Использование справки в Microsoft PowerPoint

PowerPoint предоставляет пользователю возможность получить подсказку. При возникновении вопроса – спрашивайте помощника. Например, чтобы узнать, как отформатировать диаграмму, введите вопрос, Как отформатировать диаграмму? Помощник автоматически предлагает советы и разделы справки по текущей выполняемой задаче. Помощник также дает советы по более эффективному использованию возможностей приложения PowerPoint. Чтобы посмотреть совет, щелкните лампочку рядом с помощником.

Для получения справки следует выбрать в меню Справка команду Справка по Microsoft PowerPoint.Если помощник включен, он появится. Если вкладки Содержание, мастер ответов и Указательотсутствуют, нажмите кнопку Показать.

Чтобы просмотреть подсказку, следует перейти на вкладку Содержаниеи найти нужную тему справки. Можно выбрать в окне справки вкладку Мастер ответов и, задав текст вопроса, щелкнуть кнопку Найти.

Можно также на вкладке Указательввести ключевое слово или фразу и щелкнуть кнопку Найти. Выбрав нужный раздел в списке найденных разделов, прочитать в правой области окна справки подсказку. Добавляя или удаляя ключевые слова из запроса, можно изменять список найденных разделов. Таким образом можно уточнять поиск, пока в списке не останутся только интересующие вас разделы и ключевые слова.

Для просмотра подсказки по команде меню, кнопке панели инструментов или области экрана выберете в меню Справка команду Что это такое? и щелкните интересующий объект. Для просмотра подсказки по параметру диалогового окна нажмите в диалоговом окне кнопку с вопросительным знаком и щелкните интересующий параметр (если в диалоговом окне нет кнопки с вопросительным знаком, выберете интересующий параметр и нажмите клавиши Shift +F1). Окно справки закрывается стандартными способами.

Режимы работы PowerPoint

PowerPoint предоставляет пользователю возможность работать и просматривать информацию в различных видах. В зависимости от того, что делаем: вводим текст и хотим рассмотреть его структуру, создаем заметки или вставляем в слайд графику – можно установить соответствующий режим и тем самым повысить удобство своей работы над презентацией: обычный, структуры, слайдов, сортировщик слайдов, показ слайдов.

Два основных режима, используемые в PowerPoint, - обычный режим и режим сортировщика слайдов. Для переключения режимов можно использовать команды в меню Вид. Для быстрой смены режимов служат кнопки в левом нижнем углу окна PowerPoint.

Например, включен обычный режим работы. В этом режиме в окне PowerPoint отображаются три области: область структуры, область слайда и область заметок. Эти области позволяют одновременно работать над всеми аспектами презентации. Размеры областей можно изменять, перетаскивая их границы.

Область структуры служит для организации и развертывания содержимого презентации. В ней показан текст презентации без графических объектов. В этой области можно вводить текст презентации и приводить в порядок пункты списка, абзацы и слайды.

В области слайда отображается текст каждого слайда с учетом форматирования. На отдельные слайды можно добавлять рисунки, фильмы, звуки, анимацию и гиперссылки. Переход к другим слайдам осуществляется с помощью полосы прокрутки.

Область заметок служит для добавления заметок докладчика или сведений для аудитории. Если в заметках должен быть рисунок, добавлять заметки следует в режиме страниц заметок.

Эти три области также присутствуют при сохранении презентации как Web-страницы. Единственное отличие состоит в том, что область структуры отображается как содержание, позволяющее перемещаться по презентации.

Для добавления переходов, перестановки слайдов и установки длительности пребывания слайда на экране наиболее удобен режим сортировщика слайдов.

Если щелкнуть кнопку Режим сортировщика слайдов или выберем в меню Видсоответствующую команду, то в окне PowerPoint в миниатюрном виде отображаются сразу все слайды презентации. Это упрощает добавление, удаление и перемещение слайдов, задание времени показа слайдов и выбор способов смены слайдов.

При создании презентации в любой момент можно запустить показ слайдов и просмотреть презентацию, нажав кнопку Просмотр анимации. Кроме того, можно просматривать анимацию на нескольких слайдах, выделив требуемые слайды и выбрав команду Просмотр анимации в меню Показ слайдов.

Чтобы изменить порядок слайдов в презентации, просто перетащите их в окне PowerPoint.

Режим структуры следует устанавливать для работы над текстом презентации. В режиме структуры презентация изображается в сокращенном виде: только заголовки слайдов и содержащийся в слайдах текст. Перед заголовком каждого слайда стоит номер и значок. Основной текст, включающий до пяти уровней отступов, расположен после каждого заголовка. Структуру можно ввести в Power Point, создать с помощью мастера автосодержания или импортировать из другого приложения, такого как Word.

Когда презентация представлена в виде структуры, слева на экране появляется панель структуры, в которой содержатся кнопки для повышения и понижения уровня заголовков, для перемещения блока текста вверх или вниз, для разворачивания и сворачивания структуры. Отметим следующее:

§ Для перемещения слайда вместе с содержимым нужно перетащить значок слайда (он расположен слева от заголовка) в нужное место документа

§ Для создания нового элемента списка необходимо установить курсор в конец существующего списка и нажать кнопку Enter

§ Для перемещения элемента списка в другую позицию нужно установить курсор слева от него (курсор приобретает вид крестика) и перетащить данный элемент в нужное место

§ Если мы хотим перейти из вида структуры в вид слайдов, нужно выполнить двойной щелчок на значке соответствующего слайда

Для создания нового слайда сначала нужно создать элемент списка, а затем нажать кнопку Повысить уровень до тех пор, пока маркер не превратится в значок слайда.

Текстовые эффекты в PowerPoint. удачно выбранный шрифт и различные текстовые эффекты, которые предоставляет в распоряжение пользователя PowerPoint , улучшают внешний вид нашей презентации и делают ее более удобной для восприятия.

Чтобы задать для каких-либо текстовых элементов всей презентации одинаковый шрифт, нужно выбрать в меню Вид команду Образец слайда. Затем выполнить щелчок в области, для которой мы хотим провести изменения (вокруг нее появится рамка), и выбрать в панели инструментов соответствующую кнопку для задания типа, размера и начертания шрифта. Можно также задать для символов тень (кнопка Тень текста) или рельефное начертание (меню Формат команда Шрифт). Если потребуется изменить регистр выделенного текста, можно воспользоваться командой Регистр меню Формат.

Можно создать и фигурный текст, например, расположить символы вдоль кривой или окружности или поместить внутрь какой-либо фигуры для этого в меню Вставка необходимо выбрать команду Рисунок, а затем – Объект WordArt. После этого на слайде появится область, в которой будет размещен фигурный текст и откроется окно для ввода текста. Панель инструментов WordArt включает в себя списки для выбора формы фигурного текста, типа и размера шрифта, а также кнопки, которые предназначены для задания различных эффектов. если ввести текст и выполнить щелчок на кнопке Обновить экран, то он появится в области слайда. Щелкнув на слайде вне контура объекта WordArt, завершим редактирование.

Режим слайдов наиболее удобен, если постепенно формировать каждый слайд, выбирая для него оформление, вставляя текст или графику.

Режим Показ слайдов используется для того, чтобы увидеть результаты работы. В этом режиме также можно выполнить репетицию показа презентации или провести презентацию перед аудиторией в электронном виде. Презентация будет показана в полноэкранном режиме с учетом анимации и способов смены слайдов. Переход к следующему слайду осуществляется щелчком мыши, а перемещение вперед и назад – клавишами управления курсором.

Использование образцов оформления

Вид презентации будет лучше, если оформить все слайды в одном стиле. Кроме того, часто возникает необходимость размещения на всех слайдах одного и того же элемента дизайна. Поэтому в PowerPoint существует возможность задания для всех слайдов и страниц одинакового оформления.

Это делается в режиме работы с образцами. Чтобы войти в этот режим, нужно выбрать в меню Видкоманду Образец, а в открывшемся подменю – элемент презентации, образец которого мы хотим исправить по своему усмотрению.

Для слайдов в меню предназначены две команды – Образец слайдов и Образец заголовков. Команда Образец заголовков применяется для определения образца титульных слайдов, вид всех остальных слайдов презентации определяется образцом слайдов. Можно установить тип, начертание и размер шрифта, задать параметры абзацев, изменить размеры областей образца, вставить в него рисунок или нарисовать какой-либо графический элемент.

Для оформления презентации можно воспользоваться библиотекой Microsoft ClipArt. Например, для вставки рисунка в слайд, укажем место и выберем в меню Вставка команду Рисунок, затем выберем опцию Картинки. В окне Вставка картинки выберем нужную категорию, например, Наука и техника, затем укажем нужный рисунок. В появившемся меню выберем команду Вставить клип.

После этого в окно слайда будет вставлен выбранный нами рисунок, например, компьютер. Затем можно изменить размер и местоположение рисунка на экране.

Помимо рисунков PowerPoint дает возможность также добавлять к презентации аудио-и видеоклипы, которые вставляют с помощью меню Вставкаточно так же, как любые фрагменты из библиотеки иллюстративных вставок.

При выборе команды Образец слайдов видно, что в нижней области слайда содержится подсказка о том, что нужно делать для внесения тех или иных изменений в образец. Все помещенные в образец элементы появятся на каждом слайде презентации, а внесенные изменения сразу же отразятся на всех остальных слайдах. Таким образом, в PowerPoint можно создать индивидуальный дизайн для определенного слайда и определить элементы, которые должны быть одинаковыми для всех слайдов презентации.

В PowerPoint можно самим нарисовать графический объект практически любой степени сложности. Для рисования предназначена панель инструментов Рисование, которая появляется на экране, если мы находимся в виде слайдов или заметок.

Основные приемы рисования в PowerPoint:

§ Чтобы начать рисовать какую-либо фигуру, нужно выбрать инструмент рисования, нажав соответствующую кнопку на панели инструментов

§ Чтобы нарисовать несколько объектов одного типа или выполнить над готовыми объектами одинаковые действия, не вызывая каждый раз один и тот же инструмент, следует выполнить на его кнопке двойной щелчок

§ Чтобы выполнить над созданной фигурой какие-либо действия, необходимо сначала выделит ее, выполнив щелчок мышью

§ Чтобы выделить объект, который полностью или частично скрыт другими объектами, следует выделить объект, расположенный на первом плане, а потом нажимать клавишу Tab до тех пор, пока не будет выделен нужный объект

§ Чтобы инструментов Эллипснарисовать окружность, инструментом Прямоугольник – квадрат, а инструментом Дуга – дугу окружности, следует во время рисования удерживать прижатой клавишу Shift

§ Чтобы линия, которая рисуется инструментом Линия, была горизонтальной, следует во время рисования удерживать прижатой клавишу Shift

§ Чтобы выделить несколько объектов, необходимо последовательно выполнять на них щелчки мышью, удерживая прижатой клавишу Shift. Все объекты можно выделить, нажав комбинацию клавиш Ctrl+A

Добавление формулы. Если на слайд требуется добавить формулу, то нужно выбрать в меню Вставка пункт Объект, а затем в списке Тип объекта выберем пункт Microsoft Equation 3.0. Для создания формулы воспользуемся инструментами и меню редактора формул. Чтобы вернуться в PowerPoint, выберем в меню Файлкоманду Выход и возврат в презентацию.

Использование таблиц

В PowerPoint имеется возможность создать таблицу, используя кнопку Создать слайд и выбрать слайд с таблицей. Затем в окне Вставка таблицы задать число столбцов и строк таблицы и щелкнуть ОК. для изменения формата вставленной таблицы нужно выбрать в меню Форматкоманду Таблица. Открывая в окне Формат таблицы вкладки Границы, Заливка и Надпись, можно задать параметры оформления таблицы.

В слайд можно добавить существующую Word-таблицу. Но прежде чем поместить таблицу в слайд, ее необходимо скопировать в Буфер обмена:

§ Выделить таблицу в Word, установив курсор на ней в любом месте, и выбрать в меню Таблица команду Выделить таблицу

§ Нажать Ctrl+С или выбрать в меню Правкакоманду Копировать. В результате выделенная таблица будет скопирована в Буфер обмена.

§ Запустить программу PowerPoint или переключиться в нее, если она уже выполняется. Переключиться в режим просмотра слайдов и найти слайд, в который мы хотим вставить таблицу, или создать новый слайд с использованием кнопки Создать слайд.

§ Выбрать в меню Правкакоманду Специальная вставка

§ Щелкнуть на Объект Документ Microsoft Word, затем опцию Связать или Вставить

§ Щелкнув кнопку ОК, завершить вставку таблицы

Разница между вариантами Связать или Вставитьв том, что, выбрав опцию Вставить, мы внедрим таблицу и оборвем все ее связи с исходным документом. Связывание хорошо использовать в тех случаях, когда приходится много раз возвращаться назад и редактировать данные во вставленной таблице.

В PowerPoint имеется возможность включить в слайд таблицу Excel. Порядок действий при добавлении Excel-таблицы такой же, как и у Word-таблицы, только в окне Специальная вставка нужно выбрать Объект Лист Microsoft Excel.

Добавление диаграмм

PowerPoint позволяет включить в слайд диаграммы. Для вставки диаграммы Microsoft Excel в презентацию откройте слайд, на который требуется добавить диаграмму Microsoft Excel, затем в меню Вставкавыберете пункт Объект. Чтобы создать диаграмму, установите переключатель в положение Создать новый и выберете объект Диаграмма Microsoft Excel. Чтобы вставить уже созданную диаграмму, установите переключатель в положение Создать из файла и введите имя соответствующего файла. Для изменения диаграммы воспользуйтесь инструментами и меню Microsoft Excel. Чтобы вернуться в PowerPoint, щелкните вне диаграммы.

Если при создании диаграммы дважды щелкнуть пустую рамку диаграммы или нажать кнопку Вставить диаграмму, на экране появится диаграмма Microsoft Graph и таблица связанных с ней данных.

Создавая диаграмму, можно ввести в таблицу данных собственные данные, импортировать их из текстового файла, импортировать электронную таблицу или диаграмму, а также скопировать данные из другого приложения.

В составе PowerPoint также имеется возможность создания организационных диаграмм, для создания которых можно воспользоваться макетом слайда, включающего пустую рамку для организационной диаграммы. Чтобы использовать этот макет, нажмите кнопку Команды и выберете пункт Макет слайда. Выберете макет Организационная диаграмма и нажмите кнопку Применить. Можно для добавления организационной диаграммы в слайд указать в меню Вставкана команду Рисуноки выбрать пункт Организационная диаграмма.

Для получения справки по созданию диаграммы выберете в меню ? команду Указатель.

Чтобы вернуться в PowerPoint, выберете в меню Файл команду Выход и возврат в презентацию.