Отбор данных с помощью запросов

Запросы являются основным средством просмотра, отбора, изменения и анализа информации, которая содержится в одной или нескольких таблицах ба- зы данных.

Существуют различные виды запросов, но наиболее распространенными являются запросы на выборку, с них и начнем наше знакомство.

1. Откройте базу данных «Фирма», созданную ранее.

2. Выполните команду: вкладка ленты Создание → Мастер запросов → Простой запрос.

3. В появившемся диалоговом окне (рис. 3) укажите таблицу Сотрудни-

ки и выберите поля Фамилия, Имя, Телефон. Нажмите кнопку Далее.

Рис. 3. Создание простого запроса

4. Введите имя запроса – Телефоны – и нажмите кнопку Готово. Перед вами появится запрос, в котором можно просмотреть телефоны сотрудников.

5. Следующий запрос попробуйте создать с помощью Конструктора, для этого выполните команду: вкладка ленты Создание → Конструктор запросов.

В диалоговом окне Добавление таблиц выберите таблицу Клиенты и щелкните на кнопке Добавить, а затем – на кнопке Закрыть.

Чтобы перенести нужные поля в бланк запроса, необходимо по ним

дважды щелкнуть левой кнопкой мыши (рис. 4).

Рис. 4. Создание запроса в режиме Конструктора

Чтобы отсортировать записи в поле Название компании в алфавитном порядке, необходимо в раскрывающемся списке строки Сортировка выбрать пункт по возрастанию.

Сохраните запрос с именем «Адреса клиентов».

10. Самостоятельно создайте запрос «Дни рождения», в котором можно будет просмотреть дни рождения сотрудников.

1) Допустим, мы хотим узнать, у кого из сотрудников день рождения в текущем месяце, например в апреле. Для этого откройте запрос в режиме Кон-

структора.

2) В строке Условие отбора для поля «Дата рождения» введите значение *.04.*. В данной записи * означают, что дата и год рождения могут быть любыми, а месяц 4-м (т. е. апрель). После этого окно запроса должно выглядеть так, как оно представлено на рис. 5.

Рис. 5. Создание запроса

3) Закройте Конструктор и просмотрите полученный результат. Если в запросе Дни рождения нет ни одной записи, значит, в таблице Сотрудники нет ни одного человека, родившегося в апреле. Добавьте в таблицу Сотрудники не- сколько человек, родившихся в апреле, и посмотрите, как изменится запрос. За- просы автоматически обновляются при каждом открытии.

4) Если нам нужно узнать, кто из сотрудников родился в мае, то придется создать новый запрос или изменить условие в существующем запросе Дни рождения. Данная процедура является неудобной и занимает много времени.

5) Если приходится часто выполнять запрос, но каждый раз с новыми значениями условий используют запрос с параметром. При запуске такого запроса на экран выводится диалоговое окно для ввода значения в качестве условия отбора.

Чтобы создать запрос с параметром, пользователю необходимо ввести текст сообщения в строке Условие отбора бланка запроса (рис. 6).

Рис. 6. Создание запроса с параметром

Замечание.

Запись Like[Введите дату] означает, что при открытии запроса появится диалоговое окно (рис. 7) с текстом «Введите дату» и полем для ввода условия отбора.

Если ввести условие *.04.*, то в запросе появится список сотрудников, родившихся в апреле. Запустите запрос еще раз и введите значение *.05.*, посмотрите, как изменился запрос.

Рис. 7. Окно для ввода условия отбора

6) Измените запрос «Телефоны» так, чтобы при его запуске выводилось диалоговое окно с сообщением «Введите фамилию». Поскольку в запросе нуж- но вывести конкретную фамилию, в условии отбора слово Like писать не надо.

7) Измените запрос «Телефоны» так, чтобы при его запуске запрашивались не только фамилия, но и имя сотрудника.

8) Самостоятельно создайте запрос «Выполненные заказы», содержащий следующие сведения: фамилия и имя сотрудника, название компании, с которой он работает, отметка о выполнении и сумма заказа. Данные запроса возьмите из нескольких таблиц.

В условии отбора для логического поля Отметка о выполнении введите Да, чтобы в запросе отображались только выполненные заказы. Сделайте так, чтобы столбец Отметка о выполнении не выводился на экран.

9). Создайте запрос Сумма заказа, в котором будут отображаться заказы на сумму более 50 000 руб.

10) Измените запрос, чтобы сумма заказа была от 20 000 до 50000 руб. Для данных запросов в условии отбора можно использовать операторы сравнения >, <, =, >=, <=, < > и логические операторы And, Or, Not и др.

11) Иногда в запросах требуется произвести некоторые вычисления, например посчитать подоходный налог 13 % для каждой сделки.

Для этого откройте запрос Сумма заказа в режиме Конструктора.

В пустом столбце бланка запроса щелкните правой кнопкой мыши на ячейке Поле и в появившемся контекстном меню выберите команду Построить. Перед вами появится окно Построитель выражений (рис. 8), который состоит из трех областей: поля выражения, кнопок операторов и элементов выражения. Сверху располагается поле выражения, в котором оно и создается. Вводимые в это поле элементы выбираются в двух других областях окна Построителя.

В левом списке откройте папку Запросы и выделите запрос Сумма заказа. В среднем списке выделите поле Сумма и нажмите кнопку Вставить. Идентификатор этого поля появится в поле выражения Построителя.

Щелкните на кнопке * и введите 0,13 (см. рис. 8).

Таким образом, мы посчитаем подоходный налог 13 %.

Рис. 8. Построитель выражений

Нажмите кнопку ОК, после чего в ячейке свойства Поле появится значение «Выражение1: [Сумма]*0,13».

Замените Выражение1 на Налог и закройте Конструктор.

12). Откройте запрос и посмотрите, что у вас получилось.

13) Используя Построитель выражений, добавьте в запрос Сумма заказа поле Прибыль, в котором будет вычисляться доход от заказа (т. е. сумма минус налог).

14) Создайте запрос Менеджеры, с помощью которого в таблице Сотрудники найдите всех менеджеров фирмы.

15) Покажите работу преподавателю.

Контрольные вопросы

1. Для чего предназначены запросы?

2. Какие виды запросов вы знаете?

3. С помощью чего можно создавать запросы?

4. Для чего используют запрос с параметром?

5. Как можно сделать вычисления в запросах?

6. Что означает запись в условии запроса « =50»?

7. Можно ли создавать запросы на основе нескольких таблиц?

Лабораторная работа № 4