ВИМОГИ ДО ДОКУМЕНТІВ, ЩО ЇХ ВИГОТОВЛЯЮТЬ ЗА ДОПОМОГОЮ ДРУКУВАЛЬНИХ ЗАСОБІВ

7.1 Документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп'ютерної техніки. Подані у подальших положеннях розміри стосуються документів, які мають розмір шрифту 12-14 друкарських пунктів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом.

7.2 Текст документів, надрукованих на папері формату А4, рекомендовано друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

7.3 Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

Приклад

ПОГОДЖЕНО

1,5

1 Голова Державного комітету статистики України

2

Підпис Ініціал(и), прізвище

1,5

Дата

7.4 Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.

7.5 Назву виду документа друкують великими літерами.

7.6 Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка назви посади.

7.7 Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

7.8 Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

• 12,5 мм - для початку абзаців у тексті;
• 92 мм - для реквізиту "Адресат";
• 104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";
• 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис";

Не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", назви посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

7.9 За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого берега; другий - через 104 мм.

7.10 Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкують від межі лівого берега, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

7.11 Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша.

Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

7.12 Оформлюючи документи на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані.

Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

БІБЛІОГРАФІЯ

1. Конституція України. - К., 1997.

2. Закон України "Про затвердження Конституції Автономної Республіки Крим" // Відомості Верховної Ради України. - 1999. - N 5-6. - Ст. 43.

3. Закон України "Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" // Відомості Верховної Ради України. - 2002. - N 11. - Ст. 81.

4. Закон України "Про державну таємницю" // Відомості Верховної Ради України. - 1994. - N 16. - Ст. 93.

5. Закон України "Про інформацію" // Відомості Верховної Ради України. - 1992. - N 48. - Ст. 650.

6. Закон УРСР "Про мови в Українській РСР" // Відомості Верховної Ради УРСР. - 1989. - N 45.- Ст. 631.

7. Закон України "Про внесення змін і доповнень до деяких законодавчих актів України щодо охорони інтелектуальної власності" // Відомості Верховної Ради України. - 1995. - N 13. - Ст. 85 (п. 7).

8. Закон України "Про обов'язковий примірник документів" // Офіційний вісник України. - 1999. - N 18. - Ст. 776.

9. Указ Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" // Збірник указів Президента України. - 1992. - Жовтень - грудень. - С. 5-6.

10. Указ Президента України "Про геральдичні знаки - емблеми і прапори центральних органів виконавчої влади України" // Офіційний вісник України. - 2000. - N 49. - Ст. 2113.

11. Постанова Верховної Ради України "Про Державний герб України" // Відомості Верховної Ради України. - 1992. - N 40. - Ст. 592.

12. Постанова Кабінету Міністрів України "Про Правила користування послугами поштового зв'язку" // Офіційний вісник України. - 1997. - N 52. - Ст. 57.

13. Постанова Кабінету Міністрів України "Про внесення змін до Правил користування послугами поштового зв'язку" // Офіційний вісник України. - 2000. - N 41. - Ст. 1748.

14. Постанова Кабінету Міністрів України "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави" // Офіційний вісник України. - 1998. - N 48. - Ст. 1764.

15. Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) (ведення ЄДРПОУ здійснює Державний комітет статистики України).

16. ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення.

17. ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр зразок. Вимоги до побудови. 01.140.30 Ключові слова: уніфіковані системи документації, організаційно-розпорядчі документи, реквізит документа, бланк документа.

Дивіться також:

• ДСТУ 2732:2004

1.1.

Загальні положення

1.1. Методичні рекомендації роз’яснюють і конкретизують порядок застосування та впровадження ДСТУ 4163-2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (далі – ДСТУ), затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 7 квітня 2003 р. № 55 і чинного з 1 вересня 2003 р. (наказ від 5 липня 2003 р. № 118).

1.2. ДСТУ є нормативним документом, що встановлює вимоги до бланків і оформлювання реквізитів документів.

