Формирование, организация и хранение краеведческих фондов

3.1. Основу краеведческой деятельности библиотеки составляют фонды местных изданий и краеведческих документов. Они формируется в ЦБР в расчете на постоянное хранение и активное использование и включают:

— местные издания;

— краеведческие документы.

Фонды краеведческих и местных изданий формируются по принципу исчерпывающей полноты и рассматриваются как особо ценные; как уникальная часть совокупного национального библиотечного фонда. Подфонды (архивы) неопубликованных и сетевых краеведческих документов формируются выборочно, с учетом их информационной ценности.

В национальных библиотеках формируются по принципу исчерпывающей полноты и рассматриваются как особо ценные также фонды изданий на языке (языках) титульной нации (независимо от физической формы, типа и вида издания, содержания, времени выхода в свет).

3.2. В фонд местных изданий включаются документы, изданные на территории региона, независимо от содержания, физической формы, типа и вида издания, языка и времени выхода в свет (в соответствии с функциями, закрепленными за ЦБР в российских и региональных нормативно-правовых актах об обязательном экземпляре

документов).

3.3. В фонд краеведческих документов включаются документы, полностью посвященные данному региону (или любой его части) или содержащие значительные по объему или ценности сведения о нем:

— краеведческие издания, независимо от физической формы, типа и вида издания, языка, времени и места издания (изготовления, создания);

— неопубликованные документы (рукописи, фотографии, письма, дневники и пр.), передаваемые в библиотеку на постоянное хранение частными лицами или учреждениями;

— электронные копии неопубликованных краеведческих документов (создаваемые в целях обеспечения сохранности оригиналов или полученные вместо оригиналов);

— сетевые краеведческие документы, отобранные по критериям авторитетности, информативности, фундированности (наличия и качества ссылок на источники), оригинальности и правомерно скопированные из Сети.

В фонды местных и краеведческих изданий включаются также электронные копии печатных изданий, создаваемые ЦБР в целях обеспечениях их сохранности и доступности и полученные в соответствии с законодательством об обязательном экземпляре документов данного субъекта РФ.

Электронные копии неопубликованных краеведческих документов и сетевые краеведческие документы, не являющиеся изданиями, включаются в специализированный подфонд — электронный краеведческий архив, предназначенный в первую очередь для обеспечения их гарантированной сохранности (как уникальных и эфемерных).

3.4. ЦБР ведет систематическую работу по выявлению местных изданий и краеведческих документов, используя для этого издательскую и книготорговую информацию, библиографические источники, СБА других библиотек, непосредственное обследование фондов, ресурсы Интернет, краеведческие документы и пр.

3.5. ЦБР ведет текущее и ретроспективное комплектование фондов краеведческих и местных изданий, используя в качестве источников: обязательный экземпляр документов субъекта РФ; подписку; пожертвование, дар или передачу; книгообмен; покупку (в том числе на аукционах и у частных лиц), копирование и репродуцирование

отсутствующих или имеющихся в недостаточном количестве экземпляров документов.

3.6. ЦБР выполняет функции региональной книжной палаты в своем регионе. В этом качестве она:

— осуществляет постоянный контроль полноты и своевременности поступлений обязательного экземпляра документов субъекта РФ в свой фонд;

— поддерживает контакты с издательствами и издающими организациями региона; оказывает им консультационную помощь;

— создает и хранит архив (коллекцию) местных изданий (как часть фонда местных изданий с особым режимом хранения и использования);

— осуществляет библиографический учет местных изданий (в соответствии с требованиями государственной библиографии);

— готовит и публикует библиографическую, аналитическую и статистическую информацию о местных документах в традиционной печатной форме, а также на сайте библиотеки, распространяет эти сведения в сети Интернет; участвует в различных корпоративных проектах, направленных на выявление и распространение информации о местных изданиях.

Деятельность ЦБР как региональной книжной палаты, а также структура и состав обязательного экземпляра документов субъекта РФ регламентируются местным законодательством об обязательном экземпляре и о библиотечном деле.

Функции региональной книжной палаты может выполнять самостоятельное научно-производственное подразделение, берущее на себя весь комплекс задач, связанных с выявлением, комплектованием, библиографической обработкой и хранением местных изданий, или они распределяются между соответствующими подразделениями библиотеки (комплектования, обработки, книгохранения и пр.).

3.7. В целях обеспечения надежной сохранности и рационального использования местные и краеведческие издания выделяются в самостоятельные фонды библиотеки. Фонд краеведческих изданий (или его активно используемая часть) находится в краеведческом подразделении, фонд местных изданий — в отделе книгохранения. На постоянном хранении в соответствующих специализированных подразделениях могут находиться:

— спецвиды технической документации;

— редкие местные некраеведческие издания;

— редкие краеведческие издания и неопубликованные документы (при отсутствии необходимых условий хранения в краеведческом подразделении);

— нотные, изоиздания, аудиовизуальные материалы;

— издания на иностранных языках; и др.

