Умение оказывать влияние на людей

Кейт Кинан

Эффективное управление

Текст предоставлен правообладателем. http://www.litres.ru

«Эффективное управление»: Эксмо; Москва; 2006

ISBN 5-699-17600-7, 1-902825-75-6

Оригинал: Kate Keenan, “The Management Guide to Managing”

Аннотация

Эффективность работы менеджера любого уровня зависит от знания основных функций менеджмента, наличия навыков управления людьми и процессами. Чтобы стать успешным руководителем, нужно научиться планировать, распределять ресурсы, мотивировать, организовывать и контролировать работу своих подчиненных. Эти и другие задачи и обязанности менеджера в простой и доступной форме описаны в данной книге.

Книга предназначена для широкого круга читателей, для тех, кто хочет грамотно управлять собой и другими, но не знает, с чего начать.

Кейт Кинан

Эффективное управление

Эта книга предназначена тем, кто хотел бы управлять лучше, но слишком занят, чтобы учиться

Введение

Каждому необходимо умение управлять. Успешно управлять – значит уметь справляться с заданиями и выполнять их достаточно хорошо для того, чтобы получить желаемый результат. Это означает, что результат достигается благодаря тщательно обдуманным действиям, а не случайным образом. Существует разница между доведением дела до конца и нулевым результатом или только частичным достижением цели.

Управление включает в себя множество разнообразных действий, таких как планирование, распределение ресурсов, решение проблем, принятие решений, управление операциями и контроль. Каждое из них может показаться горой, на которую невозможно взобраться. Когда же мы их упрощаем, они становятся рядом невысоких холмов, которые легко преодолеть – особенно если известно как это сделать.

В этой книге говорится о расстоянии, которое нужно пройти, о знаниях, умениях, которые следует приобрести, подходах, которые нужно выработать, чтобы принять вызов и выиграть первый приз.

О необходимости управления

Хорошее управление требует совсем немного времени и усилий. Легко сказать, что управлять – слишком сложно и стоически переносить любые трудности и проблемы. Иногда пустить все на самотек кажется самым простым выходом, особенно если вы не уверены в том, что нужно для эффективного управления.

Важно осознавать необходимость целенаправленных действий. Не помешает знать, и как преодолевать препятствия, которые могут помешать полностью реализовать ваши управленческие способности.

Отсутствие четкой цели

Проводите ли вы церковный праздник или заключаете международную торговую сделку, управлять своими действиями и действиями других людей будет намного легче, если точно знать, чего хотите достичь. К сожалению, цели не всегда бывают четко определены. Это значит, что вы не всегда знаете, чего вы хотите, и не уверены, что не прилагаете усилия понапрасну.

Если ваши цели не очевидны, скорее всего, вы будете делать все кое-как. Вы будете делать то, что считаете нужным, понапрасну надеясь, что дела уладятся наилучшим образом. Это не самый подходящий способ для успешного достижения надежных результатов.

Чаще всего люди неохотно задают вопросы, чтобы выяснить, чего они должны достичь. Возможно, они думают, что тем самым показывают свою слабость или, еще хуже, глупость.

Но если даже вы сами не имеете ясного представления о своей цели, как ее могут понять другие? Поэтому не бойтесь искать ясность там, где требуется, и не спешите решать, каким образом достичь желаемого. Если вы это понимаете, то, как минимум, можете быть уверены в том, что ваше предприятие будет успешным.

Неорганизованность

Если вы неорганизованны, более чем вероятно, что вы сами придумываете себе лишнюю работу. Неорганизованность означает, что вы плохо справляетесь с делами – в результате чего страдает ваше дело. Это, в свою очередь приводит к тому, что люди, с которыми вы работаете, разочаровываются и трудятся не в полную силу.

Перечислим некоторые симптомы, указывающие на неорганизованность.

