Административная процедура «Прием письменных обращений граждан»

Поступающие в надзорные органы МЧС России письменные обращения принимаются структурными подразделениями или должностными лицами, от- ветственными за работу с обращениями граждан.

В целях обеспечения безопасности при работе с письменными обращения- ми граждан они подлежат обязательному вскрытию и предварительному про- смотру. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте работа с письменным обращением граждан приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководством подразде- ления или должностным лицом надзорного органа МЧС России, ответственны- ми за работу с обращениями граждан.

При приеме письменных обращений:

– проверяется правильность адресности корреспонденции;

– вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорван- ные документы подклеиваются);

– поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт. В случае отсутствия самого текста письма работником, принимающим почту, подкалывается бланк с текстом: «Письменного обращения к адресату нет», который прилагается к конверту;

– по выявленным нарушениям и недостаткам составляются акты на письма: к которым прилагаются вложенные в конверты денежные знаки и ценные бума- ги; при вскрытии которых не обнаружилось обращения; в конвертах которых обнаружилась недостача документов, упоминаемых автором или вложенной в конверт описью документов.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается двумя работниками надзорного органа МЧС России, ответственными за работу с обращениями граждан. При этом один экземпляр акта посылается отправителю, второй при- общается к полученным документам. Ошибочно (не по адресу) присланные письма возвращаются на почту не вскрытыми.

Административная процедура

«Регистрация письменных обращений граждан»

Регистрация обращений граждан, поступивших в надзорный орган МЧС России, производится в журнале учета входящей документации работниками надзорного органа МЧС России, ответственными за работу с обращениями граждан, в автоматизированной системе делопроизводства (далее - АСД) в тече- ние трех дней с даты их поступления.

Регистрация письменных обращений и Интернет–обращений граждан осу- ществляется работниками надзорного органа МЧС России, ответственными за работу с обращениями граждан, путем ввода необходимых данных об обратив- шихся гражданах и содержании их обращений в АСД.

На каждое поступившее обращение заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка (далее – РКК).

Работники надзорного органа МЧС России, ответственные за работу с об- ращениями граждан, при регистрации проверяют реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений. При необходимости проверяют по-ступившие обращения на повторность.

Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же со- держания от одного и того же автора, то осуществляется регистрация только од- ного из обращений, при этом в РКК делается соответствующая отметка о коли- честве дублированных обращений.

В РКК фамилия, имя и отчество (последнее – при наличии) автора обраще-ния заполняются в именительном падеже.

Если обращение подписано двумя и более авторами, то в графе «Отправи- тель» указывается первый автор.

При регистрации обращений граждан, в которых не указаны фамилия лица, направивших обращение, и адрес, по которому должен быть направлен ответ, в РКК в графе «Отправитель» делается запись «Анонимное», а в графе «Адрес» указывается территория по почтовому штемпелю. Ответы на подобные обраще-ния не даются.

По результатам регистрации данные обращения направляются работниками надзорного органа МЧС России, ответственными за работу с обращениями граждан, для сведения и использования в работе в профильное подразделение надзорного органа МЧС России по существу поставленных вопросов или списы- ваются «В дело».

Графа «Почтовый адрес» РКК заполняется с соблюдением общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции порядка. При этом, если указан почтовый индекс, то он также заносится в соответствующую графу РКК.

Слова «город», «край», «область», «дом», «корпус», «квартира» полностью писать не рекомендуется. Например, 121357, г. Москва, ул. Ватутина, 14-1-6.

Необходимо также пользоваться сокращениями слов при обозначении адре- са: «обл.»- область; «п.»- поселок; «с.»- село; «ст.»- станица; «х.»- хутор; «ст-я»-станция; «б-р»- бульвар; «линия»- линия; «наб.»- набережная; «пер.»- переулок; «пл.»- площадь; «пр-т»- проспект; «пр-д»- проезд; «туп.»- тупик; «мкр.»- микро- район; «кварт.»- квартал.

Если адрес отсутствует и на конверте, и в тексте обращения, при определе- нии региона проживания гражданина следует руководствоваться данными поч- тового штемпеля по месту отправки.

На зарегистрированном обращении или сопроводительном письме к обра- щению (при наличии), на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу или в свободном от текста поле проставляется штамп надзорного органа МЧС России, установленного образца с указанием даты регистрации обращения в АСД и регистрационного номера обращения.

Текст зарегистрированного обращения может быть отсканирован и в элек- тронном виде прикреплен к РКК.