1.3. Положення ДСТУ встановлюють вимоги до оформлювання організаційно-озпорядчих документів (далі – документи): постанов, розпоряджень, наказів, рішень, протоколів, актів, листів тощо, що утворюються в результаті діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності (далі – організації). Стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

1.4. Класифікацію уніфікованих форм документів та їх коди встановлено Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД), який затверджено і введено в дію наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 р. № 1024.

1.5. У разі наявності в діловодстві організації специфіки оформлювання документів та/чи особливих технологій роботи з документами, на основі ДСТУ можуть бути розроблені галузеві стандарти чи стандарти організації. Положення цих стандартів не по­винні суперечити ДСТУ.

1.6. Методичні рекомендації конкретизують основні положення ДСТУ щодо:

? оформлювання реквізитів документів і варіантів їх розташування;

? застосування ділового стилю мовлення під час складання текстів документів, основних вимог до їх уніфікації;

? основних засад проектування бланків документів;

? створювання документів за допомогою друкувальних засобів;

? правил обліку, зберігання та використання бланків і печаток;

? оформлювання документів, що їх передають засобами електрозв’язку та електронною поштою.

1.7. Методичні рекомендації узгоджено з положеннями Державної системи стандартизації, державними стандартами на уніфіковані системи документації, правилами із стандартизації, нормативо-правовими актами і методичними документами з діловодства та архівної справи.

1.8. Прізвища, наведені у зразках і прикладах, не відповідають конкретним особам. Також не у всіх випадках використано достовірні назви організацій, їх адреси.

3. Реквізити документів

Склад реквізитів організаційно-розпорядчої документації в Україні встановлено ДСТУ. Перелік реквізитів і схеми їх розташованості наведено у додатках 1, 2, 3 до Методичних рекомендацій.

3.1. Зображення Державного герба України (реквізит 01) відтворюють на бланках документів державних установ з обов’язковим додержанням пропорцій зображення герба відповідно до Постанови Верховної Ради України “Про Державний герб України” від 19 лютого 1992 р. № 2137-XІІ.

На бланках із кутовою розташованістю реквізитів (далі – кутовий бланк) зображення Державного герба України розміщують на верхньому березі над серединою рядків з наз­вою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів (далі – поздовжній бланк) – у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота – 17 мм, ширина – 12 мм (див. додатки 5, 10).

Зображення герба Автономної Республіки Крим розміщують на бланках установ Автономної Республіки Крим лише разом із зображенням Державного герба України (Закон України “Про Автономну Республіку Крим” від 7 березня 199 р. № 95/95-ВР

ст. 7).

3.2. Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) (реквізит 02) розміщують на лівому березі бланка на рівні назви організації або частково чи повністю на площі, що відведена для розміщення реквізитів “Назва організації вищого рівня”, “Назва організації”, “Назва структурного підрозділу організації” (див. додатки 6, 7, 8).

Не можна на бланку замінювати назву організації зображенням емблеми. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного герба України.

На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі бланка, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Державного герба. Розміри зображення емблеми не обмежуються. Рекомендовано висоту зображення – не більше 17 мм.

3.3. Зображення нагород(реквізит 03) можна розміщувати на лівому березі бланка документа на рівні назви організації або частково чи повністю на площі, що відведена для розміщення реквізитів “Назва організації вищого рівня”, “Назва організації”, “Назва структурного підрозділу організації”. Якщо назву нагороди включено правовим актом до назви організації, надрукованої на бланку, то розміщувати на ньому зображення цієї нагороди не потрібно.

3.4. Код організації (реквізит 04) проставляють за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

Код організації є однією з основних пошукових ознак інформації в автоматизованих системах діловодства. Його фіксування сприяє прискоренню передавання документованої інформації засобами електрозв’язку, зменшенню кількості помилок, можливих під час передавання довгих назв організацій. На бланках для листів цей код проставляють після реквізиту “Довідкові дані про організацію” (див. додатки 5, 6). На бланках уніфікованих форм документів код за ЄДРПОУ наносять у спеціально зазначених місцях.

3.5. Код форми документа (реквізит 05) проставляють згідно з ДК 010-98 – Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД), затвердженим наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 р. № 1024.

