровых служб, от которых суще­ственно зависит как целесообразный объем необходимой мо­дернизации, так и направленность развития информационных процессов для обеспечения эффективности управления персо­налом на всех уровнях — и кадровым составом организации в целом, и сотрудниками своего подразделения в частности.

Системный подход к информатизации

Системный подход к проектированию и реализации информа­тизации управления персоналом предполагает следующие этапы:

— предпроекгное исследование процессов управления персоналом;

— проектирование системы комплексной автоматизации и
компьютеризации кадровых процессов;

— разработка системы, аппаратное обеспечение;

— опытная эксплуатация, необходимые доработки, внедре­
ние автоматизированной системы обеспечения управления пер­
соналом;

— обучение сотрудников кадровой службы, обеспечение их
необходимыми инструктивно-методическими материалами.

В свою очередь предпроекгное исследование предполагает изучение и анализ с целью оптимизации:

— функциональной структуры кадровой службы и соответст­
вующей информационной деятельности;

— имеющихся информационных ресурсов;

— реальных информационных потоков и имеющихся инфор­
мационных потребностей;

— возможности и целесообразности их автоматизации.

Общая схема информатизации

На этапе проектирования системы комплексной автоматизации и компьютеризации создается модель, реализующая задачи ин­форматизации управления персоналом, общая схема инфраструк­туры, которая может быть представлена следующим образом.

Автоматизированные рабочие места (АРМ) руководства организации

АРМ руководства бухгалтерии

АРМ сотрудников кадровой службы

Компьютер-сервер (база данных, программы обработки, документы)

J.

АРМ администратора системы - специалиста по компьютерным технологиям

Рис. 41. Общая схема инфраструктуры системы комплексной информатизации управления персоналом и бухгалтерского учета

Стрелками на рис. 41 обозначены соответствующие информа­ционные потоки: ввод информации, запросы на обработку и по­лучение информации по предусмотренным процедурам и фор­мам, вывод документов, полученных в результате запроса или

обработки имеющейся информации. Автоматизированные ра­бочие места организуются с использованием персональных ком­пьютеров, сервер же организуется на более мощном компьютере.

На практике, как правило, современные автоматизированные системы управления персоналом включают три подсистемы: «Штатное расписание», «Учет кадров», «Расчет заработной пла­ты». В последнее время они дополняются системами информа­ционно-аналитической поддержки процедур отбора кандидатов и аттестации сотрудников, принятия кадровых решений и уп­равления кадровыми процессами¹.

При проектировании автоматизированной системы должны быть учтены не только рекомендации по оптимизации инфор­мационной деятельности, возможности и целесообразность ее автоматизации, но и тот факт, что компьютеризация предусмат­ривает четкую формализацию всех планируемых процедур, воз­можность представления в электронной форме всех необходи­мых данных и наличие необходимых программных продуктов.