Введення даних у комірки та редагування даних

Для того щоб ввести дані в комірку, цю комірку необхідно виділити. Для цього достатньо натиснути один раз лівою клавішею миші всередині комірки. Також можна вказати адресу в рядку формул у покажчик для переходу комірки, розміщений у лівій верхній частині вікна.

У комірку можуть бути введені дані двох типів значення або формули. Значення можуть бути одного з таких типів: число, дата, текстовий рядок.

Для введення чисел із клавіатури можна користуватися цифрами від 0 до 9, знаками «+» (для додатних чисел) або «-» (для від’ємних чисел), знаком «/» для введення дробових чисел, символами «кома» або «крапка» (залежно від налаштувань) комп’ютера для розділення цілої та дійсної частини числа. Кожне число характеризується своїм значенням та зображенням (представленням у комірці), яке залежить від формату комірки. Після введення числа необхідно натиснути клавішу Enter або виділити іншу комірку.

Для введення текстового рядка в комірку використовується символ «пробел» для розділення слів. Максимальна довжина тексту комірки – 255 символів. Якщо послідовність цифр необхідно ввести як текстовий рядок, то цій послідовності повинен передувати символ «апостроф» (наприклад, ‘123).

Для введення дат рекомендується використовувати знак «/» як розділювач між днем, місяцем та роком. Однак можна вводити дати і в інших форматах, відповідно до встановлених шаблонів дати (наприклад, через символ «крапка» або «–»).

Значення, що розміщене в комірці незалежно від того, якого типу дані були в неї введені, можна переглянути в рядку формул.

З першого символу, набраного в поточній комірці, в рядку формул з’являються два значки: «червоний хрест» (Відміна) і «зелена галочка»(Введення). В самій комірці з’являється курсор клавіатури. Якщо під час заповнення комірки набрали не той символ, натисніть клавішу ← (Backspace), щоб його стерти. Для відміни помилково набраного запису натисніть клавішу Esc. В Excel десятковий дріб набирається через кому, дата через крапку або символ «/», час через двокрапку. Наприклад: 3,14 56,09 15.12.2003 20/03/37 10:25:15. Те, що набирається в поточній комірці, з’являється відразу в двох місцях: в самій комірці і в рядку формул. Поки не подана відповідна команда для зберігання, набрані символи в комірці можна редагувати. Перехід на нову комірку справа або вниз відбувається автоматично, в залежності від того, якою клавішею введено зміст у попередню комірку. Якщо натиснути клавішу Enter або клавішу ↓ на клавіатурі, то відбудеться перехід вниз від поточної комірки. Якщо натиснути клавішу Tab або клавішу → на клавіатурі, то відбудеться перехід вправо від поточної комірки.

Для виправлення помилки в комірках поступають так:

- Щоб виправити кілька символів, треба двічі клацнути на потрібній комірці, з’явиться курсор клавіатури. Перевести курсор у потрібне місце і виправити помилку.

- Щоб стерти запис, треба зробити комірку активною (клацнути на ній мишею) і натиснути клавішу Del.

- Щоб замінити запис, треба зробити комірку активною, набрати новий запис і натиснути клавішу Enter (або Tab).

Якщо помилково стерли запис у комірці, можна його поновити, якщо натиснути клавіші CTRL+Z ALT+BACKSPACE, або натиснути кнопку «Отменить» на панелі інструментів. Якщо було зроблено підряд кілька помилкових команд, то попередні дії можна виконувати кілька разів і «прокручувати» виконані команди у зворотному порядку.

Зміна ширини стовпця Для того, щоб змінити ширину стовпця, необхідно:

- У горизонтальному заголовку таблиці (де А, В, С, D ...) встановити курсор миші на лінію, що розділяє стовпці.

- Коли з’явиться стрілка , натиснути ліву кнопку миші.

- Утримуючи кнопку натиснутою, перетягти стрілку вправо для збільшення ширини стовпця або вліво для зменшення.

- Відпустити кнопку миші.

Вирівнювання записів комірок У комірці текст автоматично вирівнюється по лівому, а числа і дати – по правому краю. Щоб вирівняти запис активної комірки по-іншому, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів.

Щоб вирівняти записи в усіх комірках стовпця, треба зробити їх активними, для чого клацнути у горизонтальному заголовку таблиці на назві стовпця (він виділиться чорним кольором), потім клацнути на відповідній кнопці на панелі інструментів.

Аналогічно, щоб вирівняти записи в усіх комірках рядка, треба зробити їх активними, для чого клацнути у вертикальному заголовку таблиці на номері рядка (рядок виділиться чорним), потім клацнути мишею на відповідній кнопці на панелі інструментів.

Вставка рядків або стовпців Вставити порожній рядок або стовпець можна так: у таблиці відмітити рядок (стовпець), на місце якого ми маємо вставити порожній рядок (стовпець).·Виконати команду Главная – Ячейки – Вставить. Щоб вставити кілька рядків (стовпців), необхідно попередньо відмітити відповідну їх кількість. Після виконання команди помічені рядки (стовпці) зсунуться (вправо), на їх місце вставляться порожні рядки (стовпці).

Вилучення рядків або стовпців Вилучити рядок або стовпець можна так: у таблиці відмітити рядок (стовпець). Виконати команду Главная – Ячейки – Удалить. Щоб вилучити кілька рядків (стовпців), необхідно4 попередньо відмітити відповідну їх кількість. Помічені рядки (стовпці) після виконання команди «Удалить» зникнуть, нижні рядки (стовпці справа) зсунуться і займуть їхнє місце

Об’єднання суміжних комірок Для об’єднання кількох суміжних комірок в одну, щоб розмістити в ній текст, треба виконати такі дії: виділити комірки рядка, які треба об’єднати. На панелі інструментів клацнути на кнопці «Объединить и разместить в центре». В об’єднану комірку внести потрібний текст.

Використання формул

Для проведення обчислень використовують формули. Зображення формули можна переглянути в рядку формул, а в комірці буде відображатися результат обчислень. Введення формули починається з введення знака «=», за яким можуть бути введені операнди. Під операндами розуміють сталі значення, адреси комірок, імена функцій (стандартних або визначених користувачем), знаки арифметичних операцій («+» додавання, «–» віднімання, «*» множення, «/» ділення, «^» піднесення до степеня (2^3=2³), «%» відсоток), логічні операції порівняння (>, <, =, >=, <=, <>), а також дужки для визначення порядку виконання операцій.

Для введення у формулу адреси комірки можна виділити комірку одинарним натисканням лівою клавішею миші. Для того щоб у формулах використати діапазон комірок, його можна виділити, утримуючи натиснутою ліву клавішу миші, або самостійно задати діапазон, використовуючи знак «двокрапка» (наприклад, А1:А5).

Важливою є можливість переміщувати, копіювати та розмножувати значення та формули під час побудови електронних таблиць.

Автозаповнення вмісту комірки – це його копіювання в довільну кількість сусідніх комірок. Крім того, можна задати спосіб значень із заданим фіксованим кроком або прогресією. Найбільш простий спосіб виглядає так: введіть значення в комірку, підведіть покажчик миші до правого нижнього кута комірки (цей кут помічений жирною крапкою), щоб покажчик прийняв вид невеликого хрестика. Потім, натиснувши і утримуючи кнопку миші, перетягнете покажчик в тому напрямі, в якому необхідно заповнити комірки. Як тільки ви відпустите кнопку миші, всі комірки виділеного діапазону будуть заповнені (у них буде скопійовано значення, введене в першу комірку). Окрім цього, біля останньої комірки виділеного діапазону відобразиться кнопка, натиснувши яку ви відкриєте меню, зображене на малюнку.

Рис. 4.3 – Контекстне меню

У даному меню вкажіть відповідний варіант автозаповнення комірок. При виборі варіанту Копировать ячейки вміст першої комірки виділеного діапазону буде скопійований в решту всіх комірок. Якщо ви вкажете варіант Заповнити (до речі, дане значення заблоковано тоді, коли перша комірка діапазону містить текстове значення), то всі комірки будуть заповнені числовою послідовністю в порядку зростання. Наприклад, якщо в першу комірку діапазону введено значення 1, то при виборі варіанту Заполнить значення наступних комірок сформуються так: 2, 3, 4, 5 і так далі. При встановленому значенні Заполнить только форматы у всі комірки діапазону буде скопійовано тільки формат першої комірки, а при виборі варіанту Заполнить только значение – тільки значення першої комірки (формати залишаться колишніми).

Структура формули

Формули — це вирази, по яких виконуються обчислення. Формула завжди починається із знаку дорівнює (=). Формула може включати функції, посилання на комірки або імена, оператори і константи. Наприклад, у формулі =СУММ(В2:В8)*30

СУММ() – функція;

В2 і В8 – посилання на комірки;

: (двокрапка) і * (зірочка) – оператори;

30 – константа.

Функції – заздалегідь визначені формули, які виконують обчислення по заданих величинах, що називаються аргументами, і у вказаному порядку. Структура функції: ім'я функції, відкриваюча дужка, список аргументів, розділених крапками з комою, закриваюча дужка. Аргументом функції може бути число, текст, логічне значення, масив, значення помилки, посилання на комірку. Як аргументи використовуються також константи, формули, або функції. Посилання вказує на комірку або діапазон комірок аркуша, які потрібно використовувати у формулі. Можна задавати посилання на комірки інших листів поточної книги і на інші книги. Посилання на комірки інших книг називаються зв'язками.

Оператором називають знак або символ, що задає тип обчислення у формулі. Існують математичні, логічні оператори, оператори порівняння та посилання.

Константою називають постійне (не обчислюване) значення. Формула і результат обчислення формули не є константами.

Оператори

Арифметичні оператори. Арифметичні оператори служать для виконання арифметичних операцій, таких як додавання, віднімання, множення. Операції виконуються над числами.

Оператори порівняння. Оператори порівняння використовуються для порівняння двох значень. Результатом порівняння є логічне значення: або ІСТИННЕ, або ХИБНЕ.

Текстовий оператор конкатенації. Текстовий оператор амперсанд (&) використовується для об'єднання декількох текстових значень.

Оператори посилань. Оператори посилань використовують для опису посилань на діапазони комірок.

Створення і редагування формул

Введення формул з клавіатури. Формули можна вводити з використанням клавіатури і миші при роботі в будь-якій вкладці Excel. З використанням клавіатури вводять оператори (знаки дій), константи, дужки та, інколи, функції.

З використанням миші виділяють комірку і діапазони комірок, що включаються у формулу:

1. Виділіть комірку, в яку потрібно ввести формулу.

2. Введіть = (знак рівності).

3. Виділіть мишею комірку, що є аргументом формули.

4. Введіть знак оператора.

5. Виділіть мишею комірку, що є другим аргументом формули.

6. При необхідності продовжуйте введення знаків операторів і виділення комірок.

7. Підтвердіть введення формули у комірку: натисніть клавішу Enter або Tab або кнопку Введення (галочка) в рядку формул.

При введенні з клавіатури формула відображується як в рядку формул, так і безпосередньо у комірці. Комірки, які використовуються у формулі, виділені кольоровою рамкою, а посилання на ці комірки у формулі шрифтом того ж кольору.