• У вас нет четкого плана или системы, поэтому вы не можете предвидеть неожиданные события и тратите свое время на то, чтобы успешно преодолевать кризисы, которых могло бы не быть.

• Несвоевременное предоставление информации или материалов людям, которым они были нужны срочно – возможно, вчера.

• Занимаясь будничными делами и не имея общей картины происходящего, вы пытаетесь решать попутно возникающие проблемы. Те м самым вы позволяете менее важным, но более интересным делам заслонять собой те, которым следовало бы уделить внимание в первую очередь.

Неорганизованность не означает, что вы всегда работаете неэффективно; наоборот, вы можете хорошо справляться с делами. Все дело в том, что вы, скорее всего, занимаетесь не тем, чем следовало бы.

Организованность же означает, что вы знаете каковы ваши приоритеты, то есть делаете именно то, что нужно делать.

Избегание проблем

Непонимание того, что проблема существует, тоже может создавать сложности, особенно если это касается вас лично. Довольно трудно увидеть что-то у себя под носом. В связи с этим следует помнить о нескольких важных моментах.

• Если вы попадете в затруднительную ситуацию, то испортите работу, пытаясь справиться с проблемой обычными способами.

• Если у вас появится большое количество заданий, вы можете не заметить серьезных проблем, занимаясь решением незначительных – чем-то вроде перепланировки палубных кресел на «Титанике».

• Если вы не меняете методов своей работы, то рискуете не понять, что ситуация изменилась и теперь требуются принципиально новые решения. Не приспособившись к этим изменениям, вы будете считать ваши цели недостижимыми.

Значительная часть управленческих обязанностей состоит из решения проблем и принятия решений. Для того чтобы делать это эффективно, вы должны понимать, что проблемы как таковые неизбежны и нужно искать адекватные способы их решения.

Неправильный подход к людям

Считается, что руководить – значит быть во главе и отдавать приказы. Разумеется, людям можно приказать, но это не значит, что они будут считать себя обязанными выполнить то, что им сказано.

Подчиненные, возможно, последуют полученным инструкциям, но не выполнят задание должным образом. Будет потрачено время на дополнительный инструктаж и жесткий контроль над каждой мелочью. Такие отношения могут иметь несколько последствий.

• Выполнение только необходимого минимума и нежелание сделать лишний шаг.

• Невнимание к необходимым деталям, что потребует переделки работы.

• Ошибочное мнение о предъявленных требованиях и работа в неправильном направлении.

Если вы приложите усилия и расскажете людям о требованиях, будете говорить четко и лаконично и покажете, что ваши сотрудники и их работа вам небезразличны, то поймете, что они способны проявлять большую инициативу и трудиться эффективнее.

Обсуждение важности выполнения тех или иных задач поможет подчиненным понять предъявляемые к ним требования и уменьшит необходимость контроля и принуждения.

Безответственность

Если дела идут не так гладко, как хотелось бы, или даже совсем не продвигаются, проще всего обвинить в этом кого-то другого.

Довольно удобно спрятаться за объяснением, что другие не выполнили то, что должны были, или что вы ничего не знали о происходящем. К сожалению, незнание не освобождает от ответственности.

Если вам поручено какое-либо дело, то ответственность за его успех лежит полностью на вас. Если вы не готовы нести ответственность за все, что происходит под вашим руководством, то не имеете права называть себя менеджером.

Всегда нужно учитывать, что дела могут пойти плохо. В то же время, если все будет хорошо, награды и слава будут полностью ваши.

Делаем выводы

Управление можно сравнить с переходом через болото. Вы то неплохо продвигаетесь вперед, то неожиданно оказываетесь в трясине. В этом случае легко впасть в панику и действовать необдуманно. Точно так же легко забыть, что вы попали в это болото потому, что хотели осушить его. Следовательно, осознание того факта, что умение управлять необходимо для того, чтобы достигать результатов, будет залогом вашего успеха.

Спросите себя

Подумайте о делах, которыми вы сейчас занимаетесь, и дайте ответы на следующие вопросы.

▲ Есть ли у вас план работы и четкая цель?

▲ Часто ли вы надеетесь, что все сложится наилучшим образом само собой?

▲ Часто ли вы забываете сообщать людям сведения, которые им необходимо знать?

▲ Часто ли вы отвлекаетесь от более важной работы, отдавая предпочтение более интересной?

▲ Вы склонны не замечать возникшую проблему, занимаясь текущими делами?

▲ Часто ли вы замечаете, что люди нехотя выполняют то, что вы им поручаете?

▲ Склонны ли вы обвинять кого-то или что-то в том, что дела идут плохо?

Если вы ответили утвердительно на все или некоторые из этих вопросов, вам нужно внимательнее отнестись к своим управленческим навыкам.

Все получится, если…

• быть уверенным в необходимости достижения цели;

• определить те сферы деятельности, в которых вам следует быть более организованным;

• быть готовым к планированию;

• охотно нести ответственность за то, что делается под вашим руководством;

• осознавать необходимость эффективного управления.

Функции управления

Руководство любым предприятием, например торговой фирмой, сервисным центром или учреждением, включает в себя набор ключевых функций, выполнение которых необходимо для достижения желаемых результатов. Управление требует умения правильно распределять время, затрачиваемое на выполнение таких функций.

• Планирование – это определение целей, прогнозирование и составление графиков с целью выполнить необходимые действия в необходимом порядке.

• Организация предполагает определение того, что нужно сделать, и назначение ответственных, а также координацию их усилий.

• Руководство – это инструктаж, мотивация и дача указаний.

• Контроль – это наблюдение за делами для уверенности, что все идет по плану.

Управление представляет собой непрерывный процесс; все его составляющие тесно связаны между собой, каждая функция зависит от успешности выполнения других. Все вместе они образуют виток спирали, в которой все постоянно повторяется.

Если вы хотите стать хорошим менеджером, нужно научиться использовать эти функции для достижения своих целей – даже для перехода через болото.

Планирование

Чтобы стать хорошим руководителем, вы должны научиться планировать. Для этого, прежде всего, требуется четко представлять конечную цель. Без стратегического видения вам будет тяжело составить точный план необходимых действий. Намечая пути выполнения плана, вы должны помнить о четырех вещах:

• где вы сейчас находитесь;

• где вы хотите быть;

• как вы туда попадете;

• как вы узнаете, что вы уже там.

Это даст вам возможность планировать свою работу и продвигаться в нужном направлении. Правильное понимание приоритетов позволяет определить, что и в каком порядке должно быть сделано.

При планировании нужно уметь:

• анализировать текущую ситуацию;

• предвидеть, каков будет результат;

• просчитывать способы достижения цели;

• оценивать, насколько вам удалось продвинуться, и приспосабливаться к изменяющейся ситуации.

Таким образом, взвесив все за и против и приняв решение, например, осушить болото, вы увидите мысленным взором на его месте парк отдыха, запланируете наилучший образ действий и разработаете метод контроля над тем, как вы продвигаетесь в нужном направлении.

Организация

Чтобы эффективно воплотить ваш план в жизнь нужно умело организовать свою работу. Это значит – определить круг обязанностей и подобрать ресурсы (как человеческие, так и материальные), необходимые для правильного выполнения нужных заданий.

Организация предполагает тщательное обдумывание и решение таких вопросов:

• какие конкретно действия должны быть выполнены;

• какие материалы требуются на каждом участке;

• кто будет выполнять эти действия.

Для правильной организации работы также нужно уметь:

• мыслить логически;

• распределять ресурсы;

• принимать разумные решения.

Например, чтобы организовать осушение болота нужно откачать воду, выловить всех обитателей и очистить дно от остатков растений. Для этого вам потребуется составить список необходимых инструментов, заказать насосы, веревки, сети, топоры и лопаты. Также вам следует нанять бригаду крепких и смелых работников, которые бы работали сверхурочно, и обеспечить им надлежащее вознаграждение.

