Організація облікового процесу на підприємстві

У сучасних умовах господарювання одним із заходів, спрямованих на вдосконалення управління підприємством є раціональна організація бухгалтерського обліку, яка забезпечує високий рівень виконання його завдань, чіткий порядок у його веденні.

Від раціональної організації бухгалтерського обліку залежить можливість отримання й представлення зацікавленим користувачам, як зовнішнім так і внутрішнім, всієї необхідної інформації.

Облікова політика підприємства – це сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності. Тобто це вибір підприємством певних і конкретних методик, форми і техніки ведення бухгалтерського обліку, виходячи з чинних нормативних актів і особливостей діяльності підприємства. Облікова політика підприємства затверджується керівником підприємства у Наказі про облікову політику (Додаток Л).

Раціональна організація бухгалтерського обліку дозволяє вдосконалювати документування господарських операцій і документообороту, обробку інформаційних даних у бухгалтерському обліку, ефективно використовувати робочий час облікових працівників, здійснювати точний, своєчасний і дієвий облік за найменших витрат часу і засобів на його ведення, забезпечує узгоджену ритмічну працю на всіх етапах облікового процесу.

Організація бухгалтерського обліку супроводжує створення підприємства та забезпечує його підготовку до ефективної діяльності. Без організованого бухгалтерського обліку неможлива діяльність суб’єктів господарювання, оскільки це суперечить чинному законодавству України.

Процес організації бухгалтерського обліку передбачає вибір, впорядкування, встановлення зв’язку та об'єднання в часі й просторі необхідних складових. Таке розуміння є основою для пояснення організації бухгалтерського обліку як цілеспрямованого об’єднання, встановлення зв’язків, складових, які забезпечують виконання бухгалтерським обліком своїх завдань.

Організація бухгалтерського обліку - це сукупність заходів власника (керівника) підприємства, які мають цілеспрямований характер щодо створення, забезпечення, постійного впорядкування і вдосконалення функціонування системи бухгалтерського обліку та здійснення його процесу на підприємстві.

Розглянемо організацію обліково-звітного процесу з обліку розрахунків з покупцями і замовниками на підприємстві (рис. 2.1).

Бухгалтерія в СТОВ «СЛОВЕЧНЕ» є самостійним структурним відділом управління і підпорядковується директору товариства. Свою діяльність здійснює відповідно до Положення про бухгалтерську службу (Додаток М).

В своїй діяльності відділ керується чинним законодавством, інструкціями, нормативно-правовими актами органів державної влади і місцевого самоврядування, керівними матеріалами фінансових, контрольно-ревізійних та податкових органів з організації бухгалтерського обліку та складання звітності, а також іншими документами, які регулюють господарсько-фінансову діяльність об'єднання. Постановами і роз'ясненнями з питань праці і заробітної плати, затвердженими нормативами по окремим статтям доходів та витрат, наказами і розпорядженнями по підприємству.

Структура, штати і чисельність бухгалтерії затверджуються директором товариства відповідно типових структур та нормативної чисельності.

Бухгалтерію очолює головний бухгалтер, якого призначають та звільняють від займаної посади наказом директора по об'єднанню.

Головний бухгалтер виконує такі функції і задачі:

- здійснює керівництво роботою з питань економічного планування в об'єднанні по удосконаленню організації праці, управлінню виробництвом, бухгалтерського обліку та звітності;

- забезпечує раціональну систему документообороту, застосовує прогресивні форми і методи ведення бухгалтерського обліку, що дозволяють здійснювати строгий контроль за раціональним і ощадливим використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів;

- забезпечує повний облік грошових засобів, що надходять, товарно-матеріальних цінностей і основних засобів, також своєчасне відображення в бухгалтерському обліку операцій, зв'язаних з їхнім рухом;

- забезпечує точний облік результатів господарсько-фінансової діяльності підприємства відповідно до встановлених правил;

- забезпечує правильне нарахування і своєчасне перерахування обов'язкових платежів та податків;

- забезпечує перевірку організації бухгалтерського обліку і звітності на підприємстві, своєчасний інструктаж працівників з питань бухгалтерського обліку, контролю, звітності й економічного аналізу;

- забезпечує складання бухгалтерської звітності на основі даних бухгалтерського обліку, первинних документів, представлення її у встановленому порядку і терміни відповідним органам;

- забезпечує здійснення (разом з іншими службами) економічного аналізу господарсько-фінансової діяльності підприємства по даним бухгалтерського обліку і звітності з метою виявлення внутрішньогосподарських резервів, попередження втрат і непродуктивних витрат;

- забезпечує активну участь працівників бухгалтерського обліку у розробці і здійсненні заходів, спрямованих на дотримання державної дисципліни;

- забезпечує своєчасне проведення разом з іншими службами і підрозділами перевірок і документальних ревізій;

- забезпечує зберігання бухгалтерських документів, оформлення і передачу їх у встановленому порядку до архіву;

- контролює дотримання встановлених правил оформлення приймання і відпустки товарно-матеріальних цінностей;

контролює правильність витрат ТМЦ, встановлення посадових окладів, суворе дотримання штатної, фінансової і касової дисципліни;

