Порядок и задачи учёта кассовых операций

Лекция 4

Учёт денежных средств в кассе организации

1. Порядок и задачи учёта кассовых операций

2. Документальное оформление кассовых операций

3. Синтетический учёт кассовых операций

Поступление наличных денег в кассу

Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (КО-1), который подписывается главным бухгалтером (при отсутствии бухгалтером или руководителем) и кассиром. К приходному кассовому ордеру прилагается отрывная квитанция, которая передается лицу, внесшему деньги. На квитанции кассир проставляет оттиск штампа организации, подтверждающего проведение кассовой операции.

При ведении юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, оформляется приходный кассовый ордер на общую сумму принятых наличных денег, за исключением сумм наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом).

Деньги, которые поступают в кассу как выручка за товары, работы, услуги нужно оформлять с применением кассового аппарата, т.е. помимо квитанции к приходному ордеру покупателю должен быть выдан кассовый чек. Если в течение дня таких операций совершается несколько (например, работа магазина), то покупатель получает только чек, а в конце дня на сумму общей выручки оформляется один приходный ордер.

При вводе кассового аппарата в эксплуатацию необходимо оформить Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (Форма КМ-1).

Далее на введенный в эксплуатацию кассовый аппарат открывается Журнал кассира-операциониста (КМ-4), предназначенный для отражения операций по движению денег.

В случаях, когда покупатель желает вернуть товар, кассир возвращает ему денежные средства из кассы и оформляет Акт о возврате денежных сумм покупателям (форма КМ-3).

По итогам рабочего дня кассир должен снять с кассового аппарата Z-отчет, показывающий общую сумму выручки за день и заполнить форму КМ-6 (Справка отчет кассира-операциониста), в которой регистрируются показатели счетчиков кассового аппарата. Если у организации несколько кассовых аппаратов, старший кассир заполняет Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручки организации по форме КМ-7.

Выдача наличных денег из кассы

Расход наличных денег оформляется расходным кассовым ордером (КО-2). Он подписывается руководителем организации, главным бухгалтером и кассиром. Расходный кассовый ордер может быть составлен на одну операцию или на группу однотипных операций (например: на выплату зарплаты оформляется Платежная ведомость или расчетно-платежная ведомость и на общую сумму по ведомости выписывается один расходный кассовый ордер).

Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, либо при предъявлении получателем доверенности (она прилагается к расходному ордеру) документа, удостоверяющего личность.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы пога­шаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (чис­ла, месяца, года).

Выдача под отчет

Для выдачи наличных денег работнику под отчет расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Лекция 4

Учёт денежных средств в кассе организации

1. Порядок и задачи учёта кассовых операций

2. Документальное оформление кассовых операций

3. Синтетический учёт кассовых операций

Порядок и задачи учёта кассовых операций

Учет кассовых операций в РФ регулируется следующими нормативными документами:

- обеспечение сохранности денежных средств (мате­риальная ответственность, условия хранения, про­ведение ревизий);

- своевременное и точное оформление первичных до­кументов и регистрация их в журнале;

- соблюдение порядка ведения кассовых операций и кассовой дисциплины.

Порядок ведения кассовых операций:

1. Для ведения кассовых операций юридическое лицо, индивидуальный предприниматель самостоятельно устанавливают максимально допустимую сумму наличных денег (лимит кассы), которая может храниться в месте для проведения кассовых операций и издают распорядительный документ (приказ) об установленном лимите остатка наличных денег.

Расчет лимита выполняется по формуле:

L = V/P * Nc,

где L - лимит остатка наличных денег в рублях;
V - объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;

Р - расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях, но не более 92 рабочих дней;

N_n – период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней.

2. Наличные деньги сверх установленного лимита подлежат хранению на счетах в банках.

3. Хранение наличных денег в кассе сверх установленного лимита допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты.

4. Кассовые операции осуществляет кассиром с которым заключается договор о полной материальной ответственности. При наличии у юридического лица, индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира. Кассовые операции могут проводиться руководителем.

5. Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель могут вести кассовые операции с применением программно-технических комплексов, в том числе оснащенных функцией приема наличных денег.

6. Обеспечение сохранности наличных денежных средств возложено на руководителя организации. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем.

К рекомендованным правилам по обеспечению сохранности наличных денег относятся следующие:

1) Помещение кассы должно быть изолированно, во время совершения операции двери кассы должны быть закрыты

2) В помещение кассы доступ посторонних лиц запрещен

3) Наличные деньги должны храниться в специальных сейфах и хранилищах, ключи от которых имеются у ограниченного количества лиц (оригиналы у кассира, дубликаты - у директора).

4) Помещения кассы ежедневно опечатываются кассирами

5) Не допускается хранение в кассе наличных денег, не принадлежащих организации.

6) При транспортировке денег кассир должен быть обеспечен транспортом и охраной.

7) В случае недееспособности кассира приказом руководителя назначается лицо его замещающее, на которое также возлагается полная материальная ответственность.

8) Разрешается заключать договора инкассации с банками и договора страхования со страховыми компаниями.

7. Согласно указанию ЦБ РФ "Об установлении предельного размера расчетов между юридическими лицами" данный предел составляет 100 000 рублей по одной сделке. Т.е. по договорам, стоимость которых больше указанной суммы, расчеты наличными деньгами запрещены. Ограничение распространяется на расчеты между: юридическими лицами, юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, индивидуальными предпринимателями в рамках одного договора.

8. Применение на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники при продажи товаров, работ и услуг за наличный расчет или с использованием платежных карт.

От применения ККТ освобождаются:

1. Организации, выдающие в подтверждение о получении денег бланки строгой отчетности (квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, приравненные к кассовым чекам).

2. Организации, осуществляющие определенные виды деятельности (продажа газет, журналов, ценных бумаг, торговля в киосках мороженным и безалкогольными напитками, торговля квасом, пивом, молоком из цистерн и др.).

За неприменение ККТ, а также в случаях, приравненных к неприменению ККТ (использование аппарата без пломбы, без фискальной памяти, пробитие чека на меньшую сумму) на организацию может быть наложен штраф 30 000 - 40 0000 рублей (ст. 14.5 КоАП).

Приобретать следует только кассовые аппараты, модели которых включены в Государственный реестр контрольно-кассовой техники.

Приобретенный аппарат необходимо поставить на учет в ЦТО (центре технического обслуживания) и зарегистрировать в налоговой инспекции.

2. Документальное оформление кассовых операций