Руководство

Для направления какого-либо дела в нужное русло необходимо проводить инструктаж. Людей следует направлять, для того чтобы их действия были эффективными. Поэтому важно убедиться в том, что все участники знают:

• общие цели;

• конкретные задания, которые им придется выполнять;

• выдвигаемые к ним требования.

Знание целей выполнения задания позволяет людям работать более эффективно в соответствии с установленными нормами.

Знание конечной цели позволит им направить инициативу в более конструктивное русло.

Чтобы эффективно руководить, нужно чтобы ваше умение общаться с людьми было так же развито, как и аналитические способности, необходимые для планирования и организации работы. Вы можете без конца заниматься планированием и организацией, но если хоть в чем-то проявите некомпетентность, то добьетесь немногого и вскоре придется все делать самому.

Чтобы руководить другими, нужно уметь:

• вести людей в правильном направлении;

• сообщать им о том, что должно быть сделано;

• настраивать работников на качественную работу.

К примеру, чтобы руководить осушкой болота, нужно стоять на его берегу в кепке с надписью «Boss», держать в руке мегафон и давать четкие и лаконичные указания, что и как делать. А еще время от времени вы должны выкрикивать подбадривающие фразы, чтобы вдохновлять всех на продолжение работы, особенно когда вы заметите, что мусора становится больше, чем работников.

Контроль

Чтобы контролировать происходящее, вы должны со знанием дела держать руку на пульсе событий.

Контроль предназначен для коррекции планов. Он предполагает проверку следования правильному курсу, внесение корректив и поддержание боевого духа или использование в случае надобности тормозов.

Для этого вам нужно:

• знать, как на самом деле обстоят дела;

• уделять внимание деталям;

• анализировать, как люди выполняют свою работу.

Чтобы эффективно контролировать, вы должны уметь:

• следить за происходящим;

• проверять, выполняются ли задания в соответствии с установленными нормами;

• выбирать и осуществлять необходимые действия.

Так, чтобы контролировать процесс осушки болота, нужно внимательно наблюдать за происходящим, находясь на виду с вашей записной книжкой, проверяя качество выполнения работы, затраты времени и средств, сравнивая их с первоначальным планом. Вы также должны прибегать к давлению, где это нужно, и предотвращать безрассудные и опасные действия.

Делаем выводы

Управление в широком смысле слова – это принятие решений о том, что должно быть сделано, и воплощение задуманного в жизнь. Хотя оба вида деятельности могут рассматриваться как разные, все же в чем-то они совпадают.

Чтобы соответствовать своему назначению, управление должно включать некоторые основные функции.

• Планирование того, что вы хотите сделать (постановка целей и четкое определение намеченных действий).

• Организация исполнителей (разделение труда и поручение разнообразных заданий).

• Руководство действиями (направление, разъяснение людям заданий и получение от них максимального результата).

• Контроль результата (соблюдение сроков, произведенных затрат и соответствие первоначальному плану).

Именно таким должно быть управление.

Спросите себя

Подумайте о различных функциях управления и задайте себе следующие вопросы.

▲ Составили ли вы план для достижения намеченных целей?

▲ Организовали ли вы ресурсы, необходимые для достижения своих планов? А Указали ли вы цели? А Назначили ли вы исполнителей?

▲ Сообщили ли вы о задачах всем участникам?

▲ Оговорили ли вы требования, соблюдение которых необходимо для достижения успеха?

▲ Контролируете ли вы действия своих подчиненных?

Все получится, если…

• знать, чего хотите достичь;

• составить план достижения ваших целей;

• заниматься организацией деятельности и ресурсов, чтобы знать кто, что и когда делает;

• объяснять поставленные задачи и требования всем участникам процесса;

• быть уверенным в том, что вы можете контролировать происходящее еще лучше.

