Пояснювальна записка — документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше — порушення дисципліни, невиконання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках — з ініціативи підлеглого. Документ, який не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів:

1 Адресат.

2 Посада, прізвище, ім’я, по батькові (при потребі домашня адреса) адресанта.

3 Назва виду документа.

4 Заголовок.

5 Текст.

6 Дата складання.

7 Підпис.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

Оголошення

Оголошення – інформація для певного кола зацікавлених осіб. За змістом поділяються на:1) оголошення про майбутню подію; 2) про потребу або можливість надання послуги. Подібні до запрошення.

Реквізити:

1 Назва виду документа.

2 Текст (дата, місце, зміст, особи які запрошуються, умови входу).

3 Підпис.

Запрошення

Запрошення адресується особі або установі і містить пропозиції взяти участь у події або заході.

Реквізити:

1 Назва виду документа.

2 Звертання до адресату.

3 Текст(дата, час, місце події, порядок денний, прізвища доповідачів, маршрут проїзду )

4 Підпис.

5 Печатка.

Протокол, витяг з протоколу

Протокол—документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів та ухвали з обговорених питань.

Протоколом оформляється також діяльність слідуючи органів, органів охорони громадського порядку і т. д.

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, яка засвідчує той чи інший факт, тобто штатні секретарі відповідальних органів або обрані на засіданні (на зборах, конференції) секретарі, або секретаріати, а підписують голова і секретар робочої президії або голова і всі члени комісії. За способом і повнотою запису протоколи поділяють на групи: стислі, повні, стенографічні. Реквізити:

1 Назва виду документа (протокол).

2 Порядковий номер протоколу.

3 Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їхнього характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо).

4 Назва підприємства, організації.

5 Дата, місце проведення зібрання.

6 Кількісний склад учасників Якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист.

7 Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії).

8 Порядок денний. Питання мас бути сформульовано в називному

відмінку.

9 Текст.

10 Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

11 Підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

Для окремих видів протоколів обов'язкові такі додаткові реквізити, як гриф затвердження і гриф погодження. Текст протоколу, складений за виступами учасників зібрань, має бути стислим, точним, лаконічним. Він складається з розділів відповідно до пунктів порядку денного. Кожен розділ містить три позиції, які формулюються так:

СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ

Витяг з протоколу – це документ який являє собою частину протоколу, потрібного для вирішення окремого(одного) питання порядку денного. Його складають чи надсилають окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу.

Реквізити:

1 Назва документа.

2 Номер протоколу.

3 Заголовок протоколу.

4 Дата протоколу.

5 Порядок денний із зазначенням конкретного питання, яке потребує вирішення.

6 Текст: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

7 Дата.

8 Підпис голови та секретаря.

9 Печатка.

Звіт

Звіт – це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи. Звіти бувають статистичні(цифрові) й текстові.Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові – на звичайному папері. Матеріал звіту охоплює точно визначений період часу.

Схема звіту така:

1 Заголовок документа (по центру) з додаванням відомостей про те, яка організація чи службова особа звітує, за який період, за який вид роботи.

2 У вступній частині вказується завдання, які було поставлено перед організацією чи особою за звітний період.

3 Основна частина звіту має містити точний опис виконаної роботи із зазначенням позитивних та негативних прикладів.

4 Наприкінці звіту зазначаються висновки, пропозиції, перспективи на майбутнє.

5 Підпис відповідальної особи установи чи організації або службової особи, яка складала звіт.

6 Дата складання звіту.

7 Печатка установи (якщо це потрібно).

Звіт допомагає вивчити, перевірити, узагальнити чиюсь роботу, знайти в ній позитивне й негативне, зробити висновки, намітити перспективи.

Телеграма

Телеграма — це узагальнена назва різних за змістом документів (урядових, міжнародних, службових, приватних та ін.), які передаються телеграфом.

Телеграми бувають прості, термінові чи «блискавки».

Є різні види телеграм: фототелеграма (передається технічна інформація, схеми, креслення та ін.), телеграма-доручення (підпис у таких телеграмах обов'язково має бути завірений печаткою), метеотелеграма та ін.

Обов'язкові реквізити телеграми:

1 Назва.

2 Категорія і відмітки особливого виду.

3 Адреса.

4 Текст.

5 Підпис.

6 Адреса відправника, його прізвище.

7 Дата.

8 Підписний номер.

Тексти телеграм повинні бути стислими. Рекомендовано:

- тексти друкувати без абзаців;

- не вживати вигуки, займенники, прийменники, сполучники, частки (частку не можна використовувати);

- переносити слова з рядка в рядок;

- робити виправлення;

- знаки «–» (мінус), + (плюс), % (відсоток, процент) писати словами;

- знаки , (кома), . (крапка), «» (лапки), № (номер), : (двокрапка) не ставити; якщо ж без них не можна обійтися (змінюється текст телеграми), то потрібно використовувати скорочення: замість «крапка» – писати КРПК, «кома» – КМ, «лапки» – ЛПК, «номер» – НМ, «двокрапка» – ДВК.

Факс

Будь-який діловий контакт сьогодні неможливий без обміну посланнями по факсу. Факс — документ, що пересилаєтьсятелефонними лініями. Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист.

Сторінка оформляється приблизно так:
DATE:
TIME:
ТО:
Fax no:
Company:
Number of pages including cover
If you do not receive all the pages Pleas call or fax.
... що означає (зліва направо): дата (день, місяць, рік відправки повідомлення), час відправлення повідомлення, кому (ім'я та прізвище адресата), номер факсу одержувача, компанія, яку він представляє, і традиційна формула "кількість сторінок повідомлення, включаючи першу сторінку "- тут ставиться прочерк, який заповнюється від руки тільки після того, як послання складено повністю і підписано, і" якщо ви не отримали всі сторінки повідомлення, будь ласка, зателефонуйте за номером ... " (далі ви вписуєте свій номер телефону) або передайте по факсу " (впишіть номер використовуваного факсу). Після цього пишете слово Comments: (коментарі) і далі текст.

Відправник факса (адресант) має одержати підтвердження про те, що адресат одержав інформацію. Головною є графа "RESULTS", в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок проставляється "OK"; якщо були збої, - то "NG".

Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію і призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що використовують для факсів, дуже тонкий.

Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з інофірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10 років.