Ревизия сохранности основных средств

Прежде всего при ревизии, проводимой по этому направлению, нужно проверить условия сохранности основных средств. При такой поверке устанавливаются:

1) качество осуществления инвентаризаций;

2) своевременность и полнота закрепления основных средств за материально ответственными лицами по местам нахождения объ­ектов;

3) достоверность учетных данных о наличии основных средств на 1-е число месяца начала ревизии;

4) наличие основных средств.

При проверке качества осуществления инвентаризаций проводит­ся документальный контроль:

• соблюдения сроков и порядка инвентаризаций;

• порядка подведения итогов инвентаризаций;

• решении по урегулированию выявленныхрасхождений;

•правильности отражения результатовинвентаризации на сче­тах бухгалтерского учета.

При проверке своевременности и полноты закрепления основных средств за материально ответственными лицами по местам нахождения объектов осуществляется документальный и фактический контроль.

В первом случае происходит проверка:

•приказов, которыми утвержден список материально ответствен­ных лиц;

•договоров о материальной ответственности.

Вовтором случае происходит проверка:

• наличия сигнализации в помещении, где хранятся объекты;

• наличия решеток на окнах в местах хранения объектов;

• работы охранных систем.

При проверке достоверности учетных данных о наличии основных средств на 1-е число месяца начала ревизии осуществляется документаль­ный контроль соблюдения правил ведения карточек основных средств, при этом данные инвентарных карточек сличаются с данными Глав­ной книги, данные первичных документов и технической документа­ции - с данными инвентарных карточек.

При проверке наличия основных средств осуществляется фактический контроль и составляются:

• опись имеющихся в наличии основных средств;

опись имеющихся в наличии оборудования, машин, транспорт­ах средств;

• опись имеющихся в наличии арендованных средств;

•опись зданий, сооружений и другихобъектов недвижимости;

• сличительные ведомости.

По результатам проверки условийсохранности основных средствделаются соответствующие выводы,в зависимости от которых дают­ся необходимые рекомендации.

Выборочная проверка документального оформления .учета основных средств. Ревизионная комиссия (ревизор) оценивает соблюдение пра­вил ведения картотеки или инвентарных книг. В ходе ревизии записи в карточках учета основных средств сверяются с данными первичных учетных документов. Записи в инвентарных карточках сопоставляются с данными технических паспортов.

Инвентарные карточки суммарно сверяются с данными синте­тического учета основных средств. Для этого ревизионная комиссия (ревизор) по данным инвентарных карточек или инвентарной книги подсчитывает стоимость всех основных средств и сопоставляет полу­ченную сумму с остатком по счету 01 «Основные средства» в Главной книге и остатком по статье «Основные средства» в балансе.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бух­галтерского учета или технической документации в них должныбытьвнесены исправления и уточнения.

Проверка соблюдения порядка и сроков проведения обязательных ин­вентаризаций основных средств. Ревизионная комиссия (ревизор) уста­навливает наличие (отсутствие) условий, при которых проведение инвентаризации основных средств обязательно:

• проводится один раз в три года обязательная инвентаризация основных средств;

• сменились материально ответственные лица;

• установлены факты хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

• произошло стихийное бедствие.

При выявлении таких фактов ревизионная комиссия (ревизор) обязана проверить результаты инвентаризации по каждому случаю за изучаемый период. Нужно обращать внимание на то, осуществляет инвентаризации постоянно действующая в организации комиссия или комиссия назначается отдельно на каждый случай, а также на правильность организации, проведения инвентаризации, полноту, достоверность и точность данных о фактических остатках основных средств правильность указания отличительных признаков основных средств а также правильность оформления результатов инвентаризации, наложенных взысканий и изменений (корректировок), внесенных в учет­ные формы и регистры.

Организация и проведение инвентаризации основных средств. Инвен­таризацию специалисты-ревизоры проводят в соответствии с требо­ваниями Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина Рос­сии от 13 июня 1995 г. № 49.

До начала инвентаризации оформляется приказ, в котором ука­зываются сроки ее проведения, определяется состав инвентаризаци­онной комиссии, назначается ее председатель.

Во время инвентаризации основных средств члены ревизион­ной комиссии (ревизор) заполняют опись формы № ИНВ-1, где про­ставляют инвентарный номер, наименование объекта основных средств. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, мо­дернизации, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то его вносят в опись под наи­менованием, соответствующим новому назначению.

