Визначення поняття «документ» в зарубіжних і міжнародних законодавчих і нормативних документах

Визначення документа в законодавчих і нормативних актах України багато в чому перекликаються з визначеннями, що містяться в зарубіжній літературі та застосовуються в зарубіжній документознавчий практиці

Росія. Глибокі соціально-політичні й економічні перетворення в Росії, що почалися у 1990-і рр., активне входження країни в світовий інформаційний простір зажадали переосмислення поняття документ. У результаті в його визначенні відбулося перенесення смислового навантаження з матеріального компоненту на інформаційний. У затвердженому в 1998 р. новому ГОСТі визначення документа було сформульоване таким чином: «Документ; документована інформація: Зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати». Причому це визначення було дослівно узяте із статті 2 Федерального Закону «Про інформацію, інформатизацію і захист інформації», прийнятого в 1995 р.

Це визначення засноване на поєднанні інформації і матеріального носія.

Як вважають деякі автори (В.|ст| А. Копилов, М. В.|ст| Ларін), в результаті документування відбувається матеріалізація інформації. Будучи «закріпленою» на матеріальному носієві або навіть «прив'язаною» до нього, інформація тим самим відособляється від її творця. «Документована інформація... є об'єкт матеріальний, а це надає підстави за певних умов відносити її до категорії речей і поширювати на неї правовий інститут матеріальної власності».

У законах РФ «Про обов'язковий примірник документів» і «Про бібліотечну справу» документ визначається як «матеріальний об'єкт із|із| зафіксованою на ньому інформацією у вигляді тексту, звукозапису або зображення, призначений для передачі в часі та просторі в цілях зберігання і суспільного використання». У законі «Про архівну справу в Російської Федерації» використовується термін «архівний документ». Це «матеріальний носій із|із| зафіксованою на ньому інформацією, який має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати, та підлягає зберіганню через значущість вказаного носія й інформації для громадян, суспільства та держави».

США. В Законі США «Про електронні підписи в міжнародній і національній комерції» під документом розуміється «інформація, яка накреслена на носієві який можна відчути (осязати) або яка зберігається на електронному або іншому носієві та представлена в зрозумілій формі».

Розвиток нових інформаційних технологій спонукав ряд американських фахівців внести пропозицію про введення до практику урядових і судових установ США таке визначення: «Документ — інформація, створена на певному носієві певною технікою, відомою в даний час, або такою що може бути винайденою в майбутньому».

В «Словнику архівної термінології», виданому в 1988 р. Міжнародною радою у справах архівів, документ розглядається як «комбінація носія і записаної на ньому або в ньому інформації, яка може мати доказову або довідкову цінність». В іншому випадку документ визначається як «записана інформація (dokument), незалежно від форми або носія, створена, отримана та така, що зберігається організаціями інститутами й індивідуумами для забезпечення своїх законних прав і обов'язків, або для проведення ділових операцій».

Міжнародна організація зі стандартизації (ІСО) за участю Міжнародної федерації з документації, Міжнародної ради з архівів, Міжнародної федерації бібліотечних організацій, Міжнародної організації з інтелектуальної власності розробила і затвердила визначення документу як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документальному процесі.

Сучасні держави приділяють багато уваги проблемі уніфікації і стандартизації термінології, аби уникнути неточного вживання термінів, довільного тлумачення понять. Інакше це може обернутися небажаними юридичними, економічними та іншими наслідками для учасників комунікаційного процесу в офіційно-діловій сфері. Тому стандартизовані терміни та визначення є|з'являються| обов'язковими для застосування у всіх видах документації та літератури у відповідних практичних сферах діяльності (документаційного забезпечення управління, архівної, бібліотечної тощо).

Аналіз підтверджує, що стандартизація термінів і визначень не відповідає на всі питання, що виникають в практиці роботи з документами. Зокрема, визначення документа у ряді ряді| законів і стандартів міститься правова колізія, обумовлена тим, що у момент передачі документованої інформації за каналами зв'язку вона не зафіксована стабільно на матеріальному носієві та формально не підпадає під правий захист цих законів. Така ситуація на практиці може бути використана різними особами, зокрема, в політичній і економічній конкурентній боротьбі, без понесення відповідальності.

Контрольні питання та завдання :

1. Як розвивалося поняття «документ» в законодавчих і нормативних актах СРСР?

2. Які чинні законодавчі і нормативні акти Україні розкривають зміст поняття «документ»?

3. Розгляньте у відомих Вам законодавчих і нормативних актах визначення поняття «документ». У чому полягає їх відмінність?

ЛЕКЦІЯ № 8.

ТЕМА: ДОКУМЕНТ ЯК СИСТЕМА

МЕТА:

навчальна: усвідомити роль управлінського документа у системі виконання управлінських функцій, прийняття та виконання управлінських рішень;

розвивальна: систематизувати набуті знання з теорії управлінського документа у єдине ціле, ознайомити студентів з основними

виховувати у студентів інтерес до історії розвитку вітчизняної документології.

Актуалізація опорних знань студентів та між предметні зв`язки з навчальними дисциплінами: «Діловодство», «Спеціальні системи документування», «Архівознавство».

Мотивація навчальної діяльності : розгляд теми надасть студентам змогу

визначити роль документ у системі документального забезпечення управлінських процесів.

