Правило № 1. Установить лимит можно по выручке или расходам — как выгоднее
По новым правилам формула расчета лимита не привязана строго к поступлениям в кассу (п. 2 Указания № 3210-У). Так, организация может сделать расчет исходя из наличной выручки или суммы расходов.
Правило № 2. Приходники и расходники может оформлять как штатный, так и приглашенный бухгалтер
Менее строгими стали требования к тем, кто отвечает за оформление и подписание приходников и расходников (см. таблицу ниже).
Кто в компании может оформлять кассовые документы и работать с наличностью в кассе
Вправе ли подписывать приходники и расходники
Вправе ли прини- мать и выдавать наличные в кассе
Главный бухгалтер
Да
Да
Да*
Директор
Да, если нет главбуха и бухгалтера
Да, если нет главбуха и бухгалтера
Да
Бухгалтер или другой штатный работник
Да*
Да*
Да*
Частный бухгалтер или сотрудник организации, если заключен договор бухгалтерского обслуживания
Да
Нет
Нет
Кассир
Да*
Да*
Да
* На основании приказа директора.
Раньше оформлять эти документы мог только кто-то из работников компании — главбух, бухгалтер, другой сотрудник, назначенный директором, либо он сам. А теперь директор может доверить оформление кассовых документов работнику сторонней организации или частному бухгалтеру, с которым компания заключила договор бухгалтерского сопровождения (п. 4.2 Указания № 3210-У). Приказ директора о назначении ответственного за оформление ордеров главбух может не визировать.
Важная деталь. При отсутствии штатного или внештатного бухгалтера подписывать кассовые документы должен руководитель, в том числе за кассира.
В то же время выполнять функции кассира, то есть выдавать и принимать наличность в кассе, по-прежнему может только штатный работник (п. 4 Указания № 3210-У). Разобраться в этом вам поможет таблица выше.
Правило № 3. В заявлении на подотчет директор может не указывать срок возврата денег
Заявление о выдаче денег под отчет должен по-прежнему подписывать директор. Но от него больше не требуется собственноручно ставить в документе дату, сумму и срок, на который работнику выдаются деньги. Такой вывод следует из пункта 6.3 Указания № 3210-У.
Все эти сведения остаются обязательными. Но в отличие от прежних правил писать в заявлении сумму, срок и дату выдачи денег может подотчетник или бухгалтер. Озадачивать этим директора больше нет надобности.
Чтобы было проще, подкорректируйте имеющийся в компании шаблон заявления так, чтобы подотчетник смог сразу внести все эти данные в нужные строчки.
Важная деталь. С 1 июня на заявлении о выдаче подотчетных нужна только подпись директора. Остальную информацию может вписать сам подотчетник или бухгалтер.
Правило № 4. В расходнике сумму можно писать от руки или печатать на компьютере
В расходном ордере сумму, которую получил из кассы работник компании или другой человек, теперь можно печатать в учетной программе. Вписывать эту сумму от руки больше не требуется. От получателя нужна лишь подпись (п. 6.2 Указания № 3210-У).
Таким образом, теперь расшифровывать полученную по расходному ордеру сумму можно двумя способами. Первый — напечатать на компьютере. Второй — написать от руки.
Важная деталь. В расходном ордере сумму, которую получил из кассы работник или другой человек, теперь можно печатать в учетной программе.
Из новых правил также следует, что в расходниках компаний, где есть бухгалтер, больше не нужна подпись руководителя. Только если директор сам ведет бухучет, он визирует расходник за главбуха (п. 4.3 Указания № 3210-У).
Вместе с тем составлять расходник нужно по унифицированной форме. Она предусматривает такой реквизит, как подпись директора. А из унифицированных форм компания не вправе произвольно удалять те или иные показатели.
Поэтому безопаснее все же, чтобы в расходниках, составленных 1 июня 2014 года и позже, была подпись руководителя компании. Иначе есть риск, что налоговики посчитают расходник недействительным.
И если с учетом выданной по нему суммы остаток в кассе окажется сверхлимитным, оштрафуют компанию на сумму до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).
Не пропустите! Свежие статьи по новым правилам работы с наличкой:
- Как безопаснее всего переустановить лимит кассы по новым правилам;
- Пять обязательных правил, по которым теперь нужно получать и расходовать наличку.
Правило № 5. Можно распечатывать кассовую книгу в одном экземпляре
Новые правила требуют вести кассовую книгу по старой форме. Но зато распечатывать ее теперь можно в одном экземпляре, а не в двух, как требовалось раньше. Исключение — кассовая книга обособленного подразделения.
Еще одно изменение — при бумажном документообороте хранить кассовую книгу в электронном виде больше не надо. Такого требования нет. Прежний кассовый порядок обязывал сохранять электронную версию книги наряду с бумажной.
Правило № 6. Кассовые документы можно вести в электронном виде
У всех компаний появилась возможность вести электронный документооборот по кассовым операциям. В таком случае бумажные экземпляры расходников, приходников, кассовой книги и ведомостей оформлять не обязательно. Но только при одном условии: электронные документы надо заверять квалифицированной электронной подписью (п. 4.7 Указания № 3210-У).
Осторожно! Вести кассовые операции можно электронно, только если все документы вы подписываете квалифицированной электронной подписью. Иначе их надо распечатывать.
Однако покупать электронную подпись для каждого подотчетника, чтобы те могли заверять электронные приходники и расходники, для многих компаний не представляется возможным. Например, по причине большого числа сотрудников или так называемой кадровой текучки. То же самое с зарплатными ведомостями: оформлять электронную подпись каждому работнику слишком затратно и хлопотно. А о том, можно ли комбинировать электронный документооборот с бумажным, в новых правилах нет четких указаний. Поэтому пока безопаснее и удобнее оформлять приходники, расходники и ведомости на бумаге.