ДКУД містить назви та кодові позначення уніфікованих форм документів, що входять до уніфікованих систем документації (УСД). Однією з УСД є уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (див. додаток 11).

Код форми документа є цифровим позначенням уніфікованої форми документа, що визначає належність конкретного виду документа до певного класу та підкласу уніфікованої системи управлінської документації, а також однією з основних пошукових ознак в автоматизованих системах діловодства.

Необхідність фіксування коду форми документа вирішує організація окремо для кожного виду документа.

Цей реквізит друкують шрифтом розміром 8 друкарських пунктів вище реквізиту “Назва виду документа” (див. додаток 8).

3.6. Назву організації вищого рівня (реквізит 06) зазначають скорочено або повністю. Реквізит розміщують над назвою організації автора документа.

Приклад 1

НАК “Нафтогаз України”

Дочірня компанія

“Укргазвидобування”

Приклад 2

Міністерство освіти і науки України

Київський національний

економічний університет

На бланках організації, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, вказують всі організації вищого рівня.

Приклад

Міністерство транспорту України

Державна адміністрація залізничного

транспорту України

Придніпровська залізниця

У бланку організації, яка водночас підпорядкована місцевій держадміністрації і міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщують тільки назву держадміністрації.

Приклад

Київська міська державна адміністрація

Головне управління культури

3.7. Назва організації (реквізит 07) повинна відповідати назві, зазначеній в її установчих документах (статуті, положенні, установчому договорі).

Скорочену назву зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в установчому документі. Скорочену назву подають в дужках або без них окремим рядком нижче повної назви (див. додатки 5, 6).

Якщо в установчих документах поряд з назвою організації українською мовою подають назву іноземною мовою, то останню відтворюють на бланку під назвою організації, що зафіксована українською мовою.

Документи створені від імені кількох організацій, у тому числі органами державної влади і громадськими організаціями (спільні накази, постанови, листи тощо) оформлюють не на бланках.

Якщо документ підготовлений організаціями одного рангу, їхні назви розміщують на одному рівні.

Приклад

НАКАЗ

17.05.2003 м. Київ № 109/95/157

3.8. Назву структурного підрозділу (реквізит 08) або територіального відділення, філії, посадової особи зазначають на бланку, якщо структурний підрозділ є автором документа, а його керівник (або посадова особа) має право підпису документа. Цей реквізит розміщують під назвою організації (див. додаток 7).

Назву структурного підрозділу переважно зазначають у внутрішніх документах (протоколах, доповідних і службових записках тощо).

3.9. Довідкові дані про організацію (реквізит 09) містять відомості, необхідні під час здійснення контактів з юридичними та фізичними особами. До складу цього реквізиту входять: поштова адреса; номер телефону та інші відомості; за необхідністю – номери факсів, телексів, рахунків у банку, адреса електронної пошти та веб – сайта, дані про ліцензії, патенти тощо (див. додатки 5, 6).

Поштову адресу вказують відповідно до п. 60 Правил надання послуг поштового зв’язку, що затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 4 жовтня 2000 р. № 1515 (див. п. 3.16).

Якщо організація зареєстрована за однією адресою, а знаходиться за іншою, у бланку зазначають поштову адресу за місцем розташування організації.

3.10. Назва виду документа (реквізит 10) має відповідати переліку форм документів, що їх використовують в організації.

Назва виду документа може бути заздалегідь зафіксована на бланку (див. додаток8) або надрукована під час безпосереднього оформлювання документа.

На поздовжніх бланках назву виду документа фіксують посередині (див. додаток 8), а на кутовому – у лівому верхньому куті під назвою організації або структурного підрозділу.

3.11. Дата документа (реквізит 11) – обов’язковий реквізит кожного документа, що фіксує час його створення та/або підписання, затвердження, прийняття, погодження, реєстрації, видання.

Дату документа проставляють арабськими цифрами у послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць проставляють двома парами арабських цифр, рік – чотирма арабськими цифрами. Наприклад, дату 29 липня 2003 року треба оформлювати 29.07.2003.

ДСТУ встановлено, що спосіб написання дат залежить від характеру документа: у нормативно-правових документах, а також документах, що мають відомості фінансового характеру застосовують словесно-цифровий спосіб датування (29 липня 2003 року

або 29 липня 2003 р.). Це зумовлено усталеною практикою, а також прагненням перешкодити підробленню дати.

Міжнародними стандартами встановлено цифровий спосіб датування у такій послідовності: рік, місяць, день місяця (2003.07.29). ДСТУ таке датування допускає.

Для розпоряджень, наказів, інструкцій, положень, довідок тощо основною датою є дата підписання або затвердження. Її проставляє особа, яка підписує або затверджує документ. Документи, що видають дві або більше організації, повинні мати одну дату (див. п. 3.7.).

Для службових листів основною датою є дата реєстрації.

У документах (протоколах, актах), в яких зафіксовано рішення, прийняте колегіально на засіданні, нараді, під час проведення перевірки або будь-якого іншого заходу, основною датою є дата, коли цей захід відбувся.

3.12. Реєстраційний індекс документа (реквізит 12) – це умовне цифрове позначення, що надають документу під час реєстрації. Іноді застосовують літерно-цифрове позначення (наприклад, під час реєстрації звернень громадян; наказів з особового складу).

Реєстрації підлягають документи, створені організацією та ті, що надходять від інших організацій і фізичних осіб, крім документів, які не підлягають реєстрації (згідно з переліком таких документів, що має бути додатком до інструкції з діловодства організації).

Реєстраційний індекс вхідних і вихідних документів складається з порядкового номера (у межах груп документів), який може доповнюватись індексом справи за номенклатурою, індексом структурного підрозділу або виконавця, кореспондента,. Наприклад: 190/03-10, де 190 – порядковий реєстраційний номер документа, 03-10 – індекс справи за номенклатурою; 02-583, де 02 – група документів згідно з класифікатором виконавців,583 – порядковий номер.

Реєстраційним індексом постанов, наказів, розпоряджень, протоколів засідань різних рад, комісій, зборів тощо є порядковий номер документа у межах календарного року. У навчальних закладах реєстрація може вестись за навчальним роком.

У документі, авторами якого є декілька організацій, реєстраційні індекси авторів ставлять через похилу риску згідно з послідовністю зазначення авторів в документі (зліва направо) (див. п. 3.7).

3.13. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь(реквізит 13) фіксують тільки у документі, що є відповіддю на інший документ (лист, довідка, доповідна записка, акт, висновок тощо). Відомості у реквізит переносять з ініціативного документа, на який дають відповідь, і, як правило, вони включають його

Відповідно до пункту 1 Порядку ціноутворювання на роботи (послуги), що виконують державні архівні установи, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 24 січня 2001 р. № 6 і зареєстрованого Міністерством юстиції України 27 лютого 2001 р. за № 179/5370, та у зв'язку з упорядкуванням оплати праці працівників архівних установ

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити ціни на роботи (послуги), що їх виконують центральні державні
   архівні установи на договірних засадах (у додатку).
2. Вважати такими, що втратили чинність накази Держкомархіву України.
3. Відповідальність за додержання центральними державними архівними уста
   новами цін покласти на їх директорів.

Голова Підпис Ініціали(и), прізвище

Зворотній бік аркуша

ВНУТРІШНІ ВІЗИ

Помічник Голови Державного

комітету архівів України

Цей документ підлягає державній реєстрації Підпис Ініціали(и), прізвище

Начальник відділу формування

Національного архівного фонду

та діловодства Держкомархіву України Підпис Ініціали(и), прізвище

Начальник відділу зберігання

та обліку Національного архівного фонду

Держкомархіву України Підпис Ініціали(и), прізвище

Начальник відділу інформації, використання

Національного архівного фонду і зовнішніх

зв'язків Держкомархіву України Підпис Ініціали(и), прізвище

Директор Центрального державного

кінофотофоноархіву України

ім. Г. С. Пшеничного Підпис Ініціали(и), прізвище

Начальник фінансово-економічного відділу

Держкомархіву України Підпис Ініціали(и), прізвище

Додаток 11