Автоматизация работы в СУБД Access

В рамках пакета Access реализован механизм, позволяющий объединить несколько операций, применяемых к объектам базы данных, в одну процедуру, вызываемую нажатием одной кнопки или вводом одной команды.

В Access существует три способа организации таких процедур:

· создание макросов;

· использование SQL-запросов;

· процедурное программирование на языке Access Basic, являющемся диалектом языка Visual Basic.

Работа с макросами

Создание макроса

Механизм создания макроса в Access отличается от соответствующих механизмов Word и Excel. Последовательность макрокоманд, входящих в макрос, вводится в окне проектирования макроса. Для начала работы над макросом необходимо в окне базы данных щелкнуть курсором мыши по вкладке Макросы и нажать кнопку Создать. Окно проектирования макроса выглядит следующим образом (рис. 21):

Рис.21

Окно проектирования макроса разбито на три части: два столбца с заголовками соответственно Макрокоманда и Примечание и область, называемая Аргументы макрокоманды. В столбце Макрокоманда в каждой строке записывается отдельная команда, в столбце Примечание – комментарий к ней. Макрокоманды можно вводить с клавиатуры или воспользоваться кнопкой прокрутки, при нажатии которой вы получите список доступных команд. Access выполняет макрокоманды в той последовательности, в которой они записаны. В нижней части окна проектирования макроса располагается область задания аргументов макрокоманд. Большинство макрокоманд требует задания аргументов. Например, если введена команда Open Form (Открыть форму), то необходимо задать следующие аргументы: имя формы, режим ее представления.

Для управления процессом выполнения макрокоманд можно использовать условия. Чтобы ввести условие, при котором должна выполняться команда, необходимо, находясь в окне макросов, выполнить команду меню Вид / Условие, после чего в окне проектирования макрокоманд появится дополнительный столбец Условие:

Пользователь может создать макрогруппу, т.е. набор макросов, объединенных в библиотеку. Каждый из этих макросов будет выполняться независимо от других. Смысл создания макрогруппы – объединить макросы, выполняющие разные операции с одним объектом или группой связанных объектов (например, таблица, запрос к ней и отчет по запросу). Для создания макрогруппы необходимо объявить создание нового макроса, а затем в меню Вид выбрать команду Имя макроса. Программа добавит в окно проектирования макроса еще один столбец – Имя макроса:

Каждый новый макрос в составе макрогруппы начинается с имени (например, Test_1, Test_2 и т.д.). Созданную макрогруппу следует сохранить, присвоив ей имя командой Файл / Сохранить как.

Задание

Создайте макрос, который выводил бы на экран созданную вами таблицу и соответствующую ей форму. Для этого в окне проектирования макроса запишите следующие команды:

OpenTabl (Открыть Таблицу)

OpenForm (Открыть Форму).

Не забудьте указать для каждой команды аргументы: имя таблицы, имя формы и режим работы с данными – только чтение. Сохраните созданный вами макрос.

Выполнение макроса

Проверить созданный макрос можно непосредственно из окна проектирования макроса, нажав кнопку Выполнить (кнопка с восклицательным знаком) на панели инструментов. Если окно проектирования макроса закрыто, для вызова макроса необходимо выбрать закладку Макросы в окне базы данных, выделить нужный макрос в списке макросов и нажать кнопку Запуск. Другой способ запуска макроса – выполнить команду меню Сервис / Макрос, в открывшемся окне выбрать имя макроса и нажать кнопку “ОК”.

Для выполнения отдельного макроса из макрогруппы необходимо выполнить команду меню Сервис / Макрос и в поле Имя макроса указать имя макрогруппы, поставить точку и затем ввести имя собственно макроса, например: Макрос_Покупатели.Тест1.

SQL-запросы

С помощью языка SQL можно создавать запросы к реляционным базам данных, актуализировать их и управлять ими. Когда пользователь создает запрос обычным для Access способом, программа конструирует на заднем плане соответствующий SQL-запрос. Для отображения на экране или редактирования SQL-запроса следует ввести команду меню Вид / SQL при активном окне проектирования запроса.

SQL-запросы составляются из последовательности SQL-инструкций. Аргументы (параметры) этих инструкций конкретизируют выполняемые действия. Результаты действия запросов можно обработать с помощью специальных анализирующих функций, называемых агрегатными функциями.

Основу SQL-инструкций составляет инструкция SELECT (отобрать), основные параметры которой даются в следующем списке:

SELECT <список полей>

FROM имена таблиц

WHERE критерии поиска

IN <имя базы данных>

ALL -, DISTINCT -, DISCTINCTROW - предикаты

GROUP BY <список полей>

HAVING <критерии поиска>

ORDER BY <список полей>;

!!! SQL-инструкция завершается точкой с запятой.

Рассмотрим использование параметров инструкции SELECT на нескольких примерах. Будем составлять SQL-запросы к созданной вами таблице “Покупатели”.

Пример 1

SELECT Имя, Фамилия

FROM Покупатели

WHERE Покупатели.Страна = "Россия";

В данном примере отбираются все записи таблицы о покупателях из России, причем на экран будут выведены их имена и фамилии. Здесь запись Покупатели.Страна означает таблицу и поле, содержащееся в этой таблице.

!!! Если имя таблицы содержит пробел или разделитель, то его следует заключать в квадратные скобки.

Пример 2

SELECT ALL *

FROM Покупатели;

Данная инструкция отбирает все записи (включая дублирующие) из таблицы со всеми полями.

SELECT DISTINCT Покупатели.Страна

FROM Покупатели

WHERE [Код модели компьютера] =1110;

Данная инструкция с предикатом DISTINCT подавляет вывод записей с одинаковым значением в поле “Страна”.

Пример 3

SELECT Покупатели.Страна

FROM Покупатели

GROUP BY Страна;

Данная инструкция сгруппирует записи по полю "Страна" и выведет поле "Страна" таблицы.

Пример 4

SELECT [Номер договора]

FROM Покупатели

ORDER BY [Код модели компьютера] DESC;

Данная инструкция выдает номера договора из таблицы “Покупатели”, причем записи будут отсортированы в порядке убывания. Для сортировки в порядке возрастания следует использовать ключевое слово ASC.

В SQL-запросах можно использовать агрегатные функции для вычислений с отобранными записями. Пользователю доступны следующие агрегатные функции:

Count – подсчет количества записей;

First / Last – определяют первое и последнее значение;

Min / Max – определяют минимум и максимум;

Avg – вычисляет среднее значение;

StDev / StDevP – определяют стандартное отклонение;

Var / VarP – определяют дисперсию.

Пример 5

SELECT Count (Страна)

FROM Покупатели;

Данная инструкция подсчитает количество заказов из России.

Задание

Оформите все построенные вами запросы выбора к таблицам Покупатели и Компьютеры, сделанные в лабораторных работах по Access.

Библиографический список

1. Кибардин А.В. Работа в пакете Microsoft Office 95. Часть 1: Текстовый редактор Word 7.0: методические указания для самостоятельной работы студентов по курсу “Информатика”/ А.В. Кибардин. Екатеринбург, 1998.

2. Кибардин А.В. Работа в пакете Microsoft Office 95. Часть 2: Система управления базами данных Access 7.0: методические указания для самостоятельной работы студентов по курсу “Информатика”/ А.В Кибардин. Екатеринбург, 1998.

3. Кибардин А.В. Работа в пакете Microsoft Office 95. Часть 3: Электронные таблицы Excel 7.0: методические указания для самостоятельной работы студентов по курсу “Информатика”/ А.В. Кибардин. Екатеринбург, 1999.

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ. 3

Часть 1. ТЕКСТОВЫЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD.. 4

1.1. Общая характеристика программы.. 4

1.2. Работа с текстом. 4

1.2.1. Начало работы в редакторе. 4

1.2.2. Начало работы над документом. Ввод текста. 4

1.2.3. Сохранение набранного документа. 6

1.2.4. Монтаж документов из нескольких исходных. 6

1.2.5. Форматирование набранного текста. 7

1.3. Работа с шаблонами документов. 8

1.3.1. Специальные элементы текста. 8

1.3.2. Поля подстановок. 9

1.3.3. Формы.. 9

1.3.4. Использование стандартных шаблонов редактора. 10

1.3.5. Разработка собственного шаблона документа. 10

1.3.6. Создание документа на основе созданного шаблона. 13

1.4. Создание таблиц, рисунков и диаграмм в документах. 13

1.4.1. Создание таблиц. 13

1.4.2. Модификация таблицы.. 13

1.4.3. Создание диаграмм. 15

1.5. Совместная работа над документом. 17

1.6. Печать документов из редактора. 18

1.7. Разработка сайтов с помощью редактора. 19

1.7.1. Создание новой веб-страницы.. 19

1.7.2. Ввод текста. 20

1.7.3. Добавление гиперссылок. 20

1.7.4. Таблицы.. 21

1.7.5. Создание списков. 21

1.7.6. Добавление графических элементов. 21

1.7.7. Сохранение документа в формате веб-страницы.. 21

1.7.8. Использование Мастера веб-страниц. 21

1.8. Автоматизация работы пользователя в текстовом редакторе. 22

1.8.1. Создание макроса. 23

1.8.2. Запуск макроса. 23

1.8.3. Редактирование макроса. 23

Часть 2. ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ MICROSOFT EXCEL. 24