3.8. Неопубликованные краеведческие документы (рукописи, фотографии, письма, дневники и пр.) входят в состав государственной части Архивного фонда РФ, принимаются на хранение, учитываются, хранятся и предоставляются в пользование в соответствии с требованиями, установленными для архивных учреждений.

3.9. ЦБР целенаправленно формирует собственный депозитарный фонд, который включает все поступившие местные и краеведческие издания, независимо от источника поступления, практической и научной ценности, активности использования, формы публикации и места хранения в библиотеке. В качестве депозитария ЦБР:

— выявляет и выделяет для хранения местные издания и краеведческие документы в своем фонде;

— постоянно хранит в своем фонде местные (1–2 экз.) и краеведческие (2–4 экз.) издания.

3.10. Причинами исключения местных и краеведческих изданий из депозитарного фонда могут быть:

— избыточное количество экземпляров;

— ветхость издания (при наличии достаточного числа экземпляров и нецелесообразности реставрации).

Местные и краеведческие издания не могут исключаться по причине моральной устарелости, наличия более поздних переизданий, низкого спроса.

3.11. Библиотека разрабатывает и осуществляет программу обеспечения сохранности фондов местных изданий и краеведческих документов, предусматривающую:

— регулярное обследование физического состояния (с выделением экземпляров, требующих срочной консервации или реставрации, ограничения использования, первоочередного копирования и перевода на другие носители информации);

— контроль условий хранения и использования;

— регулирование условий предоставления пользователям уникальных (неопубликованных, редких и имеющихся в библиотеке в единственном экземпляре) местных изданий и краеведческих документов;

— планомерное страховое копирование местных изданий и краеведческих документов.

4. Библиографическая обработка краеведческих документов и местных изданий

4.1. ЦБР осуществляет библиографическую обработку местных изданий и краеведческих документов и отражает их в электронном краеведческом каталоге (ЭКК) и электронном каталоге местных изданий (ЭКМИ).

Национальные библиотеки субъектов РФ осуществляют также библиографическую обработку изданий на языке (языках) своей титульной нации.

4.2. Библиографические записи (БЗ), составляющие содержание ЭКК и ЭКМИ, создаются в расчете на использование в национальной библиографии, в региональном, национальном и международном информационном обмене. Этим определяются общие требования к их доступности, полноте и качеству:

— для всех краеведческих документов и местных изданий с известным местом хранения описание de visu;

— использование национальных коммуникативных (RUSMARC) или одного из международных форматов, обеспечивающее доступность информации для других библиотек и пользователей;

— полнота библиографического описания (использование всех обязательных и факультативных элементов) в соответствии с требованиями действующих стандартов и правил каталогизации (при описании de visu);

— индексирование содержания документов, обеспечивающее тематический и предметный доступ (при описании de visu). В качестве обязательного инструмента индексирования содержания краеведческих документов применяется предметизация; дополнительно могут использоваться другие информационно-поисковые языки;

— авторитетный контроль всех нормируемых элементов БЗ (обязательных элементов БО; элементов предметных рубрик) в соответствии с действующими требованиями (при описании de visu);

— обязательность указания места хранения (названия учреждения-владельца), если оно известно;

— наличие аннотации (для краеведческих документов при описании de visu — во всех случаях, когда краеведческое содержание документа неясно из его заглавия).

4.3. ЭКК и ЭКМИ формируются как библиографические репертуары и соответственно включают, в том числе, записи, не проверенные по самому документу:

— составленные на основании печатных источников, по сведениям из других учреждений и пр.;

— заимствованные из каталогов, картотек, баз данных в результате автоматической ретроконверсии.

Для таких записей обязательны:

— ссылка на источник (краткое библиографическое описание опубликованного источника со ссылкой на страницу; название учреждения, сообщившего сведения; каталога или картотеки, откуда взято описание);

— указание на то, что документ не описан de visu (уровень кодирования в маркере БЗ).

В процессе формирования ЭКК и ЭКМИ по возможности обеспечивается сводность библиографической информации: в БЗ указываются все известные места хранения краеведческих и местных изданий.

4.4. ЦБР участвует в корпоративных проектах различного уровня и масштаба, предусматривающих распределенную библиографическую обработку текущих потоков или ретроспективных массивов краеведческих документов и местных изданий, ведение сводных ЭКК, подготовку текущих библиографических изданий.

ЦБР организует обмен библиографическими записями и совместную работу по ведению авторитетного файла в своем регионе и является координационным и методическим центром этой работы.