Система внутреннего контроля в организации

На микроорганизационном уровне, т. е. на уровне управ­ления социально-экономической единицей, наиболее известен и заметен внутренний контроль, от эффективности которого зависит эффективность функционирова­ния организации в целом.

В совре­менных условиях внутренний кон­троль в российских организациях должен присутствовать на всех уров­нях управления. В более широком смысле в конкурентной среде рыноч­ных отношений эффективная система внутреннего контроля при прочих равных условиях – это гарантия ус­пешной деятельности любой организации.

Прежде чем классифицировать внутренний контроль, необходимо дать определение субъекта, объекта внутреннего контроля и его предмета.

Объект внутреннего контроля ор­ганизации – это управляемое звено системы управления организацией, воспринимающее контрольное воз­действие. Объекты внутреннего кон­троля организации:

• человеческие, финансовые, материальные, немате­риальные и информационные ресур­сы организации;

• средства и системы информатизации;

• технические сред­ства и системы охраны и защиты мате­риальных и информационных ресур­сов;

• управленческие решения;

• про­цессы, происходящие в организации или вне ее, если они имеют к ней ка­кое-либо отношение;

• результаты функционирования организации;

• ас­пекты времени.

Объекты внутреннего контроля вы­бираются в соответствии с его целями.

Предметом внутреннего контроля является наличие, состояние и (или) действие управляемого звена систе­мы управления организацией. Какие-либо материальные ресурсы органи­зации – это объекты внутреннего контроля; фактическое наличие данных ресурсов, их состояние, аспекты их функционирования – это предме­ты внутреннего контроля.

Субъект внутреннего контроля организации – это работник или уча­стник (владелец) организации, совер­шающий контрольные действия при исполнении возложенных на него обязанностей либо только на основа­нии соответствующих прав. Имея большой диапазон воздействия на организацию, конт­роль не должен ограничиваться только рамками деятельности контрольных органов. Он входит в обязанности руководителя любого ранга. Если член ревизионной комиссии не является участником или работни­ком данной организации, он считает­ся субъектом внутреннего контроля в период исполнения соответствующих обязанностей.

Всех субъектов внутреннего кон­троля целесообразно распределить по следующим уровням с точки зре­ния значимости в совокупном кон­трольном действии:

• субъекты внутреннего контроля перво­го уровня – это участники (собствен­ники) организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвен­но (с помощью независимых экспер­тов, в том числе внешних аудиторов);

• субъекты внутреннего контроля вто­рого уровня. В их обязанности непо­средственно не входит контроль, но в силу производственной необходимо­сти они выполняют и контрольные функции (рабочий, контролирующий качество работы оборудования);

• субъекты внутреннего контроля тре­тьего уровня – выполняют контроль­ные функции для реализации слу­жебных обязанностей (функций), ко­торые за ними закреплены непосред­ственно (работники планово-диспет­черского, планово-экономического отделов, отдела кадров);

• субъекты внутреннего контроля чет­вертого уровня. В их обязанности входят контрольные и другие функ­ции (административно-управленчес­кий персонал; персонал, обслужива­ющий компьютерные системы; со­трудники отдела бухгалтерского уче­та, служб коммерческой и физичес­кой безопасности);

• субъекты внутреннего контроля пято­го уровня. В их функциональные обя­занности входит только осуществле­ние контроля (сотрудники отдела вну­треннего аудита и члены ревизионной комиссии, сотрудники отделов вход­ного и технического контроля и т. п.).

В реальности значимость конкретного субъекта может возрастать (снижаться) в зависимости от его личного вклада в совокупное контрольное действие.

Внутренний контроль организа­ции – это осуществление субъекта­ми организации, наделенными соот­ветствующими полномочиями (субъ­екты внутреннего контроля), либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их уп­равлением, следующих действий:

• определение фактического состоя­ния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля);

• сравнение фактических данных с тре­буемыми, т. е. с базой для сравнения, принятой в организации, заданной извне либо основанной на рацио­нальности;

• оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, и степени их влияния на аспекты функ­ционирования организации;

• выявление причин данных отклоне­ний.

Цель внутреннего контроля – информационная прозрачность объекта управления для возмож­ности принятия последующих эффективных ре­шений.К функциям внутреннего контроля относят[97]:

• оперативную;

• за­щитную;

• упорядочивающую;

• превентивную;

• информативную;

• коммуникативную.

Создание эффективной системы внутриорганизационного контроля базируется как на общей классификации контроля (см. рис. 12.6), так и на классификации самого внутреннего контроля (табл. 12.1).

Таблица 12.1

Важнейший классификационный аспект внутреннего контроля –фор­мальный. Выбор формы внутреннего кон­троля зависит от:

• сложности организационной структу­ры;

• правовой формы;

• видов и масштабов деятельности;

• целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности;

• отношения руководства организации к контролю.