2.1. Концепция электронных таблиц. 24

2.2. Пакет Microsoft Excel 7.0: основные понятия. 25

2.3. Начало работы с электронной таблицей. 26

2.4. Ввод данных. 27

2.5. Основные типы данных. 27

2.6. Редактирование содержимого ячеек. 28

2.7. Перемещение и копирование содержимого ячеек. 28

2.8. Вставка и удаление ячеек, строк, столбцов в таблице. 29

2.9. Сохранение таблиц. 31

2.10. Форматирование электронных таблиц. 31

2.11. Использование функции автоматического форматирования. 31

2.12. Числовые форматы.. 31

2.13. Удаление заданных форматов. 32

2.14. Выравнивание содержимого ячеек. 33

2.15. Выбор типа шрифта. 33

2.16. Рамки и цвет. 33

2.17. Форматирование столбцов и строк. 33

2.18. Вычисления в таблицах. 34

2.18.1. Задание формул. 34

2.18.2. Стандартные функции Excel 35

2.18.3. Копирование формул. Относительные и абсолютные ссылки. 38

2.19. Графическое представление данных с помощью диаграмм. 39

2.19.1 Мастер диаграмм. 40

2.20. Управление данными в таблицах. 42

2.20.1. Сортировка данных. 42

2.20.2. Использование фильтров. 45

2.20.3. Применение функции автофильтра. 45

2.20.4. Применение расширенного фильтра. 46

2.21. Защита данных в рабочей книге. 47

2.22. Обмен данными с другими приложениями Офиса и Windows. 48

2.22.1. Использование буфера промежуточного обмена. 48

2.22.2. Динамическая вставка объектов. 49

2.23. Вывод таблиц на печать. 50

2.24. Автоматизация работы пользователя в Microsoft Exсel 50

2.24.1. Макрорекодер. 50

2.24.2. Запись макроса. 51

2.24.3. Запуск макроса. 51

2.24.4. Редактирование макроса. 52

2.24.5. Программирование на языке Visual Basic в электронных таблицах. 52

Часть 3. СУБД MICROSOFT ACCESS. 54

3.1. Cистемы управления базами данных. 54

3.2. Реляционные базы данных. 54

3.3. СУБД Microsoft Access: общая характеристика. 55

3.4. Запуск Acces. 55

3.5. Создание базы данных. 56

3.5.1. Проектирование структуры (спецификации) таблицы.. 56

3.5.2. Редактирование спецификации таблицы.. 58

3.5.3. Задание первичного ключа. 58

3.6. Сохранение таблицы.. 59

3.7. Ввод данных в таблицу. 59

3.8. Работа с формами. 62

3.8.1. Проектирование форм. 62

3.8.2. Автоформа. 62

3.8.3. Мастер форм. 63

3.8.4. Управление данными в формах. 63

3.9. Запросы данных. 64

3.9.1. Проектирование запроса. 64

3.9.2. Сохранение запросов. 66

3.9.3. Вызов сохраненного запроса. 66

3.9.4. Типы запросов. 67

3.9.5. Проведение вычислений в запросах. 69

3.10. Связывание таблиц. 71

3.11. Проектирование составного запроса. 72

3.12. Разработка отчетов. 72

3.12.1. Мастер отчетов. 73

3.12.2. Доработка отчета с использованием Конструктора отчетов. 73

3.13. Автоматизация работы в СУБД Access. 74

3.13.1. Работа с макросами. 74

3.13.2. SQL-запросы.. 77

Библиографический список.. 80

Учебное издание

Алексей Владимирович Кибардин

РАБОТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ В ПРИЛОЖЕНИЯХ

ЭЛЕКТРОННОГО ОФИСА

Редактор Л.Ю. Козяйчева

Компьютерная верстка А.В. Кибардина

ИД№06263 от 12.11.2001 г.

____________________________________________________________

Подписано в печать 26.09.2005 Формат 60х84 1/16

Бумага типографская Офсетная печать Усл. печ.л. 4,88

Уч.-изд.л. 5,8 Тираж 50 Заказ Цена“С”

____________________________________________________________

Редакционно-издательский отдел ГОУ ВПО УГТУ-УПИ

620002, Екатеринбург, ул.Мира, 19

Ризография НИЧ ГОУ ВПО УГТУ-УПИ

620002, Екатