Разработка руководства администратора базы данных

3.1.1 Общие сведения об автоматизированной информационной системе

Автоматизированная информационная система предназначена для учета движения товара на складах предприятия и поддержки принятия решения о виде цены товара с помощью экспертных систем и дискриминантного анализа.

Пользователями автоматизированной информационной системы могут выступать менеджеры по продажам, продавцы-консультанты, заведующие складами, начальник торгового отдела.

Автоматизированная информационная система позволяет:

- хранить данные централизованно;

- снизить временные затраты при обработке данных;

- облегчить ввод и обновление информации в базе данных;

- ускорить поиск и просмотр информации, содержащейся в базе данных;

- оперативно генерировать отчеты;

- поддержать принятие решения о виде цены товара.

Автоматизированная информационная система позволяет повысить эффективность деятельности менеджеров по продажам, продавцов-консультантов и других сотрудников торгового отдела, а также избавить от рутинной бумажной работы.

3.1.2 Структура автоматизированной информационной системы

Автоматизированная информационная система спроектирована на основе реляционной базы данных и базы знаний и должна функционировать на локальном сервере БД.

АИС учета движения товара на складах предприятия и поддержки принятия решения о виде цены товара состоит из следующих файлов, необходимых для ее нормального функционирования:

- основной запускаемый файл «АИС.exe»;

- файл базы данных «TORGOTDEL.gdb»;

- файл базы знаний «База знаний Определение вида цены.txt»;

- файл запуска экспертной системы «Экспертная система 1.1.exe»;

- файл запуска продукционно-фреймовой экспертной системы «Продукционная экспертная система 1.0.exe».

С точки зрения информационных систем АИС представляется как совокупность взаимодействующих подсистем. Подсистема – часть системы, выделенная по определенному признаку, обладающая некоторой самостоятельностью и допускающая разложение на элементы.

В рамках АИС выделяют две категории подсистем:

- функциональная подсистема;

- обеспечивающая подсистема.

Функциональная подсистема – это комплекс задач с высокой степенью информационного обмена между задачами. Задача – некоторый процесс обработки информации с четко определенным множеством входных и выходных документов. В рамках АИС деление на функциональные подсистемы осуществляется по следующим принципам:

- функциональный;

- предметный;

- проблемный;

- смешанный (предметно-функциональный) /16/.

В рамках дипломной работы функциональная составляющая автоматизированной информационной системы представлена одной функциональной подсистемой, содержащей следующие задачи:

- ввод и обновление информации в базе данных;

- формирование отчетов;

- поиск и просмотр информации, содержащейся в базе данных;

- поддержка принятия решения о виде цены товара.

Отображение структуры функциональной подсистемы представлено в виде иерархии функций, приведенной в пункте 2.3.1.1 дипломной работы.

Обеспечивающая подсистема является общей для всех функциональных подсистем. При функциональном развитии АИС количество функциональных подсистем рассчитывается, количество обеспечивающих подсистем остается постоянным. Все обеспечивающие подсистемы – совокупность технической документации.

1 Организационное обеспечение – совокупность документов, устанавливающих организационную структуру, права и обязанности пользователей и эксплуатационного персонала в условиях функционирования, проверки и обеспечения работоспособности АИС /16/. В рамках дипломной работы организационное обеспечение представлено листом технического задания и описанием состава пользователей системы в пункте 2.3.1.3.

В АИС представлен следующий состав пользователей:

- администратор базы данных;

- прикладной программист;

- конечный пользователь – менеджер по продажам;

- конечный пользователь – заведующий складом.

2 Правовое обеспечение – совокупность юридических документов, соответствующих этапам жизненного цикла АИС /16/. В пункте 2.3.1.3 дипломной работы описаны уровни доступа пользователей.

3 Техническое обеспечение – комплекс документов, описывающих состав и характеристики используемых технических средств /16/.

Автоматизированная информационная система должна работать на IBM/PC совместимых персональных компьютерах.

Минимальная конфигурация:

- процессор Intel Pentium 166 МГц;

- объем оперативного запоминающего устройства 64 Мбайт;

- жесткий диск 1 Гбайт;

- сетевая карта Ethernet 100 Мбайт;

- монитор с SVGA видеокартой;

- клавиатура;

- манипулятор «мышь»;

- принтер.

4 Математическое обеспечение – совокупность документов, описывающих используемые в рамках АИС математические методы и алгоритмы для решения задач обработки данных /16/.

5 Программное обеспечение – совокупность документов, описывающих состав и характеристики используемого в рамках АИС программного обеспечения /16/.

АИС должна работать под управлением операционной системы MS Windows 98 или выше на IBM/PC совместимых персональных компьютерах, на которых также должны быть установлены СУБД InterBase 7.5 и программный продукт MS Office Excel 2003.

6 Информационное обеспечение:

- внемашинное (справочники, классификаторы, нормативные документы и т.д.);

- внутримашинное (макеты экранных форм для ввода и вывода информации, шаблоны выходных документов, модели данных и т.д.) /16/.

В рамках дипломной работы информационное обеспечение представлено информационно-логической моделью предметной области (приложение А), даталогической структурой БД (пункт 2.3.2.3), физической моделью БД (пункт 2.3.3).

