Проектирование составного запроса

Поскольку связь между таблицами Покупатели и Компьютеры установлена, теперь мы можем получить информацию из обеих таблиц: например, мы можем запросить имена и фамилии покупателей, сделавших заказ на компьютер нужной марки. Построим данный запрос.

В окне базы данных выберите вкладку Запросы и нажмите кнопку Создать. В окне создания запроса укажите способ создания – Конструктор – и нажмите кнопку ОК. В следующем окне мы должны добавить в запрос обе таблицы Покупатели и Компьютеры, выбирая их из списка и нажимая кнопку Добавить. Затем следует нажать кнопку Закрыть.

В верхней части окна конструктора вы увидите спецификации обеих таблиц с установленной между ними связью. Для проектирования запроса перетащите поле Марка из таблицы Компьютеры в первый столбец и в строке Условие отбора введите значение "Pentium*" (звездочка здесь использована ввиду того, что у нас в таблице имеется две марки Pentium) . В соседние столбцы перенесите поля Имя и Фамилия из таблицы Покупатели. Сохраните данный запрос и выполните его.

Создайте составной параметрический запрос, который выдавал бы технические характеристики компьютера, заказанного конкретным клиентом (в качестве параметра, вводимого пользователем, должна выступать его фамилия).

Разработка отчетов

В отчете пользователь располагает информацию, извлеченную из базы в процессе анализа, в наиболее удобной для восприятия форме. Access предоставляет пользователю два способа проектирования отчета:

· с помощью Мастера отчетов;

· с помощью Конструктора отчетов.

Отчеты создаются на основе таблиц или запросов.

Мастер отчетов

Мастер отчетов – это программа, создающая отчет на основе диалога с пользователем. Для запуска Мастера отчетов необходимо в окне базы данных выбрать вкладку Отчет и нажать кнопку Создать. В появившемся окне Создание отчета следует выбрать способ – Мастер отчетов – и в нижней части окна – нужную таблицу или запрос из списка, который вызывается нажатием кнопки прокрутки. Затем следует нажать кнопку ОК.

Диалог с Мастером отчетов ведется в последовательно появляющихся окнах.

В первом окне задаются поля, которые должны войти в отчет. Для этого их необходимо перенести из списка Доступные поля в список Выбранные поля, используя кнопки переноса > или >>. Кнопки < и << позволяют вернуть ошибочно выбранные поля в список Доступные поля. По окончании выбора полей следует нажать кнопку Далее.

Во втором окне задаются уровни группировки, т.е. имена полей, по которым следует группировать данные в отчете. Нажатие кнопки Далее переведет вас в следующее окно.

В третьем окне указывается параметр сортировки записей в отчете: по убыванию или возрастанию. Нажатие кнопки Далее переводит вас в следующее окно.

В четвертом окне указываются параметры: макет ( т.е. печать отчета в столбец или в виде таблицы) и ориентация на листе бумаги : книжная или альбомная. Для выбора нужных опций необходимо щелкнуть в соответствующем окне. Нажатие кнопки Далее переводит вас в следующее окно.

В пятом окне указывается стиль оформления отчета, причем образец, соответствующий выбранному стилю, показывается в окне слева. Нажатие кнопки Далее переведет вас в последнее окно Мастера отчетов.

В шестом окне задается имя отчета и устанавливается одна из опций, определяющих последующие действия:

· просмотр отчета;

· изменение структуры отчета.

Для завершения работы над отчетом следует нажать кнопку Готово.

!!! Для возвращения в предыдущие окна Мастера отчетов используется кнопка Назад, позволяющая вернуться назад и задать новые параметры.

Создайте отчеты на основе таблиц Компьютеры и Покупатели, а также на основе сделанных вами запросов по вашему усмотрению.

Доработка отчета с использованием Конструктора отчетов

Для доработки отчета, т.е. изменения его параметров, используется программа Конструктор отчетов. Для ее вызова в окне открытой базы данных следует выбрать вкладку Отчеты, нажать кнопку Создать и затем в появившемся окне Создание отчета выбрать способ – Конструктор (он выделен по умолчанию).

Окно Конструктора отчетов отображает структуру отчета, состоящего из следующих разделов:

n Заголовок отчета.

n Верхний колонтитул – здесь располагаются заголовки столбцов таблицы.

n Заголовок группы – группой называется набор записей, характеризующихся одинаковым значением в группирующем поле.

n Область данных – эта область содержит основную часть данных отчета.

n Примечание группы – оно появляется в конце каждой группы и используется для отображения числа записей в группе или суммы полей группы.

n Нижний колонтитул – используется для отображения номеров страниц.

n Примечание отчета – оно может содержать некоторую сводную информацию обо всем отчете. При печати примечание будет выводиться перед нижним колонтитулом отчета.

Работа с объектами перечисленных областей отчета осуществляется по правилам Windows: выделением объекта и применением к нему команд динамического меню (оно появляется, если вы нажимаете правую кнопку мыши) либо использованием команд строки меню или нажатием кнопок на панели инструментов.

Просмотрите подготовленные вами отчеты и внесите исправления с помощью Конструктора отчетов.