Главная Случайная страница


Категории:

ДомЗдоровьеЗоологияИнформатикаИскусствоИскусствоКомпьютерыКулинарияМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОбразованиеПедагогикаПитомцыПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРазноеРелигияСоциологияСпортСтатистикаТранспортФизикаФилософияФинансыХимияХоббиЭкологияЭкономикаЭлектроника






Поняття про реквізити і формуляр службового документа

У діловодстві та архівній справі|речі|, об'єктом яких є|з'являється| переважно офіційна, управлінська документація, поняття «реквізит документа» і «формуляр документа» стандартизовані|. Реквізит докумен­та| — це «обов'язковий елемент оформлення офіціально­го| документа», а формуляр документа — «сукупність реквізитів, розташованих|схильних| в документі певним чином».

Кількість реквізитів, також як і їх склад, залежать від виду документа і системи документації. Для цілого ряду|лави| документів, що видаються органами державної| влади та державного управління, склад реквізитів встановлено|установлений| в законодавчих і нормативних актах (для пас­порта|, трудової книжки, диплома, свідоцтва|свідчення| про народження і т. д.).

Реквізити в офіційному документі, як правило, мають своє, певне місце|місце-миля|, тобто розташовані|схильні| в певній послідовності.

Формуляр офіційного документа почав|став| складатися ще в Межиріччі декілька тисяч років назад. У 2000 р. до Р.Х. там був ухвалений закон, відповідно до якого всі ділові операції повинні були фіксуватися на матеріальному носії| (глиняних табличках) і затверджуватися сторонами і свідками|. Поступово реквізити були уніфіковані і стали єдиними для такого роду документів. У їх склад входили: текст, дата, печатка|печатка|, підписи свідків|очевидців| і клятва.

Підпис і печатка|печатка| широко використовувалися в процесі доку­ментування| в Давньому Єгипті та в Римській імперії. Підтвердження цьому є на сторінках Біблії. Підпис в ті часи був не прізвищем або ініціалами, як в наші дні, а власноручно проставленим| у вольній|вільній| формі дозвільним або заперечуючим| формулюванням документа (наприклад|приміром|, «схвалюю», «заперечую»).

Печатка використовувалася для посвідчення достовірності документа, для захисту його від підробок. Печатка в давнину виготовлялася з металу, каменя, дерева. Використовувалася печатка в перснях. Разом з прикладними, існували печатки вислі, які привішувалися до засвідчуваного документа знизу. У разі відсутності під рукою печатки, замість неї могли використовувати відбиток нігтя або кромки плаття. У епоху Відродження отримав розвиток такий вид печатки як штемпель (в наш час замість нього найчастіше використовуються товарний знак і екслібрис).

У епоху античності склався в основних рисах і сам формуляр документу — так звана латинська схема або умовний формуляр. Латинська схема була достатньо складною та громіздкою. Вона включала такі структурні частини документа:

— invocatiо| (присвячення Богові);

— intitulatio| (позначення особи|обличчя| - автора доку­менту|);

— inscriptio| (позначення адресата);

— salutatio| (вітання|привітання|);

— prologus| (преамбула);

— notificatio|, publicatio| (публічне|прилюдне| оголошення);

— narratio| (виклад обставин справи|речі|);

— sanctio| (заборони відносно порушення документа);

— corroboratio| (відомості про|| знаки посвідчення в до­кументі|);

— datum| (місце|місце-миля| і час видачі);

— apprecatio| (висновок|укладення| = благопобажання|).

Крім того, в документі була|наявний| | частина|частка| посвідчення у вигляді підпису.

Скоректований і спрощений варіант латинської схеми або умовного формуляру згодом, в епоху Середньовіччя та Нового часу, почав використовуватися в західноєвропейських країнах, звідки, у свою чергу, перейшов в основі своїй до вітчизняного діловодства.

Розрізняють декілька видів формуляру документа: індивідуальний, типовий, формуляр-зразок. Так, якщо індивідуальний формуляр властивий якому-небудь окремому документу, то типовий формуляр характерний для конкретного виду документів. Наприклад, в типовий формуляр заяви входять шість обов'язкових реквізитів: адресат, автор, найменування виду документа, текст, підпис і дата.

Формуляр офіційного документа є об'єктом уніфікації і стандартизації. В результаті з'явилися так звані формуляри-зразки документів. Формуляр-зразок — це «модель побудови документа, що встановлює сферу застосування, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки й основні реквізити». Причому розташування реквізитів у формулярі-зразку враховує послідовність операцій зі складання, оформлення, обробки та подальшого використання документа.

Юридична сила документа

Наявність або відсутність основних реквізитів надає безпосередній вплив на правовий статус документованої інформації, юридичну силу офіційного документа. Інакше кажучи, недотримання умов, правил документування може мати відповідні правові наслідки. Так, достовірність документованої інформації має бути підтверджена посвідченням документа, тобто підписом, печаткою, грифом твердження.

До XVIII століття офіційні документи у вітчизняному діловодстві зазвичай підписувалися дяками і подьячими. Потім свої підписи на документі почали ставити їх автори. В даний час наявність підпису в офіційному документі обов'язково. При цьому до складу підпису входять: найменування посади, особистий підпис та його розшифровка.

Для офіційних документів обов'язкова вказівка дати їх створення. Це необхідно для правової оцінки інформації, що міститься в них, а також для оцінки стосунків, що виникають, змінюються або припиняються у зв'язку з виразом в документі волі органу управління. Якщо в документі, хоч би на один день зміщена дата, це може стати підставою для визнання незаконними фактичних стосунків, навіть якщо вони склалися на основі інформації, що має правове значення.

У наш час в умовах застосування електронного документообігу (Закон Україні «Про електронні| документи| та електронний| документообіг|» 2003) змінилося й оформлення ряду|лави| реквізитів. З середини 1990-х рр. в різних країнах світу ухвалені спеціальні закони, відповідно до яких посвідчення достовірності|справжності| документа може здійснюватися з використанням електронних технологій|. У нашій країні також ухвалено Закон «Про електронний| цифровий| підпис|» у 2003 році. Цифровим підписом можна підтверджувати дос­товірність| самої різної інформації, яка передається з допомогою інформаційних і телекомунікаційних систем.

Цифровий підпис — це спеціальний набір цифрових і буквених символів, тобто в більшості таких підписів використовується метод шифрування. У Законі вона визначена як «вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа». У цьому законі зроблена спроба відмовитися від реквізиту «печатка», замінивши його певним видом підпису, прийнятного для даного носія, зокрема, електронним цифровим підписом. Такий підпис поєднує властивості двох реквізитів: «підпис» і «печать». Це цілком відповідає відміченій фахівцями тенденції до злиття в майбутньому реквізитів «підпис» і «печать» в один, який стане універсальним засобом ідентифікації, як документа, так і особи.

Проте печать як і раніше залишається одним з найважливіших реквізитів офіційного документа.

Особливим способом посвідчення офіційного документа після підписання є його затвердження. Цей реквізит санкціонує розповсюдження дії документа на підлеглі органи, посадових осіб або громадян.

Слід відмітити, що юридична сила документа залежить не тільки від належного його оформлення, але й базується на чинному законодавстві, яке додає безперечності, обов'язковості документа для певного кола осіб, які засновуватимуть на ньому свої дії.

Крім того, юридична сила документа залежить від функцій, обов'язків, від компетенції органу управління або посадової особи. Документ, виданий некомпетентною, не уповноваженою на те особою або оформлений без попередньої згоди, не вважатиметься за законний.

Таким чином, юридична сила доку­мента| — це «властивість офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, підтверджується компетенцією органу що його видав і встановленим|установленим| порядком|ладом| оформлення».

Окрім основних реквізитів, що безпосередньо впливають на юридичну силу документа, він зазвичай містить також ряд технологічних реквізитів. До їх числа відносяться: відмітка про надходження документа до організації, реєстраційний номер документа, відмітка про контроль, відмітка про виконавця, відмітка про наявність додатку, ідентифікатор електронної копії документа. Для електронних документів технологічні реквізити є ще і необхідною умовою доступу до інформації, що міститься в них. Для таких документів найбільш важливими технологічними реквізитами є, зокрема, формат запису його джерела, а також значення хеш – функції (хеширування, англ. Hashing - перетворення вхідного масиву даних довільної довжини у вихідний бітовий рядок фіксованої довжини).

Контрольні питання та завдання:

1. Що таке реквізит документа і формуляр документа?

2. Які особливості формуляру офіційного документа?

3. За яких умов документ набуває|придбаває| юридичної сили?

4. В чому полягає роль технологічних реквізитів?

 

ЛЕКЦІЯ 31. ТЕМА: ПОНЯТТЯ ПРО СТРУКТУРУ УПРАВЛІНСЬКОГО ДОКУМЕНТА.

|вміст|МЕТА:

навчальна: розглянути текст управлінського документа – основний реквізит документа;

розвивальна: розвивати навички та вміння визначати документування як процес створення управлінськиї документів;

виховна:

виховувати у студентів прагнення вивчати розділи Документознавства у частині поєднання із поглибленням знань з Історії України, Світової культури.

здійснювати самостійно висновки з питань загального розвитку документознавства.

Актуалізація опорних знань студентів та між предметні зв`язки з навчальними дисциплінами: «Діловодство», «Спеціальні системи документування», «Архівознавство».

Мотивація навчальної діяльності : розгляд теми надасть студентам змогу

визначити роль документ у системі документального забезпечення управлінських процесів, складання управлінських документів.

Узагальнення та систематизація вивченого.

Видача завдання для: дати обґрунтовану - скласти альбом текстів управлінських документів різних видів.

Зміст|вміст|:

1. Поняття тексту документа.

2. Функціональні особливості текстів письмових документів.

3. Стилістичні та жанрові| особливості тексту документів.

Последнее изменение этой страницы: 2016-06-09

lectmania.ru. Все права принадлежат авторам данных материалов. В случае нарушения авторского права напишите нам сюда...