Узагальнення та систематизація вивченого.

Підведення підсумків заняття.

Видача завдання для самостійної роботи: підготовка реферативних повідомлень

на одну з тем: управлінський документ – важлива одиниця управлінського

інформаційного циклу.

Зміст:

1. Характеристика документа як системного об'єкту.|

2. Ознаки документа.

1 Характеристика документа як системного об'єкту

|

Документ — складний об'єкт, що є єдністю інформації і матеріального (речового) носія. Визначити його суть - це завдання, яке вирішується за допомогою системного підходу- методологічного напряму в науці, що ставить своїм завданням розробку засобів, методів дослідження складноорганізованих об'єктів - систем (з грецьк. система - ціле, складене з частин, з'єднання).

Документ є системою- множиною закономірно зв'язаних один з одним елементів і частин як певним цілісним утворенням єдністю.

Елемент- гранична одиниця ділення документа. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію, називається підсистемою. Якщо в системі є декілька підсистем, то вся система стає складною. Поняття системи відносне, як і поняття елементу. Якщо за систему вважати саме документ, то його змістовними підсистемами будуть інформаційна і матеріальна (речова, субстанційна) складові, а також конструктивні елементи документа (титульний лист, обкладинка, палітурка тощо), з'єднані в єдине ціле.

Підсистемою документа може виступати і текст, який складається із розділів, параграфів, абзаців. Як елементи документа виступають заголовок, передмова, колонтитул. Документ як ціле — це єдність складових його елементів і підсистем - суперсистемапо відношенню до них.

З погляду сукупності документів, зібраних у фондах органів інформації, бібліотек, архівів, книжкових магазинів та ін. (залежно від масштабів системи) документ стає підсистемою або навіть елементом.

Вивчення документа як системи полягає у виявленні його елементів, підсистем і зв'язків між ними, тобто у вивченні його структури. Встановлюються ознаки і параметри, що характеризують документ як систему. Визначаються функції,що виконуютьсяелементами, підсистемами усередині та зовні цієї системи, її властивості,тобтоякісні відмінності, що обумовлюють відносну самостійність, стійкість і стабільність даної системи, придатність документа для використання в соціальній комунікації.документ к елемент системи соціальних комунікацій

При системному підході документ, що вивчається, розглядається як частина крупнішої системи соціальних комунікацій. Тому важливо з'ясувати, частиною якої більш загальної системи (цілого) є в даному випадку документ.Саме цим визначаються його можливості, задаються цілі існування, функції, що виконуються в суспільстві, закономірності функціонування.

Ознаки документа

Документ є відносно самостійною системою завдяки наявності власних ознак і властивостей, що обумовлюють його відмінність і схожість з іншими матеріальними об'єктами.

Ознака відображає зовнішню прикмету,по якій (частіше — по сукупності, яких) можна віднести спостережуваний об'єкт до документа. На відміну від неї, властивість,відображає якісне тобто внутрішньо властиве документу - відмінність. Документхарактеризується наявністю всіх властивостей одночасно (різний лише ступінь їх прояву), а набір ознак документа в кожному випадку може бути індивідуальним.

До основних ознакдокумента відносяться:

1. Наявність смислового семантичного змісту.

Документ — носій сенсу, який передається знаками. Сукупність послідовних знаків, які передають сенс, зміст документу (повідомлення) є|з'являється| його обов’язковою ознакою.

2. Стабільна матеріальна форма,що забезпечує довготривале збереження документа, можливість багатократного (довготривалого) використання і переміщення інформації у просторі та часі.

3. Призначення для використання в соціальній комунікації.Документальний статус мають лише ті джерела, які передусім призначені для зберігання і передачі інформації у просторі та часі. Документи — це спеціально створені людиною для комунікаційних цілей носії інформації.

4. Завершеність повідомлення.Ця ознака обумовлена галуззю використання документа. Фрагментарне незавершене повідомлення не може бути повноцінним документом. Вимога завершеності є відносною, оскільки є ряд незавершених повідомлень, що мають особливе значення для наукових досліджень ( чернетки, ескізи).

Контрольні питання та завдання:

1. Охарактеризуйте документ як системний об'єкт.

2. Що є елементом документа?

3. Назвіть і розкрійте зміст ознак документа.

ЛЕКЦІЯ 9. :

СОЦІАЛЬНА СУТНІСТЬ І ФУНКЦІЇ ДОКУМЕНТА

МЕТА:

навчальна: систематизувати знання про управлінський документ, розкрити соціальну сутність управлінського документа та його функції;

розвивальна: розвивати у студентів вміння та навички визначати функції управлінського документа, розкривати соціальну роль документа в управлінській д-ті.

виховувати у студентів інтерес до історії розвитку вітчизняної документології.

Актуалізація опорних знань студентів та між предметні зв`язки з навчальними дисциплінами: «Діловодство», «Спеціальні системи документування», «Архівознавство».

Мотивація навчальної діяльності : розгляд теми надасть студентам змогу

визначити роль документ у системі документального забезпечення управлінських процесів.

Узагальнення та систематизація вивченого.

Підведення підсумків заняття.

Видача завдання для самостійної роботи: підготовка реферативних повідомлень

на одну з тем: управлінський документ – важлива одиниця управлінського

інформаційного циклу.

Зміст: