Вимоги до оформлення документів

Стандартизація змушує автора не творити тексти, а відтворювати їх за готовими зразками, укладати за певною схемою. Крім того, високий рівень стандарту диктує не тільки вибір мовних засобів, а й форму документа, взаєморозташування в ньому частин, вибір шрифту тощо.

Стандартизація є обов’язковою ознакою всіх документів, але ступінь вираження залежатиме від виду документа.

Як сам процес створення документів, так і організацію роботи з ними завжди регламентують спеціальні законодавчо-нормативні та нормативно-методичні акти.

Вимоги до документа можна кваліфікувати за правовими, мовними, логічними та технічними ознаками.

Правові вимоги до документа: документ видає повноважний орган чи особа відповідно до їх компетенції; він повинен відповідати чинному законодавству і директивним вказівкам керівних органів; має бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки; має відповідати своєму призначенню і укладатися за певною чи встановленою формою; бути бездоганно відредагованим та оформленим.

Логічні вимоги: використання засобів логічної оцінки матеріалу для зв’язності окремих частин, зазначення черговості здійснення (у першу чергу, одночасно, після тощо); врахування таких елементів, як актуальність фактів та їх своєчасність; послідовність викладення тексту та його частин.

Технічні вимоги. Для укладання будь-якого документа існує відповідний формат паперу. Загальновизнаний формат А4, текст якого друкується через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А5 – через один інтервал. Тексти документів, що готуються для друкованого видання, друкують через два інтервали.

У діловодстві розроблені й діють певні вимоги і правила щодо оформлення сторінки та її нумерації.

При оформленні документів на двох і більше аркушах сторінки, частин, починаючи з другої, мають бути пронумеровані.

Номери сторінок необхідноі проставляти посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами. Крапки й тире перед цифрами й після них не проставляють.

Номер сторінки друкують в інтервалі 10-15 мм від верхнього зрізу аркуша.

Колір паперу – білий, хоча останнім часом є тенденції використання у документоведенні різних кольорів.

Важливе значення при складанні документа і набуття ним юридичної сили мають реквізити. Тому слід дотримуватися вимог до їх використання та розташування.

Не можна забувати про поля документа, які також мають важливе значення при зшиванні документа у томи справи.

Мовні вимоги. Обов’язковим складником ділових паперів, де викладають зміст документа, є текст. Вимоги до тексту документа:

1. Документ має бути позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

2. Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початку та закінчення документа: стійкі (стандартизовані) словосполучення типу: відповідно до…, у зв’язку з…, з метою…, як виняток… Використовувати синтаксичні конструкції: Доводимо до Вашого відома…, Відповідно до попередньої домовленості…, У порядку обміну досвідом… тощо. На початку речення вживати дієприслівникові звороти: враховуючи певні обставини…, розглянувши питання…, порушивши справу…, вступивши до вищого навчального закладу… тощо.

3. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні.

4. У текстах уживають словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу та наказової форми дієслів у 1-й особі однини. Наприклад: рішення надсилається, академія запрошує, управління проводить конкурс, міністерство попереджає; пропоную, наказую

Вживаються звороти, такі як: вжити заходів, оголосити подяку, накласти дисциплінарне стягнення, брати участь, надати слово тощо. Текст документа чітко і переконливо повинен відбивати причину й мету написання, розкривати суть справи.

Найхарактерніші речення – прості поширені.

5. Текст викладають від третьої особи:

Ректорат університету порушує питання про заохочення студентів, які брали участь у заходах до…

Від першої особи пишуть рапорти, заяви, автобіографії, накази, пояснювальні записки.

6. Уживають форми ввічливості: шановний, високоповажний, вельмишановний, пане, добродію.

7. Підмет стоїть перед присудком.

8. Використовують непрямий порядок слів у ділових та наукових текстах, коли треба наголосити на певному слові. Наприклад, у повідомленні: «Завтра відбудеться засідання профспілкового комітету», наголошують на часі проведення заходу.

9. Вставні слова ставлять на початку речення: вони вказують на висловлене раніше, служать для пояснення окремих слів і словосполучень, відсилають до джерел та ін. ( Як наголошувалося раніше, треба виходити із інтересів спонсорів. )

10. У текстах документів переважно використовується непряма мова.

11. Уживають дієприслівникові звороти на початку речення: Беручи до уваги… . Враховуючи вищезазначене… .

12. У текстах використовують загальноприйняті абревіатури та скорочення.

Питання для самоконтролю

1. Що таке документ?

2. Назвіть реквізити документів.

3. Які є вимоги до оформлення тексту документів? Охарактеризуйте їх.

ТЕМА 9. ЕТИКЕТ СЛУЖБОВОГО листУВАННЯ

1. Службові листи

2. Реквізити службових листів

3. Мовні формули службового листування

4. Види листів

Службові листи

Службові листи слугують для розв’язання різноманітних питань, які виникають в управлінській діяльності. Головна мета службового листа -спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Структурними елементами змісту листа є вступ, докази, висновки й закінчення. Службовий лист повинен бути чітким, стислим, зрозумілим.

Службовий лист –це довідково-інформаційний документ, за допомогою якого відбувається спілкування між юридичними та фізичними особами.

В управлінській діяльності службові листи розрізняють за функціональними ознаками: листи, що вимагають відповіді: лист-запит, лист-звернення, лист-пропозиції, лист-вимоги, лист-підтвердження, лист-розпорядження, супровідний лист тощо; листи, що не вимагають відповіді: листи-відповіді, інформаційні, рекламні, гарантійні, листи-підтвердження, рекомендаційні та інші. За кількістю адресатів: звичайні та колективні(надсилаються на одну адресу, але колективні мають декількох адресатів),циркулярні листи(надсилаються керівною установою до структурних підрозділів). За терміном виконання: термінові( якщо в них зазначається термін виконання, встановлений законом, пра­вовим актом, розпорядженням, наказом) й нетермінові (якщо вони не містять посвідчення про термін). Незважаючи на низький рівень уніфі­кації та стандартизації, ділові листи складають за типовимита трафаретнимистандартами. За призначенням: службові листи бу­вають звичайними, секретнимита призначеними для служ­бового користування.

Оформлення листів здійснюється у вигляді лінійногоза­пису на бланку, що містить віддруковані реквізити установи, закладу, організації. Текст службового листа повинен бути простим і висвітлювати лише одне питання. Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Тон листа має бути нейтральним.

Реквізити службових листів

У сучасних умовах ділове листування все частіше відходить від надмірно сухої офіційності, заштампованих канцеляризмів, проте не варто забувати про обов’язкові елементи та правильний порядок їх розташування, що сприяє створенню єдиного зразка формуляра.

Для офіційних листів рекомендують такі реквізити:

1) Державний герб;

2) емблема підприємства, установи чи організації;

3) зображення державних нагород;

4) код підприємства, організації, установи;

5) назва підприємства, організації чи установи-адресанта;

6) назва структурного підрозділу;

7) індекс підприємства зв'язку;

8) поштова і телеграфна адреса;

9) номер телефону;

10) номер телетайпа;

11) номер факсу;

12) номер розрахункового рахунка в банку;

13) дата;

14) індекс документа;

15) посилання на індекс і дату вхідного документа;

16) адресат;

17)заголовок до тексту;

18) текст;

19) відмітка про наявність додатку;

20) підпис;

21) відмітка про направлення копії за іншими адресами;

22) прізвище, ім'я, по батькові та телефон виконавця.

Уніфікація формуляра листа сприяє створенню єдиного зразка формуляра та пошуку необхідної інформації. Правильно оформлена ділова кореспонденція – це обличчя компанії, фірми, установи.