Виды диагностики и их особенности

В зависимости от целей, которые предприятие ставит перед собой существует два вида диагностики: стратегическая диагностика и оперативная диагностика. Сравним основные характеристики данных видов диагностики.

Стратегическая диагностика несет ответственность за обоснованность стратегических планов и ориентирована на внешнюю и внутреннюю среду системы.

Цели стратегической диагностики:

· обеспечение выживаемости системы;

· проведение антикризисной политики;

· поддержание потенциала успеха.

Главные задачи стратегической диагностики:

· участие в установлении количественных и качественных целей системы;

· ответственность за стратегическое планирование;

· разработка альтернативных стратегий;

· определение критических внешних и внутренних условий, лежащих в основе стратегических планов;

· определение узких и поиск слабых мест;

· определение основных подконтрольных показателей в соответствии с установленными стратегическими целями;

· сравнение плановых (нормативных) и фактических значений подконтрольных показателей с целью выявления причин, виновников и последствий данных отклонений;

· анализ экономической эффективности (особенно инноваций и инвестиций).

Основные направления стратегической диагностики:

1. Анализ внешней среды: анализ рынка капитала; анализ рынка сырья и материалов; анализ возможностей конкурентов; анализ экономико-политической сферы; анализ рынка технологий; анализ рынка труда; изучение экологических проблем; изучение социально-политической сферы.

2. Анализ внутренней среды: анализ маркетинга; анализ людских ресурсов; анализ технических и технологических ресурсов; анализ проведения НИОКР; анализ выпускаемой продукции; анализ существующей организационной структуры; анализ финансового состояния организации; оценка территориального расположения.

Если выбранный вариант стратегического плана нас устраивает, то для разработки системы следящего контроля за достижением стратегических целей необходимо выбрать области контроля:

• стратегические цели (как качественные, так и количественные);

• критические внешние и внутренние условия, лежащие в основе стратегических планов;

• узкие и слабые места, выявленные в результате анализа стратегического плана.

При определении системы подконтрольных показателей необходимо помнить о следующих требованиях:

• объем показателей должен быть ограничен;

• показатели должны содержать данные по всему предприятию в целом, а также по всем его подразделениям;

• выбранные показатели должны быть динамичными и перспективными (необходимо обеспечить возможность сопоставления данных, как минимум, за пять лет);

• показатели должны иметь характер раннего предупреждения;

• при выборе показателей необходимо обращать внимание на то, чтобы они были сопоставимыми (с прошлыми достижениями, с другими предприятиями отрасли и т. п.).

Анализ выбранных подконтрольных показателей включает в себя следующее:

• сравнение нормативных и фактических значений с целью выявления отклонений;

• выявление причин и виновников отклонений;

• определение зависимости между полученными отклонениями и конечными результатами деятельности предприятия;

• анализ влияния полученных отклонений на конечные результаты.

Аналитическую информацию передают с определенной периодичностью руководству предприятия для принятия управленческих решений.

Оперативная диагностика несет ответственность за достижение краткосрочных целей и ориентирована на экономическую эффективность и рентабельность деятельности системы.

Цель оперативной диагностики – обеспечение прибыльности и ликвидности предприятия.

Главные задачи оперативной диагностики:

· руководство при планировании и разработке бюджета (текущее и оперативное планирование);

· определение узких и поиск слабых мест для тактического управления;

· определение всей совокупности подконтрольных показателей в соответствии с установленными текущими целями;

· сравнение плановых (нормативных) и фактических показателей подконтрольных результатов и затрат с целью выявления причин, виновников и последствий отклонений;

· анализ влияния отклонений на выполнение текущих планов.

Основные подконтрольные показатели оперативной диагностики:

· рентабельность капитала;

· производительность;

· степень ликвидности.

Систему оперативной диагностики используют для поддержания оперативных решений по недопущению кризисного состояния. Диагностика не тождественна контролю: контроль занимается фиксированием и оценкой уже свершившихся фактов в деятельности системы, а диагностика нацелена на перспективу, опережающий контроль, а также оперативное отслеживание текущих событий.

В зависимости от объекта исследования диагностику подразделяют на диагностику финансово-хозяйственного состояния организации и организационную диагностику.

Диагностика финансово-хозяйственного состояния организации вызвана насущной необходимостью: организация не может позволить себе вести дела, не имея представления о соотношении доходов и расходов, не зная факторов, позволяющих добиваться превышения доходов над расходами.

Основные цели диагностики финансово-хозяйственного состояния организации:

· объективная оценка результатов коммерческой деятельности, комплексное выявление неиспользованных резервов, мобилизация их для повышения экономической эффективности производства в будущих плановых периодах, а также выявление недочетов в работе и их виновников, достижение полного соответствия материального и морального стимулирования по результатам труда и качеству работы;

· постоянный контроль рациональности функционирования хозяйственных систем, контроль за выполнением планов и бюджетов, контроль за процессами производства и реализации продукции, а также своевременное выявление и использование текущих внутрипроизводственных резервов с целью обеспечения выполнения и перевыполнения плана;

· прогнозирование хозяйственной деятельности, научное обоснование перспективных планов, оценка ожидаемого выполнения плана.

Основные задачи, решаемые при проведении диагностики финансово-хозяйственного состояния предприятия:

• проверка качества и обоснованности планов, бюджетов и нормативов (в процессе их разработки);

• объективное и всестороннее исследование выполнения установленных планов и бюджетов и соблюдения нормативов по количеству, структуре и качеству выпущенной продукции, выполненных работ и услуг (по данным учета и отчетности);

• комплексная оценка хозяйственной деятельности;

• анализ организационно-технического уровня производства и качества продукции;

• анализ зависимости «затраты − объем производства − прибыль»;

• оценка эффективности функционирования производственных подразделений;

• обоснование решений по установлению внутренних цен на товары и услуги;

• анализ труда и заработной платы;

• анализ эффективности использования материальных ресурсов;

• анализ эффективности использования основных фондов и работы оборудования;

• анализ себестоимости продукции;

• анализ прибыли и рентабельности;

• анализ финансового состояния;

• выявление и измерение внутренних резервов (на всех стадиях производственного процесса);

• испытание оптимальности управленческих решений (на всех ступенях иерархической лестницы).

Источники информации для диагностики финансово-хозяйственного состояния организации подразделяются на учетные и внеучетные.

Учетные источники информации:

• бухгалтерский учет и отчетность;

• статистический учет и отчетность:

• управленческий учет и отчетность.

Бухгалтерский учет и отчетность наиболее полно отражают и обобщают хозяйственные средства и хозяйственные операции для контроля за выполнением установленных бизнес-планов. Анализ данных бухгалтерского учета позволяет скорректировать деятельность предприятия для улучшения выполнения месячных, квартальных и годовых планов.

Положительным при использовании данных бухгалтерского учета и отчетности является тот момент, что анализ финансово-хозяйственного состояния предприятия может проводить независимый специалист (что важно для не больших фирм, не способных содержать собственную аналитическую группу). При отсутствии на предприятии статистических оперативных данных у руководителя всегда есть возможность получить аналитические показатели по данным бухгалтерского учета, так как ведение бухгалтерского учета и отчетности является обязательным для всех юридических лиц.

Статистический учет и отчетность, отслеживающие определенные экономические закономерности, служат важным источником анализа. На основе статистических данных аналитик может проследить динамику поведения затрат, аналитических показателей и т. д.

Управленческий учет и отчетность используются как на отдельных участках хозяйственной деятельности, так и в целом на предприятии. Они обеспечивают более быстрое по сравнению со статистической и бухгалтерской отчетностью получение необходимой информации для анализа.

Внеучетные источники информации:

• материалы ревизий, внешнего и внутреннего аудита;

• данные лабораторного и врачебно-санитарного контроля;

• результаты проверок налоговой службы;

• материалы производственных совещаний, собраний трудового коллектива;

• средства массовой информации;

• внутренние документы и переписка со сторонними организациями;

• сведения, получаемые от личного контакта с исполнителями.

Организационная диагностика, предназначенная для оценки различных аспектов деятельности организации и построения ее диагностического профиля.

Свойства диагностики

Для того чтобы диагностика выполняла свою истинную задачу, т.е. обеспечивала достижение целей системы, она должна обладать несколькими важными свойствами.

1. Стратегическая направленность диагностики.

Для того, чтобы быть эффективной, диагностика должна иметь стратегический характер, т.е. отражать общие приоритеты системы и поддерживать их.

2. Ориентация на результаты

Конечная цель диагностики состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед системой.

3. Соответствие виду деятельности.

Для того, чтобы быть эффективной, диагностика должна соответствовать контролируемому виду деятельности. Она должна объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.

