Действия по организации поставок

Выполняя посреднические функции между производителем книг и розничной книготорговлей, оптовая книготорговая фирма выступает перед издателями в качестве покупателя, а перед розницей – в качестве продавца. Основные логистические процедуры включают:

· маркетинг издательского и розничного книжного рынка;

· заключение договоров с издателями и покупателями (трансакционная активность);

· прием и хранение товара от издательств;

· разукомплектация и хранение поступившей партии;

· комплектация отгрузочной партии для покупателя;

· отгрузка и экспедирование;

· финансовые расчеты с издателями и покупателями.

Особенность технологии опта заключается в наличии в ней стадий, физически разделенных по месту их выполнения. Маркетинг, отбор литературы и переговоры проводятся в офисе; прием, хранение и отгрузка товара – на складе. Маркетинг состоит в изучении предложений поставщиков и сборе заказов по этим предложениям от покупателей. Образцы книг, предлагаемых к оптовой продаже, выставляются в ассортиментном кабинете и на интернет-сайте, предложения рассылаются в виде прайс-листов, извещений, рекламы по электронной почте. Для стимуляции спроса применяется система оптовых скидок.

Договоры (контракты) на поставку рознице обычно заключаются на весь год на условиях консигнации, оплаты с рассрочкой платежа или на условиях закупки. Договоры реализуются в ходе формирования и выполнения заказов. Наиболее рациональный метод формирования заказов и дозаказов на поставку рознице основан на использовании информационных технологий.

Основой коммерческого взаимодействия оптовой фирмы с издательствами является сводный заказ – список изданий, предназначенных для поставки оптовому предприятию. Он формируется, с одной стороны, на основе предложений издателя, с другой – представляет собой обобщение заказов отдельных розничных книготорговых фирм на эти же издания. Одним из важнейших видов сводного заказа является предварительный сводный заказ, составляемый на основе перспективных планов издательств, при выходе тиража он становится основой фактического заказа. Возможны также заказы на литературу, не предусмотренную в сводном заказе (внеплановое издание), или на дополнительное количество (срочный заказ).

В крупных оптовых фирмах для организации поставок составляется так называемая «оптовая матрица», содержащая М строк и N столбцов. Строки матрицы упорядочены по покупателям оптовой фирмы, столбцы – по названиям книжных товаров. Каждый элемент матрицы содержит значение аij, которое означает, что покупателю i необходимо поставить a экземпляров издания j. Тогда сумма всех элементов строки i дает количество экземпляров всех книг, которые заказал i-й покупатель и одновременно является сводным заказом покупателя. Сумма всех элементов столбца j дает количество экземпляров j-ого издания, которое необходимо заказать у соответствующего поставщика и в то же время представляет собой сводный заказ издательству. Матрица облегчает планирование заказов и комплектование отгрузочных модулей для экспедирования.

Единицей поставки в заказе для экономии ручного труда служит стандарт упаковки (пачка), нестандартное количество указывается отдельной цифрой. Работа по формированию заказа является важнейшим процессом, определяющим эффективность работы оптового предприятия книжной торговли. Совокупность сводных заказов является источником информации о спросе и предложении на книжном рынке. Условия выполнения заказа, ответственность за его корректировку оговариваются в договоре на поставку между издательством и оптовой фирмой.

Прием товара от издательств и заказы розницы реализуются на оптовом складе, на котором производится прием, комплектация, отгрузка и экспедированиетовара. Технология оптовых продаж должна предусматривать накопление запасов литературы сезонного спроса (например, учебников или календарей), которые, как правило, приобретаются розницей по договорам купли/продажи с предоплатой, но со значительной оптовой скидкой. Такое накопление избавляет розничные предприятия от необходимости иметь избыточный запас.

Изложенная технология характерна для оптовой фирмы, предоставляющей весь комплекс оптовых услуг, юридически независимой от своих поставщиков и потребителей. Ее эффективность зависит от устойчивости и взаимовыгодности трансакционной политики оптового предприятия, успешного маркетинга и оптимизации работы склада.

Для издательств технология опта имеет свои особенности, так как она является главной формой сбыта своей продукции и реализации издательской наценки, поэтому для оптового подразделения задача заключается в своевременной дистрибьюции тиража.

Для смешанных оптово-розничных предприятий главным условием маркетинга является сбор и учет заказов от собственного розничного подразделения и приоритетность поставок для него. Для других видов посредников характерен более узкий набор оптовых услуг. Оптовая торговля аккумулирует информационные потоки от производителей и покупателей книг, поэтому статистические данные о ней содержат информацию о спросе и состоянии книжного рынка в ассортиментном и региональных разрезах.

Физические действия по организации поставок производятся на оптовом складе – подразделении оптовой фирмы, осуществляющим прием книжных товаров, размещение их на хранение, организацию хранения, разукомплектацию хранимого запаса книг одного наименования, комплектацию отгрузочной партии, отгрузку товара в транспортное средство и организацию экспедирования.

Для размещения хранимых на оптовом складе товаров необходимо соблюдать принцип прямоточности движения товара, т.е. разделения складского помещения на функциональные зоны приема и отгрузки товаров при наличии неразрывной транспортной связи между ними. На складе в соответствии с последовательностью процессов складской обработки выделяются зоны разгрузки, приема, хранения, комплектации, отгрузки. Разгрузка и отгрузка производятся на особой площадке (рампа, дебаркадер, эстакада). Склад должен иметь транспортную площадку, удобную для маневра большегрузных машин, для их подъезда к зоне разгрузки и погрузки, необходимо иметь буферную зону ожидания. Логистический менеджмент склада включает разработку оптимального расписания для приезжающего и отъезжающего транспорта, обеспечение минимизации пребывания в очереди и сокращение времени на обслуживание и оформление приходно-расходной документации.