- контролює дотримання встановлених правил проведення інвентаризацій коштів, ТМЦ основних фондів, розрахунків і платіжних зобов'язань;

- забезпечує стягнення у встановлений термін дебіторської і погашенням кредиторської заборгованості, дотриманням платіжної дисципліни;

Рис. 2.2. Організація обліково-звітного процесу з обліку доходів

- забезпечує законність списання з бухгалтерських балансів нестач, дебіторської заборгованості та інших втрат;

- забезпечує підготовку заходів, що попереджають утворення нестач та незаконну витрату коштів і ТМЦ, порушення фінансового і господарського законодавства. У випадку виявлення незаконних дій посадових осіб (приписки, використання засобів не по призначенню та інші зловживання і порушення) головний бухгалтер докладає про це директору об'єднання для вживання заходів;

- дотримується зобов'язання по охороні праці, передбачені колективним договором і правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства;

- встановлює службові обов'язки для підпорядкованих йому працівників та вживає заходів для забезпечення їх виконання;

- проводить інструктаж матеріально-відповідальних осіб з питань обліку та зберігання цінностей, що знаходяться на їх відповідальному зберіганні.

Головний бухгалтер здійснює керівництво бухгалтерією. Кожен з працівників бухгалтерської служби підприємства виконує свою частку бухгалтерської роботи, що в сумі складає весь бухгалтерський облік ТОВ «АДВЕНТІС».

Завдання та обов’язки працівників викладені в їх посадових інструкціях. Посадова інструкція головного бухгалтера СТОВ «СЛОВЕЧНЕ» наведена в Додатку Н

Крім того, з веденням бухгалтерського обліку пов’язані й інші працівники підприємства: керівники структурних підрозділів (начальники цехів, бригадири та ін.), окремі працівники (комірники, майстри, водії та ін.).

Товариство також встановлює перелік посадових осіб, що складають, підписують звітність і несуть відповідальність за подання її за призначенням у встановлені законодавством строки (Додаток О).

Взаємовідносини головної бухгалтерії з іншими підрозділами підприємства:

1. З відділами головного механіка і головного енергетика.

Головна бухгалтерія отримує: повідомлення про виконання заказів; затверджені у встановленому порядку акти на списання обладнання та енергообладняння з балансу.

2. З основними участками підприємства.

Головна бухгалтерія отримує:

- інформацію про матеріали, паливо, які використовуються під час виконання робіт, з указівкою виду виконаних робіт (лімітно-забірні карти, вимоги);

- інформацію про списання основних засобів (акти з указівкою причин або акти експертного обстеження);

- інформацію про внутрішнє переміщення матеріалів (накладна на внутрішнє переміщення матеріалів, з центрального складу на ділянку або з ділянки на ділянку);

- інформацію про відпрацьований робочий час на визначених видах робіт.

Відповідно до Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксації фактів здійснення господарських операцій у первинних документах, зберігання оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Керівник СТОВ «СЛОВЕЧНЕ» забезпечує неухильне виконання всіма підрозділами та працівниками підприємства вимог головного бухгалтера (бухгалтера) щодо дотримання правил ведення бухгалтерського обліку, надання для обліку документів і даних. Це здійснюється шляхом видання відповідних наказів, розпоряджень, затвердження положень про підрозділи, посадових інструкцій, іншими діями спрямованими на виконання вимог головного бухгалтера працівниками, які мають відношення до ведення бухгалтерського обліку.

В сучасних умовах господарювання з урахуванням існуючих організаційно-правових форм підприємницької діяльності, питання організації внутрішньогосподарського контролю є актуальними. При цьому дієвість контролю підвищується завдяки вмілому поєднанню різних методів, способів і прийомів здійснення контролю.

Організація внутрішньогосподарського контролю відповідно до Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” покладена на керівника підприємства. На підставі затвердженого плану та відповідно до посадових інструкцій працівники, зайняті управлінням здійснюють систематичний поточний і оперативний контроль за діяльністю підрозділів господарюючого суб’єкта. За результатами контрольних перевірок керівництво підприємства приймає рішення щодо усунення причин, що негативно впливають на діяльність господарюючого суб’єкта.

Головне завдання керівництва та облікового персоналу в процесі здійснення бухгалтерського контролю полягає у здійсненні заходів, які забезпечують своєчасне документування господарських операцій, збереження майна підприємства. Облікові дані, документи повинні бути точними, забезпечувати достатню впевненість у тому, що всі активи належним чином контролюються, а всі господарські операції адекватно відображаються у бухгалтерському обліку. Наприклад, якщо відділ постачання підтвердив надходження матеріалів актом приймання, то розрахунковий відділ бухгалтерської служби може звірити кількість і вартість цих матеріалів з даними рахунку-фактури постачальника.

Таким чином правильно організований бухгалтерський облік дає змогу усунути недоліки в системі обліку та за рахунок цього підвищити ефективність діяльності підприємства.

Отже, продумана система документообороту, швидка обробка та раціональна система зберігання документів забезпечують своєчасне отримання облікової інформації відповідними управлінськими структурами, надійний контроль за господарською діяльністю, гарантують цілісність зберігання документів.