7 Лингвистическое обеспечение – совокупность документов, описывающих используемые в АИС научно-технические термины, языковые средства, правила формализации естественного языка /16/. В рамках дипломной работы в качестве лингвистического обеспечения используются язык программирования C++ и язык структурированных запросов SQL.

8 Технологическое обеспечение – совокупность документов, определяющих этапы обработки данных. В рамках дипломной работы технологическое обеспечение представлено технологиями обработки данных.

Для обеспечения надежности АИС предусмотрены:

- контроль вводимой информации и блокировка некорректных действий пользователя при работе с системой;

- корректное завершение вычислений с соответствующей диагностикой при превышении имеющихся вычислительных ресурсов;

- обеспечение целостности информации, хранящейся в базе данных.

3.1.3 Установка автоматизированной информационной системы

Для нормального функционирования АИС необходимо следующее минимальное аппаратное обеспечение:

- процессор Intel Pentium 166 МГц;

- объем оперативного запоминающего устройства 64 Мбайт;

- жесткий диск 1 Гбайт;

- сетевая карта Ethernet 100 Мбайт;

- монитор с SVGA видеокартой;

- клавиатура;

- манипулятор «мышь»;

- принтер.

Минимальные требования к программному обеспечению:

- операционная система MS Windows 98 или выше;

- СУБД InterBase 7.5;

- MS Office Excel 2003.

Для установки АИС необходимо создать на жестком диске в корневом каталоге папку «AIS» и скопировать в нее следующие файлы: «АИС.exe», «TORGOTDEL.gdb», «База знаний Определение вида цены.txt», «Экспертная система 1.1.exe» и «Продукционная экспертная система 1.0.exe».

Для работы базы данных необходимо запустить сервер InterBase 7.5. Для этого необходимо выполнить команду Пуск→Настройка→Панель управления, в появившемся окне выбрать InterBase Manager. Затем в новом открывшемся окне нажать на кнопку Start. После этого сервер будет запущен, и можно приступить к работе с АИС.

3.1.4 Проверка автоматизированной информационной системы

Проверка автоматизированной информационной системы должна начинаться с ее запуска. При запуске должно появиться главное окно программы. Потом необходимо подключиться к базе данных. В результате появится диалог запроса логина и пароля. После прохождения авторизации пользователь будет иметь законный доступ к системе. Далее необходимо проверить правильно ли функционируют справочники. Для этого их поочередно выбирают в главном меню программыояатедимо подключиться к базе данных.. В справочниках проверяют функции добавления, обновления и удаления данных. Для этого нужно запустить IBConsole сервера InterBase 7.5, зарегистрировать локальную БД «TORGOTDEL.gdb» и, открыв таблицу соответствующего справочника, убедиться в правильности добавления, обновления или удаления данных.

3.1.5 Резервирование и восстановление базы данных

Регулярное выполнение операций копирования базы предназначено для обеспечения возможности восстановления данных после сбоев. Так как физически БД в InterBase организована в виде одного файла, то проблем с копированием БД нет.

Предпочтительнее выполнять операции копирования, используя средства БД. В этом случае одновременно с операцией копирования выполняется и сервисное обслуживание БД.

При резервном копировании и восстановлении помимо собственно копирования выполняется ряд дополнительных действий:

- сборка «мусора» (удаляются устаревшие версии записей) и чистка таблицы транзакций от транзакций, завершенных откатом;

- балансировка индексов;

- освобождение пространства, занимаемое удаленными записями.

Это позволяет несколько уменьшить размер БД и ускорить работу с данными /20/.

Базу данных, созданную с помощью СУБД InterBase 7.5, может копировать только владелец БД или пользователь SYSDBA /10/.

Для копирования базы данных используется в IBConsole СУБД InterBase 7.5 пункт меню Database→Maintenance→Backup/Restore→Backup, а для восстановления данных – пункт меню Database→Maintenance→Backup/Restore→ Restore, что представлено на рисунке 3.1.

Рисунок 3.1 – Выбор пункта меню копирования или восстановления

Затем необходимо выбрать нужные режимы резервного копирования, окно которого представлено на рисунке 3.2, или восстановления, окно которого изображено на рисунке 3.3.

Рисунок 3.2 – Окно резервного копирования БД

Рисунок 3.3 – Окно восстановления БД

3.1.6 Сообщения администратору базы данных

Во время процессов резервного копирования и восстановления администратору базы данных возможны следующие сообщения от системы, представленные на рисунках 3.4 – 3.6.

Рисунок 3.4 – Сообщение об ошибке

Сообщение об ошибке, представленное на рисунке 3.4, означает, что администратор базы данных ввел неправильное имя БД или вовсе его не ввел в поле «Alias». Чтобы устранить эту ошибку, необходимо ввести имя БД.

Рисунок 3.5 – Сообщение об ошибке

Сообщение об ошибке, представленное на рисунке 3.5, указывает на то, что InterBase не может резервировать или восстановить БД, так как администратор базы данных указал неправильное имя файла БД или неправильный путь до БД. Для исправления ошибки необходимо ввести правильное имя или путь.

Рисунок 3.6 – Сообщение об ошибке

Сообщение об ошибке, представленное на рисунке 3.6, означает, что InterBase не может восстановить БД из указанного файла, так как этот файл не является файлом InterBase. Для ее устранения необходимо выбрать другой файл.