Организация внутреннего контро­ля в форме внутреннего аудита прису­ща крупным и некоторым средним ор­ганизациям, в основном обладающим следующими особенностями:

• усложненной оргструктурой – дивизиональная, матричная или конгло­мератная структура организации;

• многочисленностью филиалов, до­черних компаний;

• разнообразием видов деятельности и возможностью их кооперирования;

• стремлением органов управления по­лучать достаточно объективную и не­зависимую оценку действий менед­жеров всех уровней управления.

Кроме задач чисто контрольного характера, внутренние ауди-торы мо­гут решать задачи экономической ди­агностики, выработки финансовой стратегии, маркетинговых исследова­ний, управленческого консультирова­ния.

К институтам внутреннего аудита относят и ревизионные комиссии (ре­визоров), деятельность которых рег­ламентирована действующим законо­дательством. Этот институт в основ­ном распространен в акционерных обществах, обществах с ограничен­ной ответственностью и производст­венных кооперативах.

Во многих организациях нет отде­ла (сектора, бюро, группы и т. п.) внут­реннего аудита и ревизионной комис­сии (ревизора). В этом случае для осуществления внутреннего контроля целесообразно использовать струк­турно-функциональную форму внут­реннего контроля организации.По­нятие «структурно-функциональ­ная форма внутреннего контроля» отражает необходимые взаимо­действия единиц оргструктуры (ли­нейно-функциональной, дивизи­онной, матричной), соответствую­щие их контрольным функциям. На­пример, осуществление контроля, не­пременно входящее в должностные обязанности любого руководителя, должно включаться в функции любо­го ответственного лица.

Особое место занимает классифи­кацияпо уровню автоматизации контроля:

• неавтоматизиро­ванный (осуществляется без применения автоматических средств);

• неполностью автоматизиро­ванный (осу­ществляется с приме­не-нием автоматических средств реги­страции, обработки, измерения и т. п.);

• полностью автоматизирован­ный (осуществ­ляется полностью в автоматическом режиме под управлением субъектов внутреннего контроля).

Создание эффективной системы внутреннего контроля в современной организации позво­лит:

• обеспечить эффективное функциони­рование, устойчивость и максималь­ное (согласно установленным целям) развитие организации в условиях многоплановой конкуренции;

• сохранить и эффективно использо­вать ресурсы и потенциалы (возмож­ности) организации;

• своевременно выявлять и минимизи­ровать коммерческие, финансовые и внутрифирменные риски в управле­нии организацией;

• сформировать адекватную современ­ным перманентно меняющимся усло­виям хозяйствования систему инфор­мационного обеспечения всех уров­ней управления, позволяющую свое­временно адаптировать функциони­рование организации к изменениям во внутренней и внешней среде;

• обеспечить более эффективную, сла­женную и четкую работу структурных подразделений организации.

Совокупность методов управленческого контроля достаточно обширна и во многом заимствует методы, используемые при выполнении прочих функций менеджмента:

○ методы сбора и анализа информации применяются при выполнении функции анализа (опрос, интервьюирование, эксперимент, наблюдение, анкетирование и проч.);

○ методы, обеспечивающие ежедневные данные о движении финансовых средств, материалов, продукции, труда и т. д.;

○ методы бюджетирования, анализа рентабельности, анализа относительных показателей, методы составления смет и т. д.;

○ ревизия и аудиторские проверки;

○ методы контроллинга и проч.

Возможно классифицировать методы контроля по видам самого контроля, как-то: методы тотального контроля, методы экологического контроля, методы контроля за качеством готовой продукции, методы государственного контроля и т. д.

В. В. Бурцев предлагает совокупность методов внутреннего контроля (как способов достижения цели)[98]:

• общенаучные методические приемы исследования объектов контроля (анализ, синтез, индукция, дедук­ция, аналогия, моделирование, абст­рагирование, редукция, экспери­мент и др.);

• собственные эмпирические методи­ческие приемы (инвентаризация, контрольные замеры работ, кон­трольные запуски оборудования, формальная и арифметическая проверки, встречная проверка, способ обратного счета, метод сопоставле­ния однородных фактов, служебное расследование, экспертизы различ­ных видов, логическая проверка, ска­нирование, письменный и устный оп­росы и др.);

• специфические приемы смежных экономических наук (приемы эконо­мического анализа, экономико-мате­матические методы, методы теории вероятностей и математической ста­тистики).

Достаточно жесткая привязка управленческого контроля к процессам планирования делает возможным использование методов планирования: балансовые методы, методы нормирования, математико-статистические методы, метод сетевого планирования и т. д.

Включенность в стадию контроля мотивационных мероприятий делает возможным использование методов материальной мотивации, нематериальной мотивации, психологического давления и т. д.

Оправдано использование и методов управленческого прогнозирования в ходе выработки практических рекомендаций, которые могут быть учтены при реализации иных управленческих циклов.

Основным способом проверки выполнения поруче­ния является отчетность. Отчетность по отношению к вышестоящему уровню управления можно рассматривать как функцию информирования, уведомле­ния о выполнении поручения.