В инвентарной описи проставляются фактические данные о на­личии объектов основных средств и учетные данные. Фактические данные проставляются непосредственно при инвентаризации, учет­ные данные выводятся на день инвентаризации на базе данных на 1-е число месяца и представленных приходно-расходных документов. Учетные данные обязательно подтверждает бухгалтер организации.

На машины, оборудование и транспортные средства ведется отдельная опись, куда заносятся следующие данные: заводской инвен­тарный номер, организация-изготовитель, год выпуска, мощность. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и прочие объекты одинаковой стоимости, поступившие одно­временно в одно из структурных подразделений организации, в опи­сях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подле­жащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин непригодности этих объектов.

Отдельные описи составляются на арендованные основные средства и на основные средства, находящиеся на ответственном хранении. В последнем случае дается ссылка на документы, подтверждающие принятие объектов на ответственное хранение. Описи должны быть подписаны ревизионной комиссией (ревизором) и материально ответственным лицом.

Основные средства могут быть в наличии, а эксплуатация может не

осуществляться или быть затруднена в результате их плохого технического состояния или некомплектности. Поэтому одновременно с проверкой наличия основных средств необходимо проверитьихтехническое состояние. Такую работу выполняют обычно члены ревизионной комиссии — инженер-механик и специалист по учету.

В ходе инвентаризации нужно выяснять, на всех ли объектах основных средств имеются инвентарные номера, как обеспечивается их охрана и как организован технический уход за ними. Особое вни­мание следует обращать на хранение бездействующих и находящихся в резерве машин и механизмов. Такие объекты основных средств не­редко остаются без присмотра под открытым небом, ржавеют, разукомплектовываются.

Важно определить, все ли основные средства закреплены за мате­риально ответственными лицами. Так, в строительных организациях строительные машины и механизмы часто перемещаются с одной строительной площадки на другую, от одного объекта строительства к другому. В этих случаях перемещаемые основные средства перехо­дят от одного материально ответственного лица к другому. Необходи­мо убедиться в своевременном документальном оформлении матери­альной ответственности.

Комиссия проверяет также наличие документов, подтверждаю­щих нахождение зданий, сооружений, другой недвижимости, земель­ных участков, водоемов и иных объектов природных ресурсов в соб­ственности организации. Ревизор должен помнить, что капитальные вложения в многолетние насаждения, коренное улучшение земель включаются в состав основных средств ежегодно в сумме затрат, отно­сящихся к принятым в эксплуатацию площадям, независимо от окон­чания всего комплекса работ.

Оформление результатов инвентаризации основных средств

По за­вершении инвентаризации члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица подписывают инвентаризационную ведомость формы № ИНВ-1. Инвентаризационная опись должна быть составлена не менее чем в двух экземплярах, содержать все необходимые реквизиты, не иметь несанкционированных (не оформленных соответствующим образом) исправлений. При наличии исправлений вносят во все экземпляры описей.

При выявлении в ходе инвентаризации ревизионной комиссией (ревизором) объектов, не поставленных на учет, а также объектов по которым в регистрах бухгалтерского учета нет данных или указаны неправильные данные, нужно включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

При выявлении отклонения данных о фактическом наличии основных средств от учетных данных составляются сличительные ведомости формы № ИНВ-18. Недостачи, выявленные в ходе инвен­таризации, отражаются в сличительной ведомости в соответствии и их оценкой в бухгалтерском учете. Оценка выявленных неучтенных объек­тов основных средств проводится с учетом рыночных цен, а износ определяется по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе отдельными актами. На основные средства, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арен­дованные), составляются отдельные сличительные ведомости.

По каждому факту выявления несоответствия между фактиче­скими и учетными данными материально ответственные лица пишут на имя председателя инвентаризационной комиссии объяснительные записки.

Итоги работы инвентаризационной комиссии оформляются протоколом, в котором отражаются результаты инвентаризации, в том числе результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспе­чения сохранности основных средств. В нем на основании составлен­ных сличительных ведомостей ревизионная комиссия (ревизор) дает выводы по результатам инвентаризации и предложения по устране­нию выявленных недостач, списанию недостач, оприходованию из­лишков и т.д.

Выявленные недостачи основных средств подлежат списанию в установленном порядке. Каждый случай списания недостающих основных средств ревизионная комиссия (ревизор) тщательно прове­ряет. При этом нередко вскрываются нарушения действующего по­рядка отнесения на виновных лиц стоимости недостающих основных средств, порядка погашения этой задолженности и отражения в учете всех операций по списанию.