Прием товара производится по количеству и качеству. Если товар прибыл на хранение, например для сезонной продажи, после приема он вместе с документом на внутреннее перемещение поступает в зону хранения, в которой каждое издание образует отдельную единицу хранения и получает уникальный идентификатор. Хранение на складе без механизации производится в штабелях (крупные партии) и на стеллажах – небольшие партии. Хранение в штабелях требует наличия деревянных поддонов, что позволяет уберечь книги от сырости (особенно важно для полуподвальных и подвальных помещений). На механизированном складе издания хранятся на подвижных металлических стеллажах, каждый из которых имеет свой автоматизированный адрес. При задании адреса на пульте стеллаж перемещается, доступ к нему осуществляется через штабелеукдадчик.

На основе заказов розницы на складе формируется разнарядка – внутрискладской документ, определяющий распределение конкретного издания между получателями (покупателями). Разнарядка содержит в виде строк списка наименование покупателя, количество отправляемых экземпляров и цену для данного поставщика (она может быть различной для разных поставщиков, так как определяется оптовой скидкой и договорными условиями поставки). Разнарядка формируется в электронном виде в соответствии с заказами розничных фирм и количеством экземпляров издания, поставленных издательством. Если издательство поставило меньше, чем в сводном заказе, разнарядка формируется по особому алгоритму распределения, базой которого служит процент выполнения заказа издательством, критериями – минимизация разукомплектования пачек книг и приоритетность получателей. В случае поставки тиража частями (дробная поставка) удовлетворение заказов происходит в соответствии с приоритетом получателей, а также по степени их удаленности. Например, если в качестве критерия берется принцип одновременного получения издания всеми покупателями, то первому производится поставка самому удаленному покупателю.

При формировании отгрузочной партии для конкретного получателя на основе разнарядки выписывается развозка – документ внутрискладского перемещения, определяющий количество экземпляров конкретной книги, выделяемое для отгрузочной партии, которая формируется для отправки покупателю. Выписывается на основе электронной разнарядки для зоны приема или зоны хранения, с которых производится отпуск товаров в зону комплектации. На основе развозки формируются накладные внутрискладского перемещения и отгрузочные накладные и счета-фактуры для получателей. Электронные копии отгрузочных документов высылаются получателю.

После завершения накопления отгрузочной партии на основе развозок формируются отгрузочные документы (счета-фактуры, товарные и транспортные накладные, спецификации), производится отгрузка.

Эффективность работы склада зависит от уровня его автоматизации и механизации (наличия штабелеров, подъемно-транспортного оборудования), удобства подъездов для большегрузного транспорта, близости грузовой железнодорожной станции. Для склада планируется товарооборот (в рублях и экземплярах с дифференцированием по разделам литературы, поставщикам и получателям), товарные запасы, грузооборот (в экземплярах, рублях и тоннах), себестоимость обработки и хранения, коэффициент полезной площади (или объема), уровень механизации (отношение объема механизированных работ в тоннах к общей величине погрузочно-разгрузочных работ в тоннах), а также производительность труда, затраты. Стоимость складского обслуживания составляет самую большую долю затрат в оптовой наценке, однако, увеличение объемов оптовой торговли значительно сокращает стоимость обслуживания, приходящегося на одну книгу. Склад, ориентированный на долговременное хранение товарных запасов и обеспечивающий поставку книг по определенному региону, выполняет роль книжной базы. Задачи управления складом, складскими запасами, экспедированиемпри росте объемов, интенсивности транспортных потоков, усложнении транспортной сети вызвали необходимость к выделению методов их исследования и решения в отдельную научную дисциплину – логистику.

Заключительным действием по организации поставок является экспедирование – процесс транспортировки заказанного товара от оптового склада отправителя на склад или непосредственно в торговый зал получателя. Финансовые и организационные условия экспедирования определяются в договоре между оптовым поставщиком и получателем. В любом случае возможно экспедирование транспортом получателя («самовывоз»). При дальних расстояниях и больших объемах наиболее дешевой в расчете на одну книгу является доставка по железной дороге контейнерами, причем чем больше тоннаж контейнера (стандартны трех-, пяти-, десяти- и двадцатитонные контейнеры), тем меньше стоимость экспедирования, приходящаяся на одну книгу. Для ряда районов Дальнего Востока применяется экспедирование комбинированным транспортом железная дорога – море (с двумя перегрузками). Наиболее дорогим и быстрым видом экспедирования являются авиаперевозки.

Для экспедирования формируется отгрузочная партия, вес и объем которой соответствуют виду транспортировки, поэтому срок подготовки партии и периодичнось экспедирования зависят от максимального объема, допускаемого видом экспедирования, предусмотренного договором для данного получателя. Крупным покупателям может отправляться несколько отгрузочных партий в месяц, мелким – по одной в квартал (или реже). Экспедирование по железной дороге осуществляется по договору со службой контейнерных отправок железной дороги. При экспедировании за счет отправителя получателю выставляется отдельный счет либо, по договоренности с ним, производится соответствующая надбавка к отпускной цене.

Частным случаем экспедирования является транзит, когда доставка осуществляется со склада издателя покупателю, минуя оптовый склад, но расчет осуществляется через оптовую фирму.