Організаційна структура проектів. Проектний офіс

Організаційна структура проекту являє собою апарат, що здійснює керування, реалізацію проекту. Вона відображає і створюється за принципом уже сформованих систем керування і діяльності фірм і організацій. Така структура може створюватися або структурно входити до складу одного з учасників реалізації проекту.

За рубежем і в США існує два принципи формування організаційної структури проекту.

1. Основні учасники проекту – замовник і підрядчик створюють свої сукупні групи, які очолюють менеджери проекту. Менеджером проекту може бути менеджер замовника або менеджер підрядчика. Це залежить від організаційної форми реалізації проекту. В усіх випадках менеджер проекту має свій апарат.

2. Для керування проектом створюється спеціальна група на чолі з менеджером проекту, в котру входять повноважні представники всіх учасників проекту. Кожен учасник може створювати свої групи контролю за ходом реалізації проекту.

Раніше в Україні, як указувалося вище, найбільш вираженою організаційною структурою реалізації великого проекту була структура реалізації комплексу. Як правило, менеджером проекту, що очолює комплекс, є висококваліфікований, з великим досвідом підрядчик, його заступниками - менеджери від замовника і ведучої спеціалізованої організації. До складу комплексу входили менеджер проекту і менеджер ведучого постачальника матеріальних ресурсів. Менеджер проекту мав свій апарат, який здійснював координацію діяльності всіх учасників.

На комплексі по функціонально-обособленому вузлі створювалися організаційні структури підкомплексів, які підкорялися менеджерові проекту (комплексу). Кожен менеджер проекту (підкомплекса) мав свій апарат, який входив і був структурою його організації.

За рубежем існує два типи організаційних структур:

- робоча група проекту;

- матрична структура.

При створенні робочої групи персонал виділяється для участі в проекті на весь робочий день, а при матричній більшість персоналу направляється з центральної організації в міру необхідності. У випадку матричної структури повний робочий день працює менеджер проекту, деякі провідні спеціалісти і частина персоналу.

Робоча група повинна розглядатися як підрозділ, створений і розташовуваний в єдиному місці для того, щоб займатися розподілом робочих завдань відповідно до вказівок менеджера проекту.

Матрична структура являє собою систему з подвійною відповідальністю виконавців будь-якого рівня. Кожен фахівець несе відповідальність за якісне виконання своїх функцій у цілому по підприємству і стосовно до кожного будівництва. У цьому випадку працівники також мають подвійне підпорядкування - керівникові фірми і менеджерові проекту.

Матрична організація структури багато років використовувалася як найкращий спосіб при реалізації невеликих промислових проектів будівельними організаціями. Така організаційна структура використовувалася й в Україні.

В даний час за рубежем самою популярною й ефективною організаційною структурою є робоча група, яка забезпечує успішну роботу над проектом.

Організаційні структури.

Реалізація проекту відбувається в рамках організації, структура якої в значній мірі впливає на успіх проекту. Виділяють наступні принципові організаційні форми:

· функціональна структура, що припускає використання існуючої функціональної ієрархічної структури організації. Менеджер проекту здійснює лише загальну координацію робіт (тобто по суті, функціональна структура - це проектна, але створена виключнодля реалізації одного проекту);

· проектна структура. Даний підхід припускає, що комплекс робіт проекту розробляється незалежно від ієрархічної структури організації;

· матрична структура. Проміжна форма, об'єднуюча переваги проектної і функціональної структур управління. Можуть бути виділено три різновиди матричної структури організації: слаба матриця, коли координатор проекту відповідає за координацію задач за проектом, але має обмежену владу над ресурсами; збалансована матриця, коли менеджер проекту координує всі роботи і розділяє відповідальність за досягнення мети з керівниками функціональних підрозділів; жорстка матриця, коли менеджер проекту володіє максимальними повноваженнями, але і несе повну відповідальність за виконання задач проекту.

Будь-яка з перерахованих оргструктур має як свої достоїнства, так і недоліки. Наприклад, високі невигідні витрати при створенні функціональної оргструктури для кожного проекту.

Матрична структура – покликана максимально використовувати достоїнства проектної при мінімізації недоліків функціональної структури. Проте і в ній закладений недолік, що полягає в тому, що у співробітників функціональних підрозділів з'являється подвійне підкорення. А саме, по вертикалі він підзвітний функціональному керівнику, а в горизонталі – керівнику проекту.

Для вирішення цієї проблеми необхідно визначити ролі, сферу відповідальності і повноваження. Стисло: керівник проекту визначає, що саме потрібно зробити, тоді як функціональний керівник визначає як саме це повинне бути зроблено.

Таким чином, компанії необхідний стандарт, в якому і будуть визначені ролі і сфери відповідальності.

Не слід забувати, що які б не були схеми організаційних структур і посадові інструкції, вони не завжди можуть дати зрозумілу картину роботи організації. В цьому випадку вельми ефективно на додаток використовувати побудову лінійних схем відповідальності або матрицю відповідальності.