Глава 1. Аналитическая часть. Основные проблемы автоматизации мест сотрудников узкоспециализированных предприятий

Основные понятия АРМ, проблемы автоматизации предприятий выбранной сферы

Автоматизация рабочего места представляет собой организацию места пользователя-специалиста той или иной профессии, оборудование средствами, необходимыми для автоматизации выполнения им определенных функций. Такими средствами, как правило, является персональный компьютер, дополняемый по мере необходимости другими вспомогательными электронными устройствами (печатающими устройствами, сканирующими устройствами, считывателями штрих - кодов, устройствами графики, средствами резервного копирования данных – в зависимости от функционала сотрудника). Для каждой профессии существует множество особенностей построения АРМ, зависящих от выполняемых специалистом этой профессии функций. Но и создание автоматизированных вариантов рабочих мест для одних и тех же по профилю, но работающих в различных областях деятельности (или хотя бы в различных предприятиях одной сферы деятельности) специалистов несет в себе большое количество различий и особенностей из-за специфики учреждений, в которых работают эти люди.

Задачи, решаемые на АРМ, условно можно разделить на информационные и вычислительные.

К информационным задачам относятся кодирование, классификация, сбор, структурная организация, корректировка, хранение, поиск и выдача информации. В дипломном проекте реализован АРМ решающий именно информационные задачи.

Вычислительные задачи являются как формализуемыми, так и не полностью формализуемыми. Формализуемые задачи решаются на базе формальных алгоритмов и делятся на две группы: задачи прямого счета и задачи на основе математических моделей. Задачи прямого счета решаются с помощью простейших алгоритмов. Для более сложных задач требуется применять различные математические модели.

В России сложилось так, что автоматизация на мелких предприятиях и в крупных компаниях шла разными путями. Крупный бизнес уже в 1990-е годы начал пользоваться интегрированными системами от западных и отечественных поставщиков. В малом же бизнесе автоматизацией если и занимались, то лишь от случая к случаю. Только во второй половине 90-х малые предприятия стали обращать внимание на готовые продукты, и это были решения от российских разработчиков.

Автоматизация обработки информации - это применение программных средств и технологий с целью облегчения человеческого труда, вытеснения его ручных форм и повышения производительности.

Суть автоматизации малого бизнеса заключается в уменьшении количества операций с данными, выполняющихся «вручную». В результате автоматизации производительность труда сотрудников увеличивается, уменьшаются затраты на обработку документов, а также снижается количество ошибок, возникающих из-за влияния "человеческого фактора". Таким образом, необходимость автоматизации очевидна.

Основная проблема автоматизации заключается в необходимости учета всех особенностей информационных потоков конкретной компании, осуществления автоматизации, например, бухгалтерского учета и некоторых других областей.

В процессе автоматизации малому бизнесу приходится сталкиваться с необходимостью решения самых разнообразных задач. Например, сегодня актуальными являются вопросы, связанные с необходимостью организации документооборота с партнерами или клиентами компании. Эти задачи, несмотря на кажущуюся простоту, сопряжены с необходимостью решения важных проблем: совместимости документов, учет документов и защиты их содержимого.

При выборе способов автоматизации у каждой компании существуют следующие альтернативы:

Организация может приобрести готовое решение. Плюсами такого решения можно считать: универсальный набор связанных бизнес процессов, высокую надежность. В качестве минусов следует отметить: необходимость перестройки деятельности под приобретенную модель, отсутствие специфичной управленческой отчетности. Не всегда эта перестройка экономична, обоснована и положительно скажется на деятельности организации.

Можно приобрести адаптируемое решение и услуги по настройке. При таком подходе организация получит универсальное программное обеспечение, адаптированное под его специфику. Качество адаптации очень сильно зависит от стоимости дополнительной настройки. Такое решение будет учитывать специфику данной организации, как в плане процессов, так и отчетности. Надежность данного решения будет меньше, так как в ходе настройки неизбежно будет внесено какое-то количество ошибок. Стоимость владения будет существенно выше, чем в первом случае.

Можно нанять собственных специалистов, которые создадут решение. Аргументами за использование такого подхода может служить только полное соответствие решения поставленным задачам. Однако стоимость реализации такого проекта зависит от коллектива разработчиков.

Рассмотрим примерный алгоритм приема заявок.

Прием заказов и выдачу отремонтированных устройств выполняет менеджер.

При подаче заявки менеджер фиксирует всю основную информацию в таблицу, формирует расписку в Microsoft Word и выдает ее заказчику.

Далее менеджер выписывает, какому мастеру будет передана данная заявка в зависимости от их загруженности и возможностей. Оборудование и список поступают на рабочее место мастера. По окончании ремонта мастер сгружает оборудование на склад и сообщает об этом менеджеру. В случае возникновения особых ситуаций мастер обращается к менеджеру, и они вносят изменения в запись.

Периодически менеджер готовит для директора сводный отчет о выполненных за определенный период работах или о работе конкретного мастера.

На рынке программного обеспечения предлагается несколько вариантов программного обеспечения для решения ситуации.

«Клиентская база» - это простая и удобная сетевая программа для работы с существующими клиентами и поиском новых заказчиков. Она незаменима для организации прозрачной работы всего отдела продаж и эффективного проведения рекламных компаний.

­ Контроль проведенных работ по каждому клиенту

­ Персонализированные e-mail рассылки по клиентской базе

­ Гибкая настройка любых полей и таблиц

­ Авторизация и распределенный доступ к клиентской базе

­ Гибкая система поиска по базе клиентов

­ Возможность загрузить базу компаний вашего региона

­ Массовая распечатка адресов на конверты

­ Система сообщений между пользователями системы

­ Загрузка в программу общих документов

Компания КОРС-СОФТ предлагает спектр программ, ориентированных на обеспечение работы сервисного центра – Мини-Сервис-Центр, Лайтик-Сервис-Центр и Корс Сервис-Центр. Рассмотрим подробнее их функционал и стоимость.

Мини-Сервис-Центр – это программа для организации работы и ведения учёта в сервисных центрах по ремонту техники и офисного оборудования. Программа полностью автоматизирована и больше не придётся тратить большое количество времена на оформление заказов и гарантийных документов по ремонту. Теперь нужно будет просто ввести необходимые данные в уже готовые шаблоны и распечатать полученный документ. Также ведётся контроль за всеми этапами проведения ремонтных работ с фиксированием заменяемых деталей и оплатой. Учёт денежных операций может производиться как в рублях, так и в долларах, либо одновременно в двух валютах. Рассчитывается также оплата работы сотрудникам и оплата заменяемых деталей.

Программа для сервисных центрови гарантийных мастерских. Составление заказов-нарядов, учет работ и деталей, акты к заказам-нарядам, оплаты, учет серийных номеров.

­ Полный учет серийных номеров на оборудование и детали (начиная с приходов деталей на склад и заканчивая установки деталей на оборудование клиента)

­ Полный учет в Сервис-Центре: оформление заказов-нарядов, отслеживание этапов выполнения работ и оплат

­ Отслеживание остатков деталей с детализацией по серийным номерам

­ Возможность резервирования ("бронирования") серийных номеров 8 категорий цен для работ и 8 категорий цен на детали

­ Одновременный учет в гривнах и долларах с возможностью изменения курсов валют

­ Ведение склада: состояние, приходы и уходы

­ Более 7 печатных форм документов (заказ-наряд, гар.талон, акт, товарный чек и др.)

­ Печать документов с серийными номерами

­ Около 10 отчетов по основным аспектам деятельности

­ Архивация/разархивация и проверка базы данных

Лайтик-Сервис-Центр - удобная программа для сервисных центров и гарантийных мастерских. Составление заказов-нарядов, учет работ и деталей, акты к заказам-нарядам, оплаты, учет серийных номеров. Лайтик-Сервис-Центр - вторая программа в линейке наших программ для сервисных центров

­ Учет в сервисных центрах, гарантийных мастерских и других фирмах, занимаюшихся продажей, ремонтом и обслуживанием теле, аудио, видео, бытовой техники, компьютеров, принтеров и любого другого оборудования

­ Полный учет серийных номеров на оборудование и детали (начиная с приходов деталей на склад и заканичивая установки деталей на оборудование клиента)

­ Полный учет в Сервис-Центре: оформление заказов-нарядов, отслеживание этапов выполнения работ и оплат

­ Отслеживание остатков деталей с детализацией по серийным номерам

­ Возможность резервирования ("бронирования") серийных номеров

­ 8 категорий цен для работ и 8 категорий цен на детали

­ Одновременный учет в рублях и долларах с возможностью изменения курсов валют

­ Ведение склада: состояние, приходы и уходы

­ Более 7 печатных форм документов (заказ-наряд, гар.талон, акт, товарный чек и др.)