Профессионализм руководителя

Для эффективного управления необходимо развить в себе целый ряд способностей, которых на первый взгляд должно быть слишком много. На самом деле, их можно объединить в следующие три категории.

• Аналитические способности помогают решать проблемы и принимать решения.

• Коммуникационные способности необходимы для обмена информацией, проведения совещаний и отстаивания своей точки зрения.

• Способность оказывать влияние нужна для руководства, мотивации, делегирования полномочий и ведения переговоров.

Если вы не отшлифуете эти способности, эффективное управление может стать для вас недостижимой вершиной. Приложив же некоторые усилия, вы будете полностью экипированы для ее покорения.

Аналитические способности

Эти способности помогут вам разложить сложные задания на составные части и детально их проанализировать. В результате исчезнет страх перед проблемами, и вы уверенно будете принимать необходимые решения.

Решение проблем

Проблемы в нашей жизни возникают постоянно и требуют обязательного решения. Первый шаг к решению проблемы – это признание ее существования. Иногда довольно сложно понять, с чего начать, в таких случаях логическое мышление оказывается очень полезным.

Необходимо обратить внимание на несколько моментов.

• Установление причин возникновения проблемы (определение источника).

• Обдумывание возможностей ее решения (разработка нескольких вариантов решения проблемы).

• Взвешивание всех «за» и «против» (оценка всех вариантов).

• Выбор наиболее разумного решения (определение наилучшего порядка действий).

Если вы взвешиваете все плюсы и минусы и даете себе немного времени на обдумывание, решение обычно приходит само собой.

Принятие решений

Принятие решений – это процесс выбора из нескольких возможных вариантов.

Для принятия оперативных решений нужно отличать срочные дела от важных. Если вы не будете этого делать, то потратите время на разные мелочи, не уделив внимания важным делам.

Менее срочные решения позволяют сначала провести тщательный анализ конечной цели – того, чего вы хотите достичь. Когда же ваша цель ясна, вы можете смело решать, что делать.

Очень важно придерживаться плана действий и что-то предпринимать, а не пускать все на самотек из-за нерешительности или нежелания действовать. Поэтому ключевое умение в процессе принятия решений – это само их принятие.

Коммуникабельность

Передача идей и инструкций другим людям требует умелого использования умения говорить. Для поддержания потока информации между вами и другими людьми необходимо развивать способности к общению, уметь отстаивать свою точку зрения и проводить совещания.

Общение

Эффективность общения зависит от адекватного восприятия полученной информации. Информация должна быть не только правильно передана – слушатель должен быть в ней заинтересован. Для этого необходимы:

• уверенность в том, что вы сообщаете именно то, что хотите (основная мысль);

• адекватный выбор средства передачи информации, к примеру, телефон, электронная связь, бумага или посредник (способ передачи информации);

• составление послания в доступной для получателя форме (стиль).

Чтобы быть правильно понятым, иногда требуется неоднократно повторить сообщение, причем в разных формах. Возможно, многие люди даже не понимают, что иногда повторение – единственный способ удостовериться в том, что информация получена и усвоена.

Самоутверждение

Уверенные в себе люди – лучшие руководители. Открытое и прямое общение не только позволяет им показывать другим цель, но и вдохновляет их на ее достижение.

Каждый имеет право на самоутверждение и право использовать это право. Это значит, что пассивным людям, которые неохотно пользуются своими правами, нужно учиться выражаться яснее, а агрессивным личностям не мешает больше уважать права других, научиться выслушивать их и быть менее категоричными.

Проведение совещаний

Совещание – это эффективный способ общаться с людьми, с которыми вы работаете бок о бок. Не имеет значения, как часто вы видите друг друга в будни. Ваше общение, скорее всего, носит неформальный характер и касается житейских проблем.

Запланированные совещания дают вам возможность обсудить важные вопросы в определенном контексте. Они также позволяют наметить повестку дня для основательного рассмотрения некоторых идей и высказать свои предложения.

Назначая совещание, вы должны решить, каким именно оно должно быть; к примеру, обычным повседневным или посвященным решению особой проблемы.

Ни одно непродуктивное совещание не может решить какую-либо проблему. Следовательно, вы должны убедиться, что:

• совещание проходит должным образом (т. е. начинается вовремя, люди не опаздывают, все имеют возможность высказаться и не испытывают давления);

• каждый знает, почему он присутствует на совещании;

• решение принимается исходя из того, что должно быть сделано, назначаются ответственные за выполнение решения.

Если не следовать перечисленным пунктам, скорее всего, вы ничего не достигнете – и придется проводить еще одно совещание.

Лидерство

Для того чтобы достичь цели, нужно вести за собой людей. Не следует полностью ориентироваться только на выполнение задачи, помните, что определяющим здесь может быть человеческий фактор. Вам потребуется:

• умение быть справедливым и строгим;

• умение завоевывать доверие в коллективе;

• умение побуждать людей хорошо работать.

Только вам решать, что значит быть строгим и справедливым. Это зависит от вашего типа личности и характеристик тех людей, которыми вы руководите.

Намного проще добиться желаемого, используя хорошие отношения и поощряя людей к определенным действиям, к тому же для этого требуется только энтузиазм и поддержка. Если вам это удается, то у вас не должно быть проблем ни с руководством, ни с отсутствием помощников.

Мотивация

Чтобы заставить человека идти к цели, нужно понять, что служит для него мотивом, дать ему этот мотив и, наконец, поддерживать мотивацию.

Использование мотивации предполагает обращение к трем основным потребностям человека, которые должны быть удовлетворены: получать достойное вознаграждение, чувствовать себя частью социальной группы и удовлетворять личные амбиции. Но даже полное удовлетворение этих трех потребностей не всегда гарантирует мотивации всех сотрудников.

Количество потраченных на выполнение задания усилий напрямую зависит от вашего отношения к подчиненным. Для того чтобы они приложили дополнительные усилия, вам необходимо:

• возложить на них ответственность за выполнение задания;

• дать им возможность работать, как им нравится;

• хвалить их за хорошо выполненную работу.

Как только у ваших подчиненных появляется мотивация, нужно всячески ее поддерживать. Существует несколько способов сделать это.

• Обязательно реагировать на такие проявления, как неудовольствие, разочарованнность, лень, апатия и т. д.

• Проявлять заинтересованность в людях и уверенность в результативности их работы.

• Демонстрировать позитивное отношение и и быть предсказуемым в своих поступках.

Если вы хорошо относитесь к людям, уверены, что они делают то, что умеют, и выказывают такой же интерес к работе, как и вы, у вас не будет проблем с мотивацией.

Поручения

Чтобы иметь возможность давать поручения, вы должны быть уверены в том, что можете доверить выполнение работы и ответственность другим. Нужно решить, что и кому вы вверяете. Для этого следует разделить задания на три категории:

• задания, которые вы обязаны поручить;

• задания, которые вам следовало бы поручить;

• задания, которые вы можете поручить.

Принимая решение о назначении исполнителя, вы должны знать об индивидуальных способностях этого человека и убедиться в наличии у него желания работать. Обдумайте также, не поручаете ли вы задание своему сотруднику только потому, что сами не хотите выполнять его. И продемонстрируйте ему, что вам важен результат.

Особенно хорошо, если вы уверены в том, что данное поручение позволит этому сотруднику повысить уровень профессионального мастерства.

Эффективное использование поручений дает вам возможность больше заниматься вашими прямыми обязанностями, например, планировать или организовывать и, следовательно, работать эффективно.

