Лекция 8. Экономический анализ в БУИС

Для успешного функционирования любого предприятия не­обходимо оперативное обеспечение лиц, принимающих решения (ЛПР), данными о его хозяйственной деятельности с учетом воз­действия факторов внешней среды. Бухгалтерские информаци­онные системы, используемые уже практически на всех предпри­ятиях, позволяют обеспечить руководство только учетной информацией, не располагая средствами для ее анализа и подго­товки принятия управленческих решений.

Практическая реализация этих задач индивидуальна для каж­дого предприятия, поскольку непосредственно связана со специ­фикой его хозяйственной деятельности. Отражением этой специ­фики явилось создание информационных систем экономическо­го анализа (ИСЭА), обеспечивающих интеграцию данных фи­нансового и управленческого учета, анализ финансового состоя­ния предприятия и результатов экономической деятельности, анализ эффективности работы подразделений по различным критериям и позволяющих автоматизировать различные задачи анализа экономической деятельности предприятия.

Поскольку функция анализа неразрывно связана с остальны­ми функциями управления, то ИСЭА также взаимодействуют с другими ИС автоматизации управления предприятием. Исходя

из степени интеграции и порядка взаимодействия, можно выде­лить три больших класса ИСЭА:

• системы экономического анализа, реализованные как функциональный модуль (модули) в корпоративных информаци­онных системах (КИС);

• самостоятельные программы.

• специализированные приложения к бухгалтерским и эконо­мическим программным пакетам.

В КИС подсистема экономического управления может быть реализована как единый модуль или разделена на несколько мо­дулей в зависимости от конкретного программного продукта и специфики деятельности компании. Основные функции эконо­мического анализа, как правило, сосредоточены в модуле управ­ления затратами. Это связано с тем, что затраты предприятия, яв­ляясь теми ресурсами, которые использует предприятие в про­цессе своей деятельности, составляют главный объект экономи­ческого анализа.

Экономический анализ в КИС базируется как на итоговой информации за определенные отчетные периоды, так и на опера­тивных данных. Последнее очень важно для крупных холдинго­вых компаний, поскольку позволяет оценить финансовое состо­яние на данный момент времени, а не только за прошедший от­четный период. Эта оперативная информация о состоянии ком­пании необходима для переговоров с деловыми партнерами, кре­диторами, инвесторами, банками и биржами.

Оперативные данные о происходящих хозяйственных опера­циях, закупке материалов, сбыте продукции позволяют оцени­вать финансовые потоки компании и управлять ими. Наиболее простой формой такого управления является бюджетирование, т.е. составление и исполнение бюджета компании. На основе анализа финансовых потоков строится план финансовой дея­тельности компании, включающий доходные и расходные части бюджета с возможностью детального распределения доходов и затрат. Например, такие системы позволяют оценивать доход­ность каждого товара или группы товаров, планировать расходы на закупку материалов, маркетинг, заработную плату и т.д. Воз­можно многоуровневое распределение расходов по каждому под­разделению, по каждому материалу и т.д. При этом могут существовать различные виды зависимости между доходом компании и ее расходами.

Большинство представленных на российском рынке самосто­ятельных программ экономического анализа использует данные бухгалтерского учета, т.е. ориентировано на финансовый анализ деятельности предприятия. Возможности экономического анали­за обеспечиваются за счет введения пользователем дополнитель­ных данных, алгоритмов расчета показателей и других настроек системы. Его реализация обеспечивается с помощью таких прог­рамм, как «Экспресс Анализ» (фирма «Телеком-Сервис»), «ФинЭксперт» (фирма «РосЭкспертиза»), «Альт-Финанс» (фирма «Альт»), «Audit Expert» (фирма «Pro-INVEST Consulting»), «Ана­литик», «Анализ Финансового Состояния Предприятия» (фирма «ИНЭК»), «БЭСТ-Ф» (компания «Интеллект-Сервис») и др.

