Поняття про «формуляр документа».

Складові елементи документа

Кожен документ складається з елементів, більш-менш впорядкованих, дозволяючих його ідентифікувати. У офіційному та службовому документуванні для позначення таких елементів використовується термін «реквізит» (від лат. — потрібне, необхідне).

Вперше термін «реквізит» у вітчизняне адміністративне документознавство був введений у 1960 р. К. Г. Мітяєвим, що перейняв його з бухгалтерської документації. До фінансового діловодства нашої країни термін потрапив з середньовічної Італії через Німеччину у другій половині XIX ст. Спочатку розширене тлумачення терміну «реквізит» зустріло неприйняття з боку ряду радянських фахівців, але згодом він міцно увійшов до наукового і практичного ужитку у сфері документаційного забезпечення управління. У книгознавстві, бібліотечній, видавничій справі та суміжних з ними галузях для ідентифікації документованої інформації (книг, брошур) використовується термін «вихідні відомості», що єскладовою іншого поняття — «апарату видання». В даний часдокументознавці (Н. М. Кушнаренко) почали поширювати поняття реквізиту і на ці сфери інформаційно-документальної діяльності, розділивши реквізити (зокрема вихідні відомості) на:

— реквізити-підстави (містять числові відомості — тираж, дата, номер, ціна і т. п.) — реквізити-ознаки (автор, адресат, назва, емблема організації і т. п.).

Кожен з складових елементів документа безпосередньо пов'язаний з основними функціями та властивостями документованої інформації.

Оскільки інформація фіксується ким-небудь на матеріальному носієві з певною метою, остільки вона завжди має автора. Авторство є найважливішою ознакою (реквізитом) документа.

У діловодній діяльності прийнято стандартизоване визначення поняття автора. Відповідно до діючого ДСТУ термінів та визначень, автор офіційного документу — це «фізична або юридична персона, що склала документ».

Автори можуть бути індивідуальні та колективні (якщо на документі більш за один підпис). Колективний автор може складатися деколи з багатьох сотень осіб. Авторство може відповідати підпису, якщо автор оголошує себе; може бути анонімним (якщо автор приховує своє ім'я) або псевдонімом (якщо автор приховує своє ім'я під іншим, вигаданим ім'ям). В нашій країні офіційні, ділові документи почали регулярно підписуватися авторами тільки з початку XVIII століття, тобто з епохи Петра I. До цього авторський підпис ставився в окремих видах документів, зокрема, в актах феодального землеволодіння та господарства, в чолобитних, в протоколах «розпитувань» (допитах). У службових документах до XVIII століття автор зазвичай позначався на початку або в кінці тексту, тобто цей реквізит не виділявся як самостійний елемент.

З різних причин, деякі автори підписувалися псевдонімом. В результаті бібліографам і літературознавцям доводиться займатися атрибуцією, тобто встановленням справжнього імені автора. Складаються і видаються спеціальні словники псевдонімів і анонімів.

Псевдоніми широко використовуються в діяльності спецслужб різних держав світу. Зокрема, псевдонімами підписують свої повідомлення агенти інформатори та інші секретні співробітники в системі органів зовнішньої розвідки, держбезпеки, внутрішніх справ.

Авторами офіційних документів, починаючи з XIX століття, почали вважати установи, організації, підприємства, оскільки посадові особи, які підписують такого роду документи, виступають лише представниками цих закладів. Разом з тим тій же час| авторами службових документів можуть бути й окремі особи. З XIX століття з'явилися бланки офіційних документів для позначення (ідентифікації) їх авторів. Бланки служили, головним чином, для написання листів.

У структурі управлінської документованої інформації важливим елементом (реквізитом) і одночасно документоутворюючою ознакою є найменування виду документа (наказ, довідка, заява і т. п.), що дозволяє отримати початкове, найзагальніше уявлення про документ, його правову значущість.

У давнину документи не розділялися на види, а заголовками часто служили перші слова тексту. У діловодстві найменування виду документа на перших порах позначалося, як правило, в самому тексті, тобто до XVIII століття існували у основному так звані «беззаголовкові» документи. Число видів документів було невеликим. Як правило, для позначення і офіційних і приватних документів використовувався універсальний термін «грамота».

З XVIII століття найменування виду службового документу стало оформлятися окремим реквізитом над текстом.

До теперішнього часу історично склалася певна видова сукупність управлінських документів, в який кожному з них відводиться своє місце. Видова різноманітність документації відображає відповідні потреби держави та суспільства, особливості управління різними видами та рівнями людської діяльності.

До найважливіших елементів і ознак документованої інформації належить датування документа.

Дата — це час створення документа. Проте інформація про це може бути зафіксована по-різному. Звідси дати розрізняють:

— точні (час створення документа указується точно);

— наближені (час створення документа визначається на основі аналізу його змісту, авторства, подій, що згадуються в ньому);

— вірогідні (час створення встановлюється шляхом зіставлення окремих документів або навіть їх комплексів, аналізу зовнішніх ознак документа)^.

У виданих документах важливу роль грають випускні дані — вид паперу, спосіб друку, об'єм видання, тираж, ціна, назва і адреси видавництва.

Основні елементи вихідних відомостей друкованих видань визначаються Державним стандартом.

Є|наявний| значна кількість інших реквізитів, причому їх склад і розташування істотно|суттєвий| відрізняються у різних видів документів. Наприклад, набори елементів вихідних відомостей газети, часопису, книги помітно відрізняються один від одного і, у свою чергу чергою|, мало схожі на склад реквізитів управлінського документа.