Ведение переговоров

Люди часто неправильно понимают фразу «вести переговоры». Они думают, что главное – это выиграть спор; на самом же деле главное – действовать в соответствии с общими интересами и достигнуть взаимного согласия. Чтобы успешно провести переговоры, надо сформулировать свои требования и ранжировать их в зависимости от приоритетности, выделив следующие ключевые моменты:

• максимум – то, чего вы бы хотели достичь;

• минимум – то, чего вы должны достичь, если договоренность вообще возможна;

• уступки – на какие уступки вы готовы пойти в случае давления;

• альтернатива – вариант действий, если соглашение невозможно.

Начинайте переговоры с описания того, чего вы хотите достичь. Далее следует:

• выслушать остальных участников переговоров и попросить дать разъяснения, если непонятно, что предлагается;

• найти вопросы, в отношении которых есть общее мнение;

• поискать решение, которое бы подошло обеим сторонам.

Чтобы объединить разные точки зрения, нужно идти на компромисс. Успех переговоров заключается не в победе или поражении, конечная цель – получить удовлетворительный для обеих сторон результат.

Делаем выводы

На практике управление предполагает решение сложных задач и развитие различных способностей для выполнения предъявляемых требований.

Аналитические способности необходимы для решения проблем и принятия решений. Сначала нужно выяснить, что проблема существует, понять ее причину и разработать план для ее устранения. Далее следует определить, какие меры нужно принимать – и принять их.

Коммуникативные способности очень важны для эффективного управления. Пока у вас нет дара телепатии, вы должны научиться четко и ясно сообщать, чего вы хотите. Уверенность в себе является залогом успеха в общении.

Умение оказывать влияние на людей необходимо для осуществления руководства, мотивации сотрудников, поручения заданий, которые могут выполнит другие, и для заключения договоров.

Это основные навыки, которые дадут вам возможность хорошо выполнять вашу работу.

Спросите себя

Проанализируйте свои навыки управления и задайте себе следующие вопросы.

▲ Знаете ли вы, как обнаружить проблему? А Принимаете ли вы решения? А Делаете ли вы что-нибудь для реализации принятых решений?

▲ Вразумительно ли вы сообщаете о своих желаниях?

▲ Понимаете ли вы, что имеете право на самоутверждение?

▲ Знаете ли вы, для чего проводятся совещания?

▲ Руководите ли вы людьми строго и справедливо? А Побуждаете ли вы людей работать лучше?

▲ Поручаете ли вы задания подходящим исполнителям?

▲ Понимаете ли вы, что главное в переговорах не победа?

▲ Чувствуете ли вы, что развиваете навыки, необходимые для более эффективного управления?

Все получится, если…

• научиться видеть проблемы и разрабатывать способы их решения;

• принимать решения, а не опускать руки;

• действовать согласно принятому вами решению;

• правильно общаться;

• использовать свои права для более эффективного управления;

• знать цели совещаний, которые вы организовываете или посещаете;

• вдохновлять людей следовать за вами;

• мотивировать людей работать лучше;

• поручать задания со знанием дела;

• идти на компромисс во время переговоров;

• быть уверенным в своей способности стать эффективным руководителем.

Непредвиденные ситуации

Реальная жизнь далека от идеала, поэтому довольно много времени обычно тратится на исправление ошибок, возвращение к исходным положениям, регулирование и ежедневные изменения. Это похоже на латание дыр – как только вы справляетесь с одной проблемой, появляется другая.

Для решения проблем такого рода вам, скорее всего, понадобятся следующие навыки.

Разрешение конфликтных ситуаций – умение улаживать расхождения во взглядах.

Отношение к изменениям – навыки адаптации.

Стрессовые ситуации – фиксация и снижение чрезмерного напряжения.

Умение справляться с этими изменениями свидетельствует об уровне вашей управленческой квалификации.

Умение справляться со стрессом

Когда напряжение на работе из-за постоянных проблем становится чрезмерным, возникает стресс. Стресс – это специфическая реакция человеческого организма, возникающая в случае угрозы. Она представляет собой специфический механизм защиты, подготавливающий организм человека к реакции на опасность.