Отчетность применима практически на всех уровнях управ­ления. Бухгалтерская и статистическая отчетность организации перед государственными органами является обязательной фор­мой, регламентируемой нормативными актами.

Каждый уровень управления, в том числе по административ­ной функции, устанавливает для подот­четных подразделений и работников конкретные показатели, по которым осуществляется проверка и оценка их деятельности. При этом отчетность можно рассматривать как метод автоматизации контроля.

При внедрении отчетности необходимо обращать внимание на то, чтобы не перегружать подчиненные уровни управления под­готовкой избыточных данных, а также данных, которые можно получить из уже действующих систем учета. Следует помнить: «Чем лучше работа, тем короче она может быть доложена».

Использование любых из перечисленных методов контроля будет эффективнее при соблюдении ряда положений:

• соответ­ствие контролируемому виду деятельности (предмету контроля);

• минимизация числа контрольных процедур;

• включенность контрольных процедур в план работы заранее;

• выверенность процедур;

• учет и соблюдение системности контрольных процедур;

• учет себестоимости процедур;

• подконтрольность контрольных процедур и проч.

С учетом непрерывности контроля, регулярности, своевременности, тщательности, полноты, действенности и гласности данный вид управленческой деятельности будет носить комплексный характер, пред-определяющий дальнейшее существование организационной структуры.

Современные тенденции развития управленческого контроля[99]:

Децентрализация. Контрольные функции, традиционно осу­щест-вляемые централизованно, постепен­но перераспределяются между:

• верхними звеньями управления;

• сторонними организациями, специализирующимися на фун­кциях контроля;

• потребителями продукции;

• низовыми звеньями управления.

Верхние звенья управления частично переда­ют функции контроля: рутинный текущий контроль делегируют на низшие уровни управления; вспомогательные, в том числе ана­литические, функции передают на субконтрактной основе про­фессиональным контролерам; ключевые параметры отдают кон­тролировать потребителям, а стратегические аспекты контроля оставляют у себя.

Изменение содержания контроля и новые методы его осу­щест-вления. С измерения затрат центр тяжести переносится на измерение результатов. Традиционный подход в государствен­ном управлении постоянно концентрирует внимание на том, сколько потрачено государственных средств, при этом измере­ние реального результата остается в тени. Новый подход менед­жмента в государственной службе основное внимание пере­носит на контроль и мониторинг результатов, которые получены в процессе тех или иных действий государственной службы.

Развитие новых информационных систем. Они позволяют в определенных аспектах автоматизировать процесс управления и контроля. Одновременно с развитием мощных информационных систем, использующих современные возможности вычислительной техники и телекоммуникационные технологии, меняется содержа­ние информационных потоков, участвующих в процедуре контро­ля. В связи со смещением текущего контроля сверху вниз потоки информации от потребителя к производителю становятся более прямыми и не затрагивают высших эшелонов управления. В то же время общей тенденцией контроля во всех передовых организаци­ях становится уменьшение числа контролируемых показателей с одновременным увеличением числа измерений и повышением эф­фективности каждой процедуры контроля.

Вопросы для самопроверки

1. Дайте определение функции управленческого контроля.

2. Дайте определение объекту, субъекту, предмету и инструменту управленческого контроля.

3. Охарактеризуйте принципы эффективного управленческого контроля.

4. Выделите критерии классификаций управленческого контроля.

5. Охарактеризуйте основные этапы управленческого контроля.

6. Представьте сравнительные характеристики контроля по отклонениям и опережающего контроля.

7. Охарактеризуйте внутренний управленческий контроль.

8. Проиллюстрируйте применение методов управленческого контроля.

Список литературы

1. Бирман, Л. А. Управленческие решения / Л. А. Бирман. – М., 2004.

2. Веснин, В. Р. Основы менеджмента: учебник / В. Р. Веснин. – М., 2000.

3. Большаков, А. С. Современный менеджмент: теория и практика / А. С. Большаков, В. И. Михайлов. – СПб., 2002.

4. Калигин, Н. А. Принципы организационного управления / Н. А. Калигин. – М., 2003.

5. Карпов, А. В. Психология менеджмента: учебное пособие / А. В. Карпов. – М., 1999.

6. Кнорринг, В. И. Теория, практика и искусство управления: учебник / В. И. Кнорринг. – М., 2001.

7. Общий и специальный менеджмент: учебник / общ. ред. А. Л. Гапоненко, А. П. Панкрухин. – М., 2001.

8. Общий менеджмент: дайджест учебного курса / под ред. А. К. Казанцева. – М., 1999.

9. Основы теории управления: учебное пособие / под ред. В. Н. Парахиной, Л. И. Ушвицкого. – М., 2003.

10. Управление организацией: учебник / под ред. З. П. Румянцевой, А. Г. Поршнева, Н. А. Соломатина. – М., 1999.