Главная Случайная страница


Категории:

ДомЗдоровьеЗоологияИнформатикаИскусствоИскусствоКомпьютерыКулинарияМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОбразованиеПедагогикаПитомцыПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРазноеРелигияСоциологияСпортСтатистикаТранспортФизикаФилософияФинансыХимияХоббиЭкологияЭкономикаЭлектроника






Визначити правила спілкування фахівця під час проведення зустрічей, переговорів, прийомів і по телефону

Загально прийнятими формами ділової комунікації у роботі фахівців є ділові бесіди, наради, збори, переговори, ділові зустрічі, коеференції тощо. Особливості кожної форми ділової комунікації включають такі критерії:

Мету проведення

Контингент учасників

Регламент

Комунікативні засоби

Організацію просторового середовища

Очікуваний результат

Спілкування по телефону.

Головні вимоги культури спілкування по телефону - стислість (лаконічність), чіткість і ясність не тільки в думках, але і в їх викладі. Розмова повинна проводитися без великих пауз, зайвих слів, оборотів іемоцій.

Телефон накладає на того, хто ним користується, і ряд інших вимог. Вашспіврозмовник не може оцінити, ні в що ви одягнені, ні виразу вашого обличчя,ні інтер'єру приміщення, де ви знаходитесь, ні інших невербальних аспектів,які допомагають судити про характер спілкування. Однак є невербальністимули, якими можна маніпулювати в спілкуванні по телефону, до нихвідносяться: момент, вибраний для паузи та її тривалість; мовчання;інтонація, що виражає ентузіазм і згоду або зворотні реакції. БагатоВідтак, як швидко людина знімає трубку - це дозволяє судити про тенаскільки він зайнятий, до якої міри зацікавлений, щоб йому зателефонували.

Можна виділити найбільш важливі принципи етики спілкування потелефону.

1. Якщо там, куди ви телефонуєте, вас не знають, доречно з боку секретаря попросити вас представитися і дізнатися, з якого питання ви телефонуєте.
Назвіть себе і коротко викладіть причину дзвінка.

2. Порушенням норм ділового етикету вважається видавати себе за особистогоодного того, кому ви телефонуєте, тільки для того, щоб вас скоріше з нимз'єднали.

3. Грубе порушення - не передзвонити, коли вашого дзвінка чекають.
Необхідно передзвонити при першій можливості.

4. Якщо ви телефонуєте людині, який просив вас зателефонувати, а його невиявилося на місці або він не може підійти, попросіть передати, що видзвонили. Потім потрібно зателефонувати ще раз, чи сказати, коли і де вас можнабуде легко знайти.

5. Коли розмова має тривалий, призначте його на такий час, колиможна бути впевненим, що у вашого співрозмовника достатньо часу набесіду.

6. Ніколи не говоріть з набитим ротом, не жуйте і не пийте під часрозмови.

7. Якщо дзвонить телефон, а ви вже говорите в цей час по іншому апарату,постарайтеся закінчити першу розмову, а вже потім докладно поговоритиз другим співрозмовником. Якщо можна, запитайте у другому співрозмовника пояким номером передзвонити і Своїх покликаних.

Ділова бесіда включає обмін думками та інформацією і не припускаєукладання договорів або вироблення обов'язкових для виконання рішень. Вонаможе мати самостійний характер, передувати переговори або бути їхскладовою частиною.

Переговори мають більш офіційний, конкретний характер і, як правило,передбачають підписання документів, що визначають взаємні зобов'язання сторін (договорів, контрактів і т.д.). Основні елементи підготовки допереговорів: визначення предмета (проблем) переговорів, пошук партнерівдля їх вирішення, з'ясування своїх інтересів та інтересів партнерів, розробкаплану і програми переговорів, підбір фахівців до складу делегації,вирішення організаційних питань та оформлення необхідних матеріалів --документів, креслень, таблиць, діаграм, зразків пропонованих виробів іт.д. Хід переговорів укладається в наступну схему: початок бесіди - обмінінформацією - аргументація і контраргументації - вироблення і прийняттярішень - завершення переговорів.

Першим етапом переговорного процесу може бути ознайомча зустріч (бесіда), в процесі якої уточнюється предмет переговорів,вирішуються організаційні питання, або зустріч експертів, випереджаєпереговори за участю керівників і членів делегацій. Успіх переговорів уцілому багато в чому залежить від результатів таких попередніх контактів.

 

Перечислити реквізити документів та вимоги до їх написання

Кожний документ складається з окремих документів – реквізитів. Розрізняють постійні і змінні реквізити документа.

Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром.

 

Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна установа, організація, підприємство повинні мати певні бланки.

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.

Головним елементом документа є текст, який є засобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою. Під час складання тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.

 

Варіант 14

Последнее изменение этой страницы: 2016-06-08

lectmania.ru. Все права принадлежат авторам данных материалов. В случае нарушения авторского права напишите нам сюда...