Организация управления предпринимательской деятельностью

Органы исполнительного управления корпорации осуществляют управление текущей предпринимательской деятельностью фирмы (оперативное управление) по вопросам производства, коммерции и финансов. Исполнительный орган может быть единоличным (директор, президент, управляющий и др.) или коллегиальным (правление). Его компетенция распространяется на оперативные вопросы: выполнение решений общего собрания и совета директоров, обеспечение выполнения годового плана, текущей хозяйственной политики, оперативное планирование, назначение руководителей подразделений, ведение корпоративного бухгалтерского и статистического учета и т.д.

В управлении следует различать объектыи субъектыуправления. Объекты управления объединяются в основныеи обеспечивающиеподсистемы. Основные подсистемывключают объекты управления, представляющие виды предпринимательской деятельности: производственную, коммерческую и финансовую. К объектам производственно-коммерческих подсистем относятся процессы производства, закупок, торговли и сбыта, маркетинга – управление строится на основе информации о параметрах процессов. Финансовая подсистема включает распределение прибыли, кредит, инвестиции, внереализационную деятельность.

К обеспечивающим подсистемам управления относится деятельность по управлению персоналом, бухгалтерским учетом и отчетностью, системами экономического учета, анализа и планирования, материально-технического снабжения, делопроизводства, безопасности.

К самостоятельному объекту управления предпринимательской деятельностью относится инновационная деятельность, или реинжиниринг. В него входят важнейшие функции предпринимательства: расширение производства; разработка и освоение новых товаров, технологий, финансовых схем и методов управления; освоение новых рынков; формирование новых каналов распространения. К реинжинирингу относятся также внедрение новых информационных технологий, перепрофилирование фирмы, приобретение новых производств и направлений и другие инициативные действия, направленные на максимизацию прибыли и привлечение инвесторов. При создании новой фирмы аналогичный комплекс функций объединяется в понятие инжиниринга.

Субъектами оперативного (текущего) управления являются менеджеры, образующие иерархию управления: высший уровень (топ-менеджеры) и менеджеры, руководящие группами (отделами) непосредственных исполнителей или выполняющих отдельные функции управления.

В небольших фирмах индивидуальный предприниматель-собственник (или собственники) совмещает управленческие функции с исполнительскими. Когда число работников превышает 10, собственник обычно уже не может одновременно участвовать в производстве и в управлении, сосредотачиваясь на управлении.

С ростом масштаба деятельности фирмы управление усложняется. Поясним это на следующей модели. Пусть имеется n работников. Управлять означает координировать связи между ними. Сложность управления k пропорциональна максимальному количеству возможных связей

,

где – коэффициент пропорциональности. При увеличении количества работников n сложность управления возрастает значительно быстрее, чем само число n, следовательно, резко возрастает объем информации, необходимой для принятия решения.

Выход из проблемы усложнения системы управления состоит в разбиении объектов управления и состава исполнителей на отдельные подразделения, т.е. в реорганизации структуры. В новой структуре выделяются производственные и обеспечивающие подразделения. В книжном деле при организации производственных подразделений издательских и книготорговых фирм используется технологический принцип: подразделения образуются путем деления технологической цепочки подготовки издания или организации продажи. В структуре издательства, например, выделяются редакционные, художественно-оформительские, производственные, маркетинговые и сбытовые подразделения. В книжном магазине – менеджерские подразделения для работы с поставщиками, подразделения приема литературы на склад, организации торговли, маркетинга.

Степень дробности структуры зависит от объема производства и торговли, численности штатных и нештатных сотрудников. Так, например, в крупном издательстве целесообразно выделить отдельные тематические редакции и корректорскую службу; в торговой деятельности большого книжного магазина – секции торгового зала, в оптовой фирме – регионы продаж.

В результате формирования структуры возрастает количество наемных менеджеров, которым предприниматель делегирует часть своих функций управления. Собственники сосредотачиваются на принятии корпоративных решений, контроле их выполнения, распределении прибыли.

В крупнейших акционерных обществах могут быть тысячи собственников акций, участие которых в оперативном управлении нецелесообразно. Часть собственников выступает в виде совета директоров, остальные участвуют только в распределении прибыли. Сосредоточение управленческих функций в руках менеджеров в связи с ростом сложности управления условно показано на рис.

Если считать полный объем властных полномочий за 100%, то в индивидуальных предприятиях (ИП) и товариществах владельцы осуществляют их полностью (зона А), в акционерных обществах (АО) объем оперативных полномочий сокращается (зона В). Лидирующее положение в оперативном управлении акционерным обществом занимают менеджеры. В зоне Б участники общества с ограниченной ответственностью (ООО) осуществляют управленческие функции наряду с менеджерами.

Делегирование функций управления выражается в объеме компетенции отдельных менеджеров, который на практике определяется системой должностных инструкций и иерархией управления. Чем ниже уровень иерархии, тем уже компетенция менеджера и степень его влияния на принятие решений по фирме в целом. Иерархия управления реализуется в штатном расписании.

Организационно распределение функций исполнительного управления реализуется в виде структуры управления – упорядоченной совокупности подразделений фирмы, находящихся между собой в устойчивых отношениях и обеспечивающих деятельность фирмы как единого целого.

Между отдельными элементами структуры действуют горизонтальные связи, обеспечивающие согласованность действий, и вертикальные связи, определяющие соподчиненность подразделений. Кроме того, действуют линейные связи, отражающие согласование управленческих решений между отдельными подразделениями, и функциональные связи, отражающие связи по функциям управления.