Стресс возникает под воздействием внешних факторов, таких как напряженный график работы или сложные жизненные обстоятельства. При этом внутренние защитные силы мобилизуются, однако при продолжительном воздействии стресс-факторов эффективность защитной реакции снижается.

К примеру, стремление к совершенству может перейти все допустимые границы и вызвать неверие в силы других людей – в результате человек будет пытаться делать все самостоятельно, а такая перегрузка непременно вызовет стресс.

Избавиться от чрезмерного напряжения можно двумя способами. Во-первых, нужно ослабить непосредственные симптомы стресса, что даст возможность думать более ясно и логично. Это можно сделать следующим образом:

• глубоко вдохните (это насыщает ваш мозг кислородом и таким образом уменьшает силу стрессовой реакции);

• расслабьтесь, чтобы ваше тело вернулось в спокойное состояние.

Во-вторых, вы должны наметить себе стратегию, которая в дальнейшем будет помогать в предотвращении стресса.

• Задумайтесь над своим образом жизни и решите, как сделать его более здоровым.

• Избавляйтесь от стресса с помощью зарядки.

Помните, умение управлять стрессом помогает без труда справляться с жизненными трудностями.

Делаем выводы

Умение решать конфликтные ситуации, готовность к изменениям и навыки поведения в стрессовых ситуациях играют важную роль в управлении.

Во избежание обострения любой конфликт или спорную ситуацию их следует разрешать немедленно после их возникновения.

Изменения происходят в нашей жизни постоянно, и их стоит учитывать, а не игнорировать, потому что изменения – обязательная составляющая процесса управления.

Умение справиться со стрессом – очень важный навык, помогающий в кризисных ситуациях или при неожиданных изменениях. Кроме того, это качество позволит повысить эффективность управления в целом.

Умение справляться с непредвиденными обстоятельствами избавит вас от траты времени на исправление ошибок, и вы сможете работать более конструктивно.

Спросите себя

Подумайте о своем поведении в сложных ситуациях и дайте ответы на такие вопросы.

▲ Пытаетесь ли вы разрешить конфликт немедленно после его возникновения?

▲ Готовы ли вы признать и принять неизбежность изменений?

▲ Понимаете ли вы, что стресс – это часть повседневной жизни и с ним нужно постоянно бороться?

▲ Умеете ли вы легко справляться с непредвиденными ситуациями?

Все получится, если…

• научиться быстро и незамедлительно улаживать конфликты;

• научиться приспосабливаться к изменениям;

• регулярно заниматься спортом для повышения стрессоустойчивости;

• понять, что управление – не что иное, как искусство действовать в непредвиденных ситуациях.

Управление персоналом

Любой вид руководства предполагает общение с людьми. И действительно, управление – это умение достигать намеченных целей с помощью других людей.

Для управления людьми требуются некоторые навыки и умения.

• Подбор персонала позволяет выбрать нужных для выполнения конкретной работы людей.

• Оценка персонала позволяет определять способности и компетентность сотрудников.

• Обучение персонала обеспечивает развитие необходимых способностей.

• Создание команды позволяет использовать личные качества сотрудников для достижения наилучшего результата.

• Наставничество – оказание помощи в решении проблем подчиненных.

• Понимание особенностей поведения позволяет выявить действительные причины поступков человека.

Если люди находятся на своем месте и хорошо работают, справедливая оценка их работы и обучение способствует дальнейшему повышению эффективности труда и достижению поставленных целей. Ваша способность понять причину того, почему люди думают и поступают так или иначе, и желание помочь в сложной ситуации стимулируют подчиненных работать над собой.

Подбор персонала

Чтобы правильно выбрать человека для выполнения определенной работы, вы должны предварительно подготовиться.

• Четко перечислить должностные обязанности.

• Точно определить тип человека, наиболее подходящего для этой должности.<