Интернет–обращения, направленные гражданами на официальный сайт МЧС России или официальные сайты его территориальных органов, в течение рабочего дня поступают в подразделения, ответственные за работу с обращени- ями граждан, при необходимости распечатываются на бумажном носителе, ре- гистрируются в установленном порядке АСД и в электронном виде прикрепля-ются к РКК.

Прошедшие регистрацию обращения граждан в зависимости от содержания вопроса направляются для рассмотрения начальнику надзорного органа МЧС России исходя из темы, указанной в обращении. При этом в АСД делается отметка о направлении обращения гражданина на рассмотрение.

Административная процедура

«Рассмотрение письменных обращений граждан»

По письменному обращению и Интернет-обращению, поступившему в надзорный орган МЧС России, должно быть принято одно из решений о:

– принятии к рассмотрению;

– передаче на рассмотрение в подразделения надзорного органа МЧС Рос-сии;

– направлении в другие государственные органы, органы местного само-управления или должностному лицу;

– приобщении к ранее поступившему обращению;

– сообщении гражданину о невозможности рассмотрения его обращения;

– сообщении гражданину о прекращении переписки;

– списании «В дело».

Обращения граждан по вопросам, не относящимся к компетенции надзор- ного органа МЧС России, в течение семи дней со дня их регистрации пересыла-ются должностными лицами подразделений МЧС России в соответствующие организации или соответствующему должностному лицу, в компетенцию кото- рых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение.

Обращения граждан, поступившие на рассмотрение в МЧС России из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Россий- ской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Феде- рации, Общественной палаты Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации и взятые ими на контроль, докладываются Министру или его заме- стителям.

Обращение гражданина, содержащее обжалование решений, действий (без- действия) конкретных должностных лиц надзорных органов МЧС России, не может направляться этим должностным лицам для рассмотрения и ответа граж- данину. Если исполнение данного условия невозможно, обращение возвращает-ся гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решения или действия (бездействие) в установленном порядке в суд.

Все обращения, поступившие в надзорные органы МЧС России, подлежат обязательному рассмотрению.

Обращения, рассмотренные начальником надзорного органа МЧС России, передаются в его структурное подразделение или должностному лицу, ответ- ственным за работу с обращениями граждан, для регистрации резолюции в АСД и последующего направления обращения в соответствующие структурные под- разделения надзорных органов МЧС России или их должностным лицам с одно- временным направлением РКК в электронном виде.

В случаях, когда обращение гражданина направляется для рассмотрения не- скольким подразделениям или должностным лицам надзорных органов МЧС России, ответственным исполнителем является подразделение или должностное

лицо, указанное в резолюции первым (далее - ответственный исполнитель). Ему направляется подлинник обращения и предоставляется право созыва соответ- ствующей информации от соисполнителей по обращению (далее - соисполните- ли), координации их работы для направления ответа гражданину.

Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на подго- товку письменного ответа заявителю, представляют ответственному исполните- лю письменные предложения для включения в проект ответа заявителю или письменно сообщают об отсутствии указанных предложений.

Административная процедура

«Подготовка ответов на письменные обращения граждан»

Подготовка проектов ответов по обращениям граждан в надзорных орга- нах МЧС России осуществляется ответственным исполнителем. Проект ответа согласовывается с соисполнителями, визируется ими, после чего передается на подпись начальнику надзорного органа МЧС России или должностному лицу, являющемуся ответственным исполнителем. Гражданину на одно его обращение направляется только один ответ.

Ответственность за своевременное, всестороннее и объективное рассмотре- ние обращений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

Начальники надзорных органов МЧС России или их заместители рассмат- ривают обращения граждан, поступившие в течение текущего рабочего дня, по мере их поступления.

Обращения, поступившие с пометкой о срочности доставки: «Вручить не-медленно» или «Срочно», рассматриваются незамедлительно.

В случае ошибочного направления обращения работник, ответственный за делопроизводство в надзорном органе МЧС России, в срок до 3-х дней с даты его регистрации в надзорном органе МЧС России возвращает его в подразде- ление надзорного органа МЧС России или должностному лицу, ответственным за работу с обращениями граждан, с пометкой руководителя надзорного органа МЧС России или его заместителя для внесения необходимых исправлений в РКК и передачи обращения по принадлежности.

Передача обращений граждан из одного подразделения надзорного органа МЧС России в другое осуществляется только через подразделение надзорного органа МЧС России или должностное лицо, ответственное за работу с обраще- ниями граждан.

В случае разногласий между руководителями подразделений надзорного органа МЧС России или их заместителями о принадлежности обращения окон- чательное решение по этому вопросу принимается начальником надзорного органа МЧС России или его заместителями.

Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставлен- ные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и автору обращения дан исчерпывающий ответ в соответствии с законодательством Российской Федера- ции.

В случае, если данных, указанных в обращении, недостаточно для принятия окончательного решения, запрашиваются необходимые материалы для обосно- ванного принятия решения.

При необходимости проверки фактов, изложенных в обращении, на место могут быть командированы работники надзорных органов МЧС России. Решение о рассмотрении обращения с выездом на место указанных работников принимается начальниками надзорных органов МЧС России. При проверке обращений с выездом на место результаты проверки оформляются заключениями и актами.

Результаты рассмотрения обращения сообщаются его автору, в необходи- мых случаях – в контролирующий орган. Ответ должен быть конкретным, ясным по содержанию, обоснованным и охватывать все вопросы, поставленные в обращении. Если просьба, изложенная в обращении, не может быть разрешена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовле-творена.

В ответах контролирующему органу на письма, в которых указываются факты нарушения законодательства Российской Федерации, в случаях их под- тверждения, сообщается о мерах, принятых для устранения нарушений и в от- ношении виновных лиц.

Исполнитель и лицо, подписавшее ответ, несут ответственность за полноту, содержание, ясность и четкость изложения сути ответа, достоверность ссылки на нормативные акты. Вносить какие-либо изменения в содержание ответа без разрешения должностного лица, подписавшего его, запрещается.

Ответы на первичные обращения граждан подписывают начальники надзорных органов МЧС России или их заместители. Ответы на обращения граждан о несогласии с ранее направленными ответами готовятся за подписью вышестоящих начальников территориальных органов МЧС России.

Подлинные документы (паспорта, дипломы, трудовые книжки), если нет иного поручения контролирующего органа, возвращаются гражданину заказным отправлением вместе с ответом. При этом в ответе ответственным исполнителем должны быть перечислены их наименования и указано общее количество листов приложения.

При рассмотрении обращения гражданина не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

В надзорном органе МЧС России исходящий регистрационный номер отве- та на обращение состоит из индексов подразделения надзорных органов МЧС России и подразделения, исполнившего обращение, и исходящего номера по журналу учета исходящей документации.

Исходящие регистрационные номера ответов на обращения, подписанные начальниками надзорных органов МЧС России и их заместителями присваива- ются в надзорных органах МЧС России.

Перед передачей ответов гражданам на отправку работник структурного подразделения надзорного органа МЧС России, ответственный за делопроиз- водство, проверяет наличие подписей, виз на копиях ответов, соответствие и наличие приложений, указанных в ответе, правильность написания индекса поч- тового отделения, адреса, фамилии и инициалов корреспондента и исходящего номера письма.

Оформленные надлежащим образом ответы передаются в подразделение надзорного органа МЧС России или должностному лицу, ответственным за работу с обращениями граждан для отправки адресатам почтовым отправлением.

Отправка ответов по результатам рассмотрения обращений граждан в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации осуществляется надзорным органом МЧС России через фельдъегерскую связь.

Ответ на обращение, поступившее в надзорные органы МЧС России в форме электронного документа, направляется ответственным исполнителем, в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обраще- нии. Для подписания электронных документов используются электронные цифровые подписи.

На каждом обращении после принятия решения об окончании его рассмот- рения руководителем надзорного органа МЧС России или его заместителем проставляется надпись «В дело», личная подпись и дата.

Материалы исполненного обращения с визовой копией ответа гражданину формируются в дела в подразделении надзорного органа МЧС России, опреде-ленном в качестве ответственного исполнителя, в соответствии с номенклатурой дел. Обращения без принятого в установленном порядке решения об окончании их рассмотрения подшивать в дела запрещается.

Работник надзорного органа МЧС России, которому поручена работа с письменным обращением, после исполнения обращения заполняет аналитическую таблицу электронной РКК, ставит отметку об исполнении. Далее указанный работник электронную РКК, с прикрепленными к ней в электронном виде отсканированным обращением и копией ответа гражданину направляет в электронную базу АСД и после чего снимает обращение с контроля и списывает «В дело».

Порядок осуществления обращений граждан в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной систе-мы «Единый портал государственных и муниципальных услуг».

Обеспечение возможности для граждан направлять обращения с использо- ванием официального сайта МЧС России или сайтов его территориальных орга- нов и единого портала государственных и муниципальных услуг.

Ведение базы Интернет-обращений на официальных сайтах МЧС России и его территориальных органов.