­ Печать документов с серийными номерами

­ Около 10 отчетов по основным аспектам деятельности

­ Архивация/разархивация и проверка базы данных

Корс Сервис Центр – профессиональная программа для автоматизации сервис центров и гарантийных мастерских. Составление заказов - нарядов, учет работ и деталей, акты к заказам-нарядам, оплаты, учет серийных номеров, учет исполнителей работ. Корс Сервис - Центр - программа с максимальными возможностями в линейке наших программ для сервисных центров.

­ Учет в сервисных центрах, гарантийных мастерских и других фирмах, занимающихся продажей, ремонтом и обслуживанием теле, аудио, видео, бытовой техники, компьютеров, принтеров и любого другого оборудования

­ Полный учет серийных номеров на оборудование и детали (начиная с приходов деталей на склад и заканчивая установки деталей на оборудование клиента)

­ Учет труда сотрудников - фиксирование исполнителей работ в заказах-нарядах и их тарифа, расчет и выдача зарплаты

­ Полный учет в Сервис-Центре: оформление заказов-нарядов, отслеживание этапов выполнения работ и оплат

­ Учет на различных фирмах/подразделениях/складах

­ Учет исполнения одной работы несколькими исполнителями

­ Отслеживание остатков деталей с детализацией по серийным номерам

­ Возможность резервирования ("бронирования") серийных номеров

­ 8 категорий цен для работ и 8 категорий цен на детали

­ Возможность изменения названий валют и их курсов

­ Ведение склада: состояние, приходы, уходы и перемещения

­ Автоматический расчет категорий цен (на основе заданного %)

­ Учет: типов ремонта, приемщиков заказов, кошельков (касса, расч.счет и т.д.)

­ Ведение учета по разным фирмам с раздельной нумерацией документов

­ Учет денежных операций: расходы, приходы и перемещения

­ Автоматическое заполнение данных заказа-наряда на основе "истории клиента"

­ Оплаты поставщикам, ведение взаиморасчетов с поставщиками

­ Справочник пользователей с паролями и правами на каждый из режимов

­ Более 15 печатных форм документов (заказ-наряд, заявка, гар.талон, счет, акт и т.д.)

­ Печать документов с серийными номерами

­ Справочник марок/моделей оборудования и справочник неисправностей для быстрого заполнения заказа-наряда

­ Около 30 отчетов по всем аспектам деятельности

­ Раздельные скидки по работам и деталям в одном документе

­ Архивация/разархивация и проверка базы данных

­ Есть сетевая версия

Наиболее близка по необходимому функционалу программа WinService Pro - программа для учета заказов в сервисном центре (ремонтной мастерской).

Программа для сервисного центраWinService Pro позволяет вести журнал заказов по приему техники в ремонт, выписывать квитанцию и акт выполненных работ. Имеет возможность настройки печатных форм. Показывает отчет по ремонту за период по клиентам и мастерам, расчету прибыли при учете стоимости затрат на ремонт. В программе предусмотрена возможность заведения справочников: клиенты, фирмы производители, модели, детали, неисправности, комплектации. При заполнении заказа на приемку оборудования данные берутся из справочников, составляется калькуляция заказа на основании стоимости деталей и стоимости работ. Каждая запись в справочнике или в журнале имеет дату создания и дату изменения пользователем системы. Основной особенностью данной программы является простота использования и интуитивно понятный интерфейс.

Так же на рынке программного обеспечения имеются программы, разработанные программистами, а не компаниями.

Учёт заявок 0.0.1.6

Программа предназначена для ведения учета заявок в различных организациях. Она позволяет сортировать, фильтровать, распечатывать заявки, а так же создавать отчеты с возможностью импорта в форматы .doc, .xls, .pdf.

Таким образом, анализ рынка программного обеспечения показал, что на рынке отсутствует программное обеспечение, полностью соответствующее потребностям рассматриваемой нами организации.

В нашем дипломном проекте мы выполнили разработку автоматизированного рабочего места для менеджера фирмы, осуществляющей ремонт компьютерной техники.

Постановка задачи

Для повышения удобства обработки информации о заявках фирмы по ремонту компьютерной техники необходимо внедрение в работу такого программного продукта, который позволил бы быстро и максимально безошибочно вносить информацию о заявках, осуществлять поиск и корректировку информации об услугах, а также формировать отчетность, позволяющую анализировать деятельность как предприятия в целом, так и отдельных мастеров, осуществлять мониторинг спроса на те или иные услуги.

Таким образом, для дипломной работы была выбрана проблема автоматизации учета услуг фирмы по ремонту компьютерной техники.