Библиографическое описание различных видов произведений печати

Законы и государственные стандарты. Например:

Трудовой кодекс Российской Федерации (в ред. Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ)

Федеральный закон от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи».

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536).

Книга одного автора. Библиографическая запись производится под заголовком, в заголовке приводится имя автора, причем после фамилии необходимо поставить запятую, потом инициалы автора. После основного заглавия за косой чертой проставляются сведения об ответственности[1] – здесь необходимо повторить фамилию автора, проставив инициалы перед фамилией. Например:

Янковая, В.Ф. Как организовать делопроизводство / В.Ф. Янковая. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с.

Книга двух авторов. Библиографическая запись производится под заголовком, в заголовке приводится имя одного, первого автора. После основного заглавия за косой чертой приводятся имена обоих авторов. Например:

Санкина, Л.В. Делопроизводство в коммерческих организациях: на примере акционерного общества / Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. – М.: МЦФЭР, 2005. – 144 с.

Книга трех авторов. Библиографическая запись производится под заголовком, в заголовке приводится имя одного, первого автора. После основного заглавия за косой чертой приводятся имена трех авторов Например:

Быкова, Т.А. Подготовка документов к последующему хранению и использованию / Т.А. Быкова, Е.М. Емышева, О.В. Мосягина. – М.: МИФИ, 1996. – 112 с.

Книга четырех и более авторов. Библиографическая запись приводится под основным заглавием книги. Далее через косую черту следует имя первого автора с добавлением в квадратных скобках сокращения «и др.». Например:

Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов / В.В. Галахов [и др.]. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. – 456 с.

Сборник статей. Например:

Коммуникация и конструирование социальных реальностей: Сб. науч. статей / Отв. ред. О.Г. Филатова. – Ч. 1. – СПб.: Роза мира, 2006. – 398 с.

Статья из сборника. Например:

Кузнецова, Н.И. Исполнительная власть в речевом «зеркале» деловой переписки // Проблемы речевой коммуникации: Межвуз. сб. науч. тр. / Под ред. М.А. Кормилицыной, О.Б. Сиротининой. – Саратов: Изд-во Сарат. ун-та, 2004. – С. 47 – 55.

Статья из газеты или журнала. Например:

Лажинцева, Е. Как «Майкрософт» решает вопросы терминологии // Мир Интернет, 1999. – № 5. – С. 86 – 88.

Библиографическое описание электронного документа

При описании web-страницы наибольшие трудности вызывает идентификация автора. Если автор указан в начале или конце текста, описание может быть выполнено под его фамилией. В случае отсутствия этих данных допустимо указывать название сайта, на котором размещен источник в качестве коллективного автора. Библиографическое описание включает в себя следующие обязательные элементы: Автор. Заглавие страницы. [Указание типа документа]. (Электронный адрес). Дата обращения.

Например:

Электронные офисные системы. «Электронные офисные системы» – автоматизация делопроизводства и электронный документооборот. [Электронный документ]. (http://eos.ru/eos/eos). Проверено 17.12.2006.

Описание статьи из электронного журнала похоже на описание web-страницы, но наличие формальных данных позволяет выполнить его более строго, максимально приблизив к описанию статьи из печатного издания. Например:

Измалкова, С. А. Принципы построения эффективной системы информационной безопасности [Электронный документ] / С.А. Измалкова, А.В. Тарасов // Управление общественными и экономическими системами. – 2006. – № 2. (http://www.bali.ostu.ru/umc/arhiv/2006/2/Izmalkova_Tarasov.doc). Проверено 17.12.2006.

Документ, извлеченный из цифровой базы данных. Специфика подобных источников обусловлена малой эффективностью указания полного электронного адреса документа. Документ, извлекаемый из базы, часто имеет трудновоспроизводимый и к тому же непостоянный адрес, например, полный адрес приведенной ниже статьи Т.Р. Белой, М.Л. Гавлина и А.Н. Соковой имеет следующий вид: (http://www.ippnou.ru/article.php/_zip/_zip/docs/article/docs/article/article.php?idarticle=001371). По этой причине в описании подобных документов ограничиваются указанием электронного адреса самой базы. Например:

Белая, Т.Р. Методика составления и применения примерной номенклатуры дел [Электронный документ] / Т.Р. Белая, М.Л. Гавлин, А.Н. Сокова // Институт проблем предпринимательства. (http://www.ippnou.ru/articlescategory.php). Проверено 17.12.2006.

Библиографические ссылки

Библиографическая ссылка – это совокупность сведений о цитируемом, рассматриваемом или упоминаемом в тексте документа другом документе (другого документа или группе документов), необходимых для его общей характеристики, идентификации и поиска.

В курсовых и дипломных работах используются внутритекстовые ссылки, которые могут быть представлены в двух видах.

1. После цитаты в квадратных скобках указывается автор работы, год издания и страница. Идентификация документа происходит по библиографическому списку, в котором каждая запись начинается с заголовка, в котором приводится фамилия одного, первого автора. Пример:

Исследователи отмечают, что главной особенностью коллежского делопроизводства является его законодательное регулирование [Быкова 2006, 27].

2. Если в курсовой или дипломной работе, в дипломном проекте, посвященном оптимизации делопроизводства, много ссылок на нормативно-правовые и нормативно-методические акты, названия которых многословны, в квадратных скобках после цитаты приводится номер документа по библиографическому списку. Этого достаточно для цитирования законодательных и нормативно-методических документов. Например:

Впервые стандарт носит рекомендательный характер, что обусловлено современным законодательством [5].

Персональные данные определяются как «информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника» [2].

Для цитирования монографий и статей к номеру документа по библиографическому списку прибавляется номер страницы. Например:

В.Ф. Янковая рассматривает этапы разработки Табеля форм документов. Это сбор и анализ материала; выбор формы Табеля; формирование структуры Табеля; составление Табеля [38, 159].

Главным требованием при оформлении библиографических ссылок является требование единообразия: необходимо выбрать один из существующих вариантов оформления ссылки и придерживаться его во всей работе.