Форматирование столбцов и строк

После введения команды автоформатирования иногда приходится изменять ширину столбцов и высоту строк. Удобнее всего это делать с помощью курсора мыши. Для изменения ширины столбца поместите курсор мыши в область заголовков столбцов (поля серого цвета). При позиционировании курсора на границе двух столбцов курсор принимает вид двунаправленной стрелки черного цвета. В этом режиме следует нажать рабочую клавишу мыши и, “зацепив” границу столбца, перетащить его в нужное место. После того как клавиша мыши будет отпущена, установится новая ширина столбца.

Установить оптимальную ширину столбца можно с помощью командыФормат / Столбец / Автоподбор ширины. В этом случае ширина столбца будет установлена в соответствии с длиной данных в ячейках столбца.

Высота строк устанавливается аналогично.

Просмотрите вашу таблицу и измените, где сочтете необходимым, ширину столбцов и высоту строк.

2.18. Вычисления в таблицах

Программа Excel предназначена прежде всего для выполнения вычислений, предполагающих представление данных в табличном виде. В Excel существует два режима вычислений:

· автоматический;

· ручной.

По умолчанию в программе используется автоматический режим, т.е. таблица пересчитывается всякий раз при вводе данных или их изменении. В ряде случаев при построении таблиц этот режим может мешать. Для установки ручного режима вычислений необходимо выполнить команду меню Параметры / Вычисления и установить в появившемся окне опцию ВРУЧНУЮ.

Задание формул

Содержимое ячеек в Excel может представлять собой формулы. С построением формул вы уже столкнулись в первой лабораторной работе, которая реализована на первом листе вашей рабочей книги. Формулы строятся по правилам, принятым в пакете. Формула начинается со знака “=” и может содержать в качестве операндов текстовые и числовые константы, имена ячеек, содержащих данные, имена стандартных функций. Операнды объединяются знаками арифметических операций и операций отношения (т.е. знаками <, >, =, < >, < =, > =). Для арифметических операций действует приоритет, принятый в математике. Для перегруппировки порядка выполнения арифметических действий используются круглые скобки.

Пример формулы:

=2*А4 + (1,5 – sin (F11))

!!! В качестве десятичного символа используется запятая. Точка применяется для задания даты. Если при наборе формулы вы использовали в качестве десятичного символа точку, то вместо вещественного числа вы увидите дату. Если в ячейке после удаления даты все равно при вводе числа отображается дата, необходимо очистить формат ячейки или сменить его на числовой.

Перейдите на лист 2 вашей книги в таблицу доходов и расходов и поместите указатель ячеек в ячейку B9. Определим общие затраты в июле месяце. Затраты – это сумма всех статей расходов, т.е. сумма ячеек с В10 по В13. Поместите в ячейке В9 формулу

=В10 + В11 + В12 + В13

и нажмите клавишу {ENTER}. Для заполнения остальных ячеек С9, D9 и так далее подведите курсор мыши к правому нижнему углу ячейки В9. Когда курсор примет вид черного крестика, “зацепите” данную ячейку мышью, нажав рабочую кнопку, и переместите, не отпуская кнопки до ячейки G9, а затем отпустите кнопку мыши. В результате формула должна размножиться на все ячейки диапазона. Остальные статьи бюджета заполним по следующим формулам:

· Налог на добавленную стоимость (НДС) = Валовая выручка * коэффициент НДС (20 %);

· Выручка от реализации = Валовая Выручка - НДС;

· Валовая прибыль = Выручка от реализации - Затраты на производство продукции;

· Налог на доход предприятия = будем считать его равным 22 % от статьи Облагаемый доход;

· Чистый доход предприятия = Валовая прибыль - Налог на доход предприятия.

Итак, для завершения построения таблицы введите формулы

Для копирования формул в ячейки столбцов других месяцев используйте функцию автозаполнения.

Стандартные функции Excel

Программа Excel содержит большое количество встроенных функций :

· математических;

· статистических;

· финансовых;

· функций даты и времени;

· логических;

· текстовых;

· функций обработки баз данных;

· функций просмотра и ссылки.

Общий синтаксис обращения к встроенным функциям имеет следующий вид:

ИМЯ ФУНКЦИИ (аргумент)

ИМЯ ФУНКЦИИ (список аргументов)

В табл.6 приводятся некоторые наиболее часто использующиеся функции.

Таблица 6

Наиболее часто используемые функции пакета

Используя стандартные функции пакета, найдем максимальный доход и максимальные затраты предприятия.

В ячейку А21 введите текст: “Максимальный чистый доход”, а в ячейку А22 – “Максимальные затраты”. В ячейку В21 введите формулу

=макс(В18:G18)

В ячейку А22 – формулу

=макс(В9:G9)

Аналогично найдите минимальный доход и минимальные затраты.

Для иллюстрации использования логических функций и функции просмотра рассмотрим следующие примеры.

Перейдите на лист 1 вашей электронной книги. Рассмотрим пример 1.

Пример 1. Необходимо в одной ячейке поместить число, а в соседней ячейке вывести сообщение “число положительное” или “ число отрицательное ” в зависимости от знака числа в соседней ячейке. Поместите в ячейки значения в соответствии со следующей табличкой:

Теперь поместите какое-нибудь число в ячейку E3, а затем измените у него знак.

Пример 2. Пусть необходимо вычислить функцию следующего вида:

y = sin(x), если x < 0;

y = ln(x) , если x>0.

Введите следующие значения:

В ячейку G4 по очереди введите положительное и отрицательное числа. Обратите внимание: когда в ячейке G4 нет данных, в ячейке с формулой выдается сообщение #ЧИСЛО!. При работе с формулами пакет выдает сообщения об ошибках. Список наиболее часто встречающихся сообщений приведен ниже.

# ССЫЛКА! - задана ссылка на несуществующую ячейку.

# ДЕЛ / 0! - деление на ноль.

# ЧИСЛО! - нарушено правило задания операторов.

# ИМЯ! - нарушен синтаксис имени функции.

# Н / Д! - нет данных для вычисления функции.

Логические функции позволяют построить сложные выражения, например, такого вида:

=если(и(F5>0;G5>0); sin(E5); cos(E5)).

Обратите внимание, что в этом примере функция sin будет вычислена только в том случае, если положительны значения в обеих ячейках F5 и G5.

Функция если( ) может быть вложена внутрь другой функции если( ):

=если(условие_1; выраж_1; если(условие_2; выраж_2; выраж_3))

Обратите внимание, что в том случае, если выполняется условие_1, то вычисляется выражение_1; иначе проверяется условие_2: если оно истинно, то вычисляется выражение_2, в противном случае вычисляется выражение_3. Такое вложение функций можно продолжить, глубина вложений не должна превышать семи. Далее вам будет предложено задание, позволяющее закрепить этот материал.

Работу функции просмотр( ) проиллюстрируем следующим примером.

Пример 3. Пусть необходимо вычислять налог на зарплату с помощью имеющейся таблицы налогов (т.е. величина налога уже вычислена для заданной зарплаты).

В ячейку А10 введите любое число из диапазона (1000, 2000), а в ячейку В10 – формулу

=просмотр(А10; D11:D15; E11:E15)

В этой формуле содержимое ячейки А10 – искомое значение – сравнивается со значениями в ячейках диапазона D11:D15, и если такое значение найдено, то из соседнего столбца берется соответствующее значение; если искомое значение не совпадает ни с одним в векторе просмотра, то берется значение, ближайшее к искомому, но не превышающее его.

Меняя значение зарплаты, просмотрите, как меняется величина налога.