Менеджеры осуществляют оперативное управление, доводящее управляющее воздействие до отдельных рабочих мест. Особыми случаями являются: ситуационное управление, необходимость которого возникает при незапланированных ситуациях, например при форс-мажоре, и целевое управление, обеспечивающее сквозное управляющее воздействие на все уровни иерархии управления, необходимое для решения инновационных задач. В последнем случае управление направлено на конкретный результат.

В книжном деле характерна иерархическая структура управления предпринимательской деятельностью, основанная на четком разделении труда:

1) управленческий аппарат разбивается на уровни, когда нижестоящий уровень подчиняется вышестоящему и контролируется им;

2) система внутрифирменных стандартов и норм определяет права, обязанности и ответственность менеджеров и квалификационные требования к ним;

3) стандартизирована процедура подготовки и принятия решений.

Организационная структура фирмы и ее штат определяются корпоративным руководством или единолично предпринимателем в соответствии с целями, направлениями и масштабами ее деятельности, которые формируют ее уникальность. В книжном деле исторически сложилась структура управления и номенклатура должностей, соответствующая производственному и коммерческому предпринимательству, т.е. издательству и книготорговой фирме.

В качестве примера рассмотрим организационно-управленческую структуру, характерную для крупного универсального частного издательства, выпускающего в год более 100 изданий:

Издательство возглавляет генеральный директор, которому подчиняются заместители – главный редактор (с правами первого заместителя), коммерческий директор и главный инженер. Главный редактор управляет процессом отбора и подготовки изданий, коммерческий директор возглавляет коммерческую деятельность издательства, включая маркетинг и рекламу, реализацию готовой продукции, склад готовой продукции. Коммерческому директору подчиняется бухгалтерия. Главный инженер осуществляет связь с типографиями через производственный отдел, занимается обеспечением типографий полиграфическими материалами, ведет информационно-аналитические службы. Непосредственно генеральному директору подчиняются управление персоналом, секретариат, архив, библиотека.

В более крупных издательствах выделяется служба финансового директора, отраслевые редакции по разделам литературы, художественная редакция. Каждый отдел или редакция в свою очередь также могут иметь свои внутренние структуры. Например, такой важный для эффективности издательской деятельности отдел, как отдел реализации, в московских издательствах подразделяется на группы работы с московскими и региональными клиентами, операторскую группу, готовящую первичные отгрузочные документы.

Структура управления производственной деятельностью крупной оптовой фирмой:

В этой структуре маркетинговые функции (например, принятие предложений от издательств, размещение предложений по получателям, формирование сводного заказа) отделены от коммерческих (транспортно-экспедиционная служба, складское хозяйство, диспетчирование поставок) и финансовых операций. При увеличении объема складских операций формируется подразделение главного инженера, отвечающего за механизацию работ, информационные технологии, транспортное обслуживание.

Примерная структура управления большим оптовым книжным складом:

Пример структуры управления крупным книжным магазином:

Магазин возглавляет генеральный директор, которому подчиняются два заместителя – первый заместитель и коммерческий директор. Первый заместитель руководит торговым процессом в секциях торгового зала, удаленных точках и т.д., ему подчиняется библиографическая служба, осуществляющая подготовку библиографической базы данных магазина, другие службы. Коммерческий директор возглавляет отделы маркетинга и рекламы, службу закупок товаров, товарный склад. Непосредственно генеральному директору подчиняются бухгалтерия, управление персоналом, информационно-аналитические службы.

5.3. Система подготовки и принятия решений

Управление фирмой осуществляется как подготовка, принятие и реализация управленческих решений. На среднем и низшем уровнях управления сосредоточены вопросы, требующие оперативных решений, для самостоятельного принятия которых менеджер должен обладать достаточными знаниями и опытом, информацией и правами. Так, в магазине менеджеры по закупкам ответственны за принятие решений по закупке предлагаемых издательствами книг по наименованиям; менеджеры издательства по реализации, в свою очередь, самостоятельно ищут покупателей, ведут переговоры, вместе с менеджерами магазинов подготавливают договоры о поставке. Решения по рутинным, часто повторяющимся ситуациям по закупкам и продажам, рационально принимать в информационной среде автоматизированного рабочего места, имеющего прямую связь с локальной базой данных поставщика и покупателя, т.е. с применением информационных технологий.

На уровне исполнительного руководства принимаются плановые, структурные и кадровые решения, утверждаемые приказом руководителя фирмы, а по частным случаям, предусмотренным внутрифирменными стандартами, распоряжениями руководителей подразделений. Все договоры с другими фирмами подписывает руководитель фирмы или уполномоченные им лица. Финансовые решения оформляются в виде платежных и расходных документов установленной формы и подписываются только руководителями, имеющими на это право, образцы подписей которых хранятся в обслуживающем фирму банке.

Решения по планированию, внедрению инноваций, структурных преобразованиях и т.п. требуют тщательной подготовки, анализа статистической и экономико-финансовой информации, изучения тенденций рынка, подготовки и отбора вариантов плана. Обычно ему предшествует коллективное обсуждение проекта.

Права руководителей при принятии решений. Компетенция генерального директора ООО определяется Федеральным законом, уставом ООО, внутрифирменными документами, а также его договором с ООО. Единоличный руководитель общества с ограниченной ответственностью (генеральный директор, президент и др.), избранный на общем собрании участников:

· действует без доверенности;

· выдает доверенности на право представительства от имени общества;

· издает приказы о назначении на должности, о переводе и увольнении, поощрении и дисциплинарном взыскании;

· осуществляет иные полномочия, не входящие в компетенцию общего собрания, совета директоров (наблюдательного совета) или коллегиального исполнительного органа.

Система принятия решений в крупных фирмах регламентируется Положениями о системе документооборота и контроля исполнения, внутрифирменными стандартами документов.