4. Своевременность диагностики.

Своевременность диагностики заключается не в исключительно высокой скорости или частоте ее проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, которые адекватно соответствует диагностируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала диагностики определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости измерений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Важнейшей целью диагностики остается устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры.

5. Гибкость диагностики.

Диагностика, как и планы, должна быть достаточно гибкой и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе диагностики.

6. Простота диагностики.

Как правило, наиболее эффективная диагностика – это простейшая диагностика с точки зрения тех целей, для которых она предназначена. Простейшие методы диагностики требуют меньших усилий и более экономичны.

7. Экономичность диагностики.

Чтобы диагностика была экономически оправданной, отношение затрат к возможной прибыли у нее должно быть довольно низким.

Контрольные вопросы

2. Особенности стратегической диагностики.

3. Особенности оперативной диагностики.

4. Свойства диагностики.

5. Основные задачи диагностики.

6. Учетные и внеучетные источники информации.

Тема 9. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИССЛЕДОВАНИЯ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

Лекция 17. Планирование и организация исследования систем управления

17.1. Программа исследования: структура, разработка и содержание

Любое исследование начинается с составления его программы.

Программа исследований – это комплекс положений, определяющих цели и задачи исследования, предмет и условия его проведения, используемые ресурсы, а также предполагаемый результат.

Программа оформляется в виде документа вкючающего три раздела: теоретический методический и организационный.

В теоретическом разделе определяются основные цели, задачи, предмет и объект исследования, содержание проблемы, ее актуальность и важность, а также рабочая гипотеза.

Методический разделсодержит обоснование выбора метода проведения исследований, сбора и обработки данных, анализ полученных результатов, способы их оформления.

Организационный раздел представляет, прежде всего, последовательность проведения исследований, формирование команды исполнителей, распределение трудовых и финансовых ресурсов. Здесь же определяется и организационная форма проведения исследований, т.е. индивидуальные или коллективные исследования, исследования, проводимые внутренними или внешними специалистами. Выделяются специальные отделы, службы управления измерениями, целевые проектные подразделения, которые будут задействованы в проведении исследования систем управления.

При проведении исследований важное значение приобретает коллектив исполнителей. В состав группы по проведению исследований должны входить:

· специалисты в области системного анализа – руководители групп и будущие руководители проектов;

· инженеры по организации производства;

· экономисты, специализирующиеся в области экономического анализа, а также исследователи организационных структур и документооборота;

· специалисты по использованию технических средств и компьютерной техники;

· психологи и социологи.

В коллективе исследователей должны быть представлены различные типы творческих индивидуальностей. Вот их типологические характеристики.

• Пионер (проблемщик), способный раньше других увидеть проблему и сформулировать ее. Он способен вообще мыслить проблемно, т. е. во всем искать противоречия.

• Энциклопедист, быстро находящий аналоги рассматриваемой проблеме в различных отраслях знаний. Это позволяет делать сравнительный анализ, определять парадигмы решения проблемы, строить гипотезы, формировать нетрадиционные подходы, мотивировать научную полемику.

• Генератор идей или концептолог, выделяющий и интегрирующий множество идей по определенной цели. Это человек, способный сконструировать концепцию, позволяющую объединить множество идей и, следовательно, видов исследовательской деятельности.

• Энтузиаст, иногда его считают или называют «фанатиком» идеи. Это человек, заряжающий других оптимизмом и уверенностью в успехе исследования, достижения результата.

• Скептик, иногда его называют «зануда», сомневающийся в успехе любого начинания и плана, охлаждающий пыл в непродуманных действиях и в принятии скороспелых решений. Он может оградить от авантюрных действий.

• Прогнозист, чьей функцией в коллективном интеллекте является, как можно точнее предвидеть последствия, почувствовать тенденции, просчитать все возможные варианты развития событий.

• Информатор, который собирает и классифицируетинформацию и как бы оберегает от «открытия велосипеда», повторения пройденного, он способствует поиску новых полей поиска решения проблемы.

• Эстет, ищущий изящные идеи и решения. Удачная идея или мысль всегда красива, она доставляет эстетическое удовольствие человеку.

• Психолог необходим для создания определенной психологической атмосферы деятельности исследователей. При этом он занят не только решением психодиагностических задач, но и призван обеспечивать определенный «дискомфортный комфорт», необходимый коллективному интеллекту.

• Независимый, который чаще всего работает и любит работать индивидуально и самостоятельно. При этом изучает чужие идеи, но ищет и свои. Он работает в одиночку, но вносит существенный вклад в общую деятельность и результаты. Он часто презентует свои идеи не­ожиданно и при этом многих ставит в тупик, раздражает, но все-таки заставляет задумываться и глубже вникать в проблему.

• Переводчик —это человек, способный в силу своей квалификации, опыта, особенностей мышления, уровня образования просто и доходчиво, но при этом и предельно верно объяснить проблему, решение, идею специалистам разных областей знаний.

• Разработчик,склонный доводить результаты исследований до завершающей и конкретной, практически реализуемой стадии.

• Реализатор, «привязывающий» результаты совместной работы к конкретным условиям и добивающийся их практического применения.

Перечисленные типы личностей в коллективном интеллекте не обязательно должны выступать в виде отдельного человека по каждому из этих типов. Да и людей в чистом виде принадлежащих к тому или иному типу в реальной жизни не существует. В жизни возможна комбинация и совмещение некоторых из этих функций в одной личности.

Организация исследования − это система регламентов, нормативов, инструкций, определяющих порядок его проведения, т. е. распределения функций, обязанностей, ответственности и полномочий на выполнение исследовательских работ. Организация исследования определяет дифференциацию и интеграцию деятельности исследователей или отдельных исследовательских групп. В ней находят свое отражение распределение и комбинация ресурсов по времени, видам работ, кадрам, проблемам.

Существуют различные формы организации исследования.

1. Увеличение нагрузки персонала дополнительными обязанностями исследовательской работы. Возможно в том случае, если у персонала управления есть резервы времени и его исследовательский потенциал достаточно высок. Возможна добровольная или обязательная форма.

2. Создание специализированных групп из наиболее творческой и активной части персонала с освобождением участников этих групп на определенное время от основной работы.

3. Приглашение консалтинговых фирм на договорной основе и предоставление им организационных и информационных возможностей для проведения исследования и разработки соответствующих рекомендаций.

4. Создание собственных консультационных, а лучше образовательно-исследовательских структур в системе управления, позволяющих, совместить повышение профессионализма персонала с развитием исследований и обеспечением их необходимого качества.

5. Возможна комбинация этих форм.

Планирование исследования систем управления

Планирование исследования необходимо для расчета и определения организационных характеристик его проведения (формирование групп, установление функций, обязанностей, ответственности, взаимодействий и пр.), распределения используемых ресурсов в организационном и временном пространстве, ограничения времени, определения последовательности проведения исследовательских работ (этапов исследования), установления точек и методов контроля.

План исследования — это комплекс показателей, отражающих связь и последовательность ключевых мероприятий (действий, акций и пр.), ведущих к полной реализации программы и разрешению проблемы.

План представляет собой организационную конкретизацию программы исследования. Он как бы соединяет содержание проблемы с организацион­ными возможностями и вариантами ее практического решения.

Основными принципами планирования исследования:

1. Принцип конкретности формулирования заданий. План должен состоять из заданий, которые необходимо формулировать предельно конкретно и ясно. Они не должны требовать дополнительных разъяснений и уточнений.

2. Принцип организационной значительности. План должен соответствовать существующей организации деятельности исследовательских групп или вносить заранее разработанные новые организационные формы, необходимые для его успешного выполнения.

3. Принцип соизмеренной и рассчитанной трудоемкости.Исследование − это работа специалистов, которая может быть выполнена успешно только тогда, когда задания соответствуют определенной трудоемкости их выполнения.

4. Принцип интеграции деятельности. План должен учитывать необходимость взаимодействия различных исполнителей и подразделений, стать фактором объединения их работы, исключать, по возможности, дублирование и конфликтные ситуации.

5. Принцип контролируемости. Все задания, показатели плана должны отвечать потребностям контроля его исполнения, и система контроля должна быть заложена в план. Не следует включать в план положения, которые трудно контролировать.

6. Принцип ответственности. План должен включать графу ответственных за выполнение его положений или заданий лиц, подразделений. Не должно быть в плане заданий, не имеющих адреса и исполнителя.

7. Принцип реальности. План не может содержать заданий желательных, но маловероятных для исполнения. Реальность выполнения заданий плана должна оцениваться наличием ресурсов, расчетами времени, квалификацией исследователей, использованием опыта аналогичных работ, возможностями организации деятельности, наличием соответствующей техники и пр.