Какие ошибки наиболее часто встречаются у тех, кто слушает?

Ошибка 1. Дегрессия (удаление от предмета), которая обычно свойственна интеллектуальным слушателям, использующим промежутки времени (возникающие из-за того, что скорость мышления превышает скорость речи) на побочные мысли, в результате чего они могут полностью потерять нить изложения.

Ошибка 2. Заострение внимания на голых фактах; они, конечно, важны, но на них нельзя зацикливаться. Поэтому психологи советуют при любом перечислении ориентировать внимание только на наиболее существенные моменты.

Ошибка 3. Уязвимые места для многих людей - это такие критические слова, которые особенно действуют на психику, выводя человека из состояния равновесия. Например, слова «землетрясение», «рост цен», «инфляция», «90 % заработной платы» вызывают у некоторых людей психический ураган, возникает неосознанное желание протестовать и скандалить.

Готовы ли вы к проведению беседы? Перед началом беседы ответьте сами себе на следующие вопросы:

1. -Все ли я тщательно продумал?

2. Свободен ли я от стереотипов, готов ли воспринимать людей, гибко реагировать на происходящие в них изменения?

3. Вполне ли я готов выслушать собеседника (собеседников) и правильно ответить на возможные вопросы?

4. Является ли мой план беседы точным, ясным и корректным?

5. Не вызовет ли мой план беседы вопросов, уводящих обсуждение в сторону?

6. Выглядят ли мои формулировки естественными и убедительными?

7. Все ли мои мысли выражены точно и ясно?

8. Правильно ли я выбрал тон проведения беседы?

9. Пытался ли я представить себя на месте собеседника (собеседников), понять его (их)?

10. Если бы подобная беседа была проведена со мной, остался бы я доволен ею?

ТЕМА 25 ВИДЫ СОВЕЩАНИЙ. ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ

Совещания могут быть формальными и неформальными. Достоинство формальных совещаний – это наличие формальных правил и процедур, поощряющих и защищающих демократию. Формальные процедуры помогают избежать опасности выхода совещания из-под контроля, благодаря чему формальные совещания предсказуемы. Обычный минимум формальных процедур и правил: правило обращения с комментариями к председателю, а не к последнему выступающему, наличие повестки дня, ведение протокола и предварительная рассылка участникам документов совещания.

Неформальные совещания могут принимать форму случайной встречи. На них обычно не бывает отпечатанной повестки дня и формально назначенных председателя и секретаря.

Функции совещаний:

1) Объединение знаний и опыта участников;

2) Озвучивание претензий и жалоб;

3) Сбор информации;

4) Оценка текущего состояния дел;

5) Предоставление информации;

6) Выяснение последствий осуществляемых или предполагаемых изменений;

7) Принятие решений;

8) Распределение ресурсов;

9) Оказание влияния на политику;

10) Помощь в принятии стратегических решений;

11) Помощь в решении стратегических проблем;

12) Усиление кооперации и преданности работников;

13) Распределение обязанностей;

14) Согласование действий.

Типы совещаний

Инструктивные совещания. Цель: проинструктировать людей об их работе и ответственности или передать информацию на нижние уровни крупной организации.

Деловые совещания. Цель: принятие решений. Участники делятся информацией, обсуждают вопросы повестки дня и принимают по ним решения. Недостаток: большая продолжительность обсуждений.

Комитеты планирования в рабочие группы. Проработка политики, планирование текущей работы, управление кружками качества, планирование ежегодных общих собраний требуют много времени, и эти дела лучше поручить небольшим группам, снабдив их четкими инструкциями.

Консультационные совещания. Консультационные совещания могут оказаться полезными для планирования. Могут проводиться либо с подчиненными (могут способствовать укреплению чувства сопричастности и преданности организации), либо с представителями профсоюзов, клиентами, потребителями, представителями общественности.

Производственные совещания. Цель: заслушивание отчетов о проделанной работе, коллективное обсуждение текущих проблем, например, кризисной ситуации в какой-либо команде.

Итоговые совещания. Проводятся время от времени для оценки прогресса, достигнутого организацией, подразделением, отдельными работниками в продвижении к поставленной цели. Иногда полезно присутствие фасилитатора (посредника).

Стили совещания

Совещания могут различаться по стилю. От стиля зависит характер и объем работы, с которой совещание может успешно справиться, характер решений, которые могут быть приняты, способы, которыми могут пользоваться участники, чтобы влиять на ход и результаты совещания, и степень удовлетворенности участников. Понимание стиля совещания может помочь:

- Лучше использовать имеющиеся возможности для активного участия;

- Изменить стиль совещания, если чувствуете, что он неподходящий, т.е. неприятен для участников и препятствует достижению целей организации.

Стили совещания можно классифицировать с помощью двумерной модели, оси которой формальность - неформальность, состязательность - согласительность (рис. 5).

Состязательный стиль чаще всего характерен для совещаний, участники которых представляют группы с различающимися интересами и взглядами. Обычно участники таких совещаний руководствуются в своем поведении следующими соображениями:

1) Лучший способ уяснения проблемы заключается в открытой дискуссии по всем спорным вопросам.

2) Каждый волен лоббировать и отстаивать свою точку зрения.

3) Консенсус маловероятен.

4) Ограниченное доверие - не слишком доверяйте тем, кто декларирует вам поддержку.

Согласительный стиль наиболее вероятен, когда участники совещания имеют сходные ценности, взгляды и цели. Обычно участники совещаний этого стиля руководствуются в своем поведении следующими соображениями: лучший способ уяснения проблемы заключается в обмене мнениями и обсуждении различных точек зрения в атмосфере взаимопонимания и доверия; от индивидуумов ожидается подчинение их личных интересов интересам группы в целом, а индивидуумы, в свою очередь, ожидают, что их мнения будут должным образом учтены. Завоевание голосов не практикуется, как занятие ненужное и отнимающее время у продуктивного обсуждения; принимаемые решения отвечают интересам как группы в целом, так и отдельных ее членов.

Рис. 5. Стили совещаний

Причины низкой эффективности совещаний Таблица 5