В отличие от корпоративных систем в самостоятельных прог­раммах экономического анализа отсутствует возможность опера­тивного управления финансами. Это связано с тем, что в качест­ве исходных данных для таких программ используется бухгалтер­ская отчетность, а не оперативная информация о хозяйственной деятельности компании. Программы экономического анализа позволяют оценить финансовое состояние компании, однако не предоставляют возможности проанализировать, каким образом это состояние было достигнуто.

Исходные данные, содержащиеся в бухгалтерской финансо­вой отчетности, вводятся в программу через экранные формы или конвертируются (передаются и преобразуются в соответству­ющий формат) из бухгалтерских программ. Затем введенные дан­ные преобразуются в аналитические таблицы, которые обеспечи­вают сопоставимость исходной информации для расчета финан­совых показателей за разные периоды.

Также в целях обеспечения сопоставимости показателей реа­лизуется возможность переоценки статей баланса согласно выб­ранной методике. Для этого в программных пакетах экономичес­кого анализа (ППЭА) предусмотрены следующие операции:

• ведение курса валюты для переоценки (как правило, доллар США и евро);

• детальное описание структуры статей баланса;

• задание коэффициентов переоценки для каждого элемента структуры статьи баланса.

Помимо расчета основных финансовых показателей в ППЭА реализуется возможность расчета показателей, заданных пользо­вателями (специальные показатели). Для этого пользователем создаются таблицы собственных данных, не содержащихся в формах отчетности (например, данные о персонале компании), и задаются алгоритмы расчета пользовательских показателей (нап­ример, объем продаж на одного сотрудника, прибыли на одного сотрудника и др.). Данные показатели необходимы менеджерам компании при принятии управленческих решений.

Полученные специальные и финансовые показатели могут быть представлены за несколько отчетных периодов для анализа динамики их изменения. Этот анализ облегчает возможность представления результатов в виде графиков и диаграмм. Общая схема работы программы экономического анализа включает ввод информации через экранные формы или конвертирование из бухгалтерских программ, ввод данных отчетности с исполь­зованием коэффициентов и курса валюты, расчет финансовых показателей.

На основе анализа результатов хозяйственной деятельности за некоторый относительно длительный период (два-три года) программа позволяет провести прогнозирование (моделирова­ние) финансового состояния компании в будущем. Эта возмож­ность очень важна при определении перспектив развития компа­нии. Так, ожидаемое устойчивое финансовое состояние, ликвид­ность баланса, рентабельность компании и высокая деловая активность являются вескими аргументами при переговорах с бизнес-партнерами, акционерами, инвесторами.

В программе экономического анализа могут осуществляться обработка данных нескольких предприятий, получение консоли­дированного (сводного) баланса нескольких предприятий, полу­чение баланса в стандарте GAAP. Кроме того, реализуется воз­можность получения рейтинга компаний и их ранжирования (формирования рейтинга) по определенным финансовым пока­зателям или их группе.

Результатные данные экономического анализа могут конвер­тироваться в таблицы Excel или специальный формат. Например, данные программы экономического анализа Audit Expert могут

использоваться программой маркетинговых исследований Marketing Expert и программой составления бизнес-плана Project Expert.

Эти функции приближают программы анализа финансового состояния предприятия к системам поддержки принятия реше­ний, поэтому развитие подобных систем приведет к реализации в них возможности работы не только с данными форм отчетности, но и с оперативными бухгалтерскими данными и позволит реали­зовать операции по управлению финансами.

В настоящее время отмечается тенденция создания БУИС, существенно расширяющих возможности настройки со стороны пользователя. Эти возможности касаются не только изменения стандартных и создания собственных отчетных документов. Некоторые современные системы имеют встроенные средства разработки специализированных приложений (модулей) для автоматизации решения управленческих задач конкретной орга­низации.

Такие приложения создаются, например, на базе программ фирмы «1С», имеющих встроенный язык программирования. Достоинством таких приложений является то, что они позволяют работать с оперативной бухгалтерской информацией и разраба­тываются при непосредственном участии заказчика.

Специализированные приложения могут создаваться в виде отдельных модулей, реализующих те или иные функции управле­ния (включая финансовый анализ и элементы экономического анализа), однако наиболее эффективным решением является разработка единого модуля финансово-экономического управле­ния (ФЭУ), состоящего из отдельных взаимосвязанных блоков.

Главной целью создания такого модуля является автоматиза­ция финансового анализа деятельности предприятия на основе данных как бухгалтерского, так и управленческого учета. Такой анализ позволяет не только оценить общее финансовое состоя­ние предприятия, но и провести экономический анализ в различ­ных разрезах, например рассчитать себестоимость конкретного изделия, оценить эффективность работы подразделений, опреде­лить нормативы затрат и выявить причины отклонения от факти­ческих значений, провести CVP-анализ, оптимизировать план производства и т.д.

Несмотря на широкие возможности экономического анализа, реализованные в КИС, а также присутствие на отечественном рынке тиражируемых финансовых пакетов прикладных прог­рамм, разработка самостоятельных приложений является прин­ципиально важным направлением развития систем экономичес­кого анализа и их практического применения на предприятиях. Это обусловлено рядом обстоятельств.

1. Корпоративные системы очень дорогие, их внедрение тре­бует привлечения специалистов со стороны, переобучения пер­сонала, проведения реинжиниринга бизнес-процессов и т.д.

2. Программы экономического анализа в основном реализу­ют стандартные функции и имеют ограниченные возможности использования оперативных данных финансового учета.

3. Самостоятельные приложения экономического анализа разрабатываются для конкретного предприятия и могут исполь­зовать оперативные данные как финансового, так и управленчес­кого учета.

4. Стоимость разработки самостоятельных приложений эко­номического анализа относительно невысока, кроме того, воз­можна их оперативная доработка.

5. Самостоятельные приложения экономического анализа позволяют решить именно те задачи, которые важны для руко­водства, и обеспечивают выдачу результатов в соответствии с тре­бованиями ЛПР.

Основным недостатком таких систем является зависимость от разработчика. Очевидно, что систему экономического анали­за, написанную на C++ или Delphi, с уходом разработчика будет достаточно сложно сопровождать, особенно учитывая постоян­ное обновление бухгалтерской информационной системы, кото­рая является основным источником данных.

Несмотря на сложности сопровождения, популярностью пользуются приложения, разработанные в среде «1С», как инди­видуальные решения, так и типовые модули, предлагаемые парт­нерами системы «1С: Предприятие». Данные системы обладают следующими преимуществами.

1. Система «1С: Предприятие» является интегрированной ИС (ИИС), в которой автоматизированы все основные функции уп­равления предприятием, следовательно, доступны для анализа

соответствующие оперативные данные (в том числе и данные уп­равленческого учета).

2. Система «1С: Предприятие» обладает развитыми средства­ми разработки собственных приложений, причем использование универсального хранилища данных (метаданных, включающих базы данных, запросы, формы отчетов и т.д.) значительно уп­рощает процесс разработки и организацию доступа к базам данных.

3. Широкое распространение программных продуктов «1С: Предприятие» обусловило наличие высокопрофессиональ­ных программистов, работающих с этой средой, а также фирм-франчайзи 1С, поэтому не возникает проблем с сопровождением разработанных систем даже при увольнении разработчика.

4. При обновлении основных модулей «1С: Предприятие» со­ответствующие изменения производятся и в разработанных при­ложениях (за счет адаптации структуры метаданных), что избав­ляет от «ручной» доработки.

Главная цель создания такой системы - обеспечение руко­водства необходимой информацией обо всех аспектах экономи­ческого положения предприятия. Как правило, такие данные го­товит экономический отдел, экономическое управление или от­дел финансово-экономического управления (ФЭУ). На рис. 2.6 представлена схема поступления данных в отдел ФЭУ на приме­ре производственного предприятия.

Для обработки информации, поступающей в отдел ФЭУ, может быть разработан соответствующий модуль финансово-экономического управления, основная функция которого - комплексный анализ экономической информации. Разработка такого модуля и его внедрение осуществляются в несколько эта­пов. При этом необходимо обеспечить полноту и достоверность как поступающих, так и результатных данных, определить сроки и формы предоставления документов, процедуры взаимодей­ствия между подразделениями в процессе внедрения и эксплуа­тации автоматизированной системы ФЭУ.

Ниже приводится примерная последовательность разработки модуля ФЭУ силами программистов компании или с привлече­нием специалистов 1С франчайзи.

Рис. 2.6. Схема поступления данных в отдел финансово-экономического управления

Этап 1. Определение нормативно-справочной информации, не­обходимой для работы модуля. К такой информации относятся нормативные затраты труда и материалов, данные о комплекта­ции изделий, нормативной стоимости материалов, часовых тарифных ставках, окладах и иная условно-постоянная информа­ция. Причем некоторые данные могут быть получены непосред­ственно из соответствующих модулей системы 1С или специали­зированных конструкторско-технологических программ. Напри­мер, использование программы TEHNO позволяет определить:

• трудоемкость изготовления любого изделия, а также входя­щих в него узлов и деталей;

• плановую трудоемкость продукции по данным плана произ­водства;

• трудоемкость товарной продукции по цехам и видам работ;

• прямые материальные затраты на каждое изделие, узел, де­таль исходя из норм расхода материалов и нормативных цен на них.

Этап 2. Проектирование модуля ФЭУ на базе ИИС «1С: Пред­приятие». В модуле осуществляются:

• выборка необходимых данных финансового и производ­ственного' учета, их интерпретация для целей экономического анализа;

• ввод данных из других подсистем управления предприяти­ем, работа которых еще не автоматизирована;

• обработка данных, а также реализация алгоритмов поддерж­ки принятия управленческих решений в области управления рен­табельностью продукции, трудовыми и материальными затрата­ми, производительностью труда и др.;

• иные функции в зависимости от потребностей пользова­телей.

Этап 3. Разработка алгоритмов решения задач оперативного управления затратами. Подсистема оперативного управления финансово-экономического модуля призвана обеспечить руко­водство информацией, необходимой для принятия управленчес­ких решений. Основой для разработки этой подсистемы является методика управления по отклонениям. В подсистеме оператив­ного управления решаются следующие задачи:

• определение фактической рентабельности изделий, групп изделий и фактически достигнутого уровня прибыли по каждому изделию, группе изделий и в целом по предприятию. На основе этих данных проводится анализ объемов и ассортимента продук­ции, выявляются отклонения от плановых показателей и норма­тивных затрат на изделие;

• расчет нормативных затрат на оплату труда различных кате­горий работников, анализ использования нормативного фонда оплаты труда по предприятию, категориям и по каждому работ­нику;

• определение общих показателей, характеризующих динами­ку производственной деятельности (объем реализации на одного работающего, средняя заработная плата по категориям работни­ков, потери рабочего времени и др.);

• установление других показателей, необходимых для приня­тия управленческих решений.

Этап 4. Разработка подсистемы импорта-Экспорта данных для обмена информацией с другими программами, используемыми на конкретном предприятии. Например, данные о производствен­ном плане могут конвертироваться в формат «.xls» в целях после­дующей оптимизации в ППП «Excel» с использованием средства «Поиск решения» или передачи в иную программу, реализующую методы экономико-математического моделирования (GAMS, OSL, CPLEX и другие). Эти программы располагают собственны­ми средствами описания оптимизационной модели, что создает существенные трудности при обмене данными.

Внедрение модуля ФЭУ позволяет обеспечить комплексный экономический анализ деятельности предприятия.

Рассмотренный выше общий подход к автоматизации эконо­мического анализа на производственном предприятии не являет­ся универсальным, и подсистема ФЭУ на торговом предприятии или в страховой компании будет значительно отличаться от пред­лагаемой, однако описанные методики и подходы могут быть ценным источником информации для собственных разработок.

Следует запомнить

- Учет финансового состояния и анализ динамики развития предприятия, базирующийся на учетной информации, в настоя­щие время являются основами процесса управления.

- БУИС, являясь системой поддержки принятия решений руководителя, должна обеспечивать функции планирования, учета, контроля и анализа в системе управления предприятием.

- При создании БУИС на небольших предприятиях основное внимание уделяется финансовому учету. Главным учетным ре­гистром подобных БУИС является журнал хозяйственных опе­раций.

- Настройка параметров системы ведения бухгалтерского Учета на предприятии осуществляется в три этапа — параметры Работы системы, словари, входящие остатки.

- Обмен информацией между отдельными АРМ в БУИС мо­жет осуществляться несколькими способами в зависимости от используемой вычислительной техники и средств связи.

- После проведения инвентаризации картотека, на основе которой формируется выходная ведомость, проходит определен­ную реорганизацию.

- ИСЭА позволяет решать различные задачи анализа эконо­мической деятельности предприятия - начиная от расчета фи­нансовых коэффициентов и заканчивая расчетом вероятностных характеристик показателей деятельности компании.

- В самостоятельных программах экономического анализа реализованы главным образом методы финансового анализа, ис­ходной информацией для которых являются финансовая отчет­ность и пользовательские данные.

- Специализированные приложения экономического анали­за, разработанные на базе бухгалтерских программ, позволяют создать систему экономического анализа, полностью отвечаю­щую потребностям предприятия при невысоких затратах на раз­работку и внедрение.

Ключевые термины и понятия

Дата отчетная, корпоративная информационная система предприятия, документация бухгалтерского учета, достоверность бухгалтерской отчетности, ИС бухгалтерского учета, искажение бухгалтерской отчетности, комплексный подход при проектирова­нии ИСЭА, комплексная бухгалтерская система, мини-бухгалте­рия, модуль ФЭУ, отчетность бухгалтерская, отчетность финан­совая (общая финансовая отчетность), период отчетный, полнота отчетности, промежуточная финансовая информация (отчет­ность), информационные системы экономического анализа, регист­рация хозяйственной операции «от проводки», регистрация хозяй­ственной операции «от первичного документа», сальдо начальное, система бухгалтерского учета, точность учета, универсальная бухгалтерская система, уровень существенности.

Контрольные вопросы

1. Что такое БУИС ?

2. Какое место в системе управления предприятием занимает БУИС?

3. Кто и для каких целей использует бухгалтерскую инфор­мацию?

4. Какие характеристики используют для оценки бухгалтер­ской информации?

5. Каким требованиям должна отвечать бухгалтерская инфор­мация и почему?

6. Какие специфические черты свойственны для БУИС?

7. Какие основные классы БУИС вы знаете?

8. Какие возможности БУИС характеризуют общее направле­ние их развития?

9. Какие существуют подходы к автоматизации бухгалтер­ского учета при проектировании БУИС на малых и средних предприятиях?

10. В чем принципиальное отличие БУИС на крупных пред­приятиях и на предприятиях малого и среднего бизнеса?

11. Какова структура программного комплекса для автомати­зации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях?

12 Каков порядок обработки учетной информации в БУИС на среднем предприятии?

13. Опишите дерево диалога программного комплекса по ав­томатизации бухгалтерского учета на малом предприятии.

14. Дайте определение и классификацию ИСЭА .

15. Чем обусловлена потребность в разработке специализиро­ванных приложений экономического анализа?

16. В чем состоят основные недостатки и достоинства разра­ботки специализированных приложений экономического ана­лиза?

17. Определите последовательность этапов разработки моду­ля ФЭУ и их содержание.

18. Назовите основные функции экономического анализа в модуле ФЭУ.

Тестовые задания

1. Какими основными свойствами должна обладать бухгалтер­ская информация ?

а) полностью отражать хозяйственные процессы на предпри­ятии, быть легко проверяемой и не выражать интересы како­го-либо конкретного лица;

б) быть значимой, достоверной и содержать максимум того, что необходимо пользователю;

в) быть сравнимой, существенной, консервативной и полной.

2. Какой процесс представляет собой первичный учет ?

а) формирования финансово-экономических показателей и передачи информации;

б) накопления учетной информации и формирования свод­ных регистров;

в) сбора, регистрации и передачи учетной информации на об­работку.

3. Какую часть бухгалтерского учета целесообразно автоматизи­ровать на малом предприятии?

а) управленческий учет как отдельную подсистему;

б) только финансовый учет;

в) полностью управленческий и финансовый учет;

г) финансовый учет и частично управленческий учет.

4. Выберите правильную последовательность этапов настройки

БУИС:

а) настройка словарей системы; ввод входящих остатков;

настройка параметров системы;

б) ввод входящих остатков; корректировка журнала хозяй­ственных операций; корректировка словарей системы;

в) настройка параметров работы системы; корректировка словарей; перенос входящих остатков;

г) перенос входящих остатков в систему; настройка словарей; настройка параметров системы; корректировка журнала хо­зяйственных операций.

5. Каким образом формируются данные об остатках при первона­чальной настройке БУИС?

а) автоматически в результате расчетов;

б) вводятся вручную;

в) при закрытии учетного периода остатки на конец месяца будут перенесены на начало месяца;

г) корректируются в справочниках с использованием клавиа­туры.

6. С какой целью используется электронная инвентарная карто­тека ?

а) для хранения индивидуальных характеристик основных средств;

б) для регистрации хозяйственных операций с основными средствами;

в) для контроля за движением основных средств по счетам.

7. Какой способ регистрации хозяйственных операций может быть использован при учете финансовых расчетов с поставщиками ?

а) через словарь контрагентов;

б) через ведомость расчетов с дебиторами/кредиторами;

в) через пункт меню подготовки банковских документов.

8. На что направлена разработка современных БУИС?

а) на создание универсальных систем для крупных предприя­тий;

б) на создание БУИС с включением аналитических функций для средних предприятий;

в) на создание гибких мини-систем для бухгалтеров с любым уровнем подготовки.

9. Какие данные из нижеперечисленных являются исходными для финансового анализа ?

а) данные бухгалтерской отчетности;

б) данные управленческого учета;

г) данные финансового учета.

Какие процессы осуществляются на первом этапе внедрения ав­томатизированной системы финансово-экономического управления (ФЭУ)?

а) проектирование модуля ФЭУ;

б) организация системы обработки нормативно-справочной информации;

в) сбор данных об объекте внедрения;

г) программная реализация разработанных методик ФЭУ.

Литература

1. Автоматизация управления предприятием / В.В. Баронов и др. - М. : Инфра-М, 2000. - (Серия «Секреты менеджмента»).

2. Бахрушина МЛ. Бухгалтерский управленческий учет: учеб­ник для вузов. / М.А. Бахрушина. - М.: ЗАО «Финстатинформ», 2000.

3. Денисов Д. В. Информационные системы экономического анализа: учеб. пособие /Д.В. Денисов. - М.: МГУЭСИ, 2004.

4. Ильченко А.Н. Экономико-математические методы: учеб. пособие /А.Н. Ильченко. - М. : Финансы и статистика, 2006.

5. Исследование операций в экономике: учеб. пособие для ву­зов / Н.Ш. Кремер, Б.А. Путко, И.М. Тришин, М.Н. Фридман; под ред. Н.Ш. Кремера. - М. : ЮНИТИ, 2000.

6. Николаева О. Е. Управленческий учет / О.Е. Николаева, Т.В. Шишкова. - М. : УРСС, 2000.

7. Подольский В.И. Информационные системы бухгалтер­ского учета: учебник для вузов / В.И. Подольский, В.В. Дик,

А.И. Уринцов: под ред. В.И. Подольского. — М. : Аудит, ЮНИТИ, 1998.

8. Трояновский В.М. Математическое моделирование в менедж­менте: учеб. пособие. - 2-е изд., испр. и доп. / В.М. Троянов­ский. - М. : Издательство РДЛ, 2000.

9. Финансовый менеджмент: теория и практика: учебник / под ред. Е.С. Стояновой. - 4-е изд., перераб. и доп. — М. : Перс­пектива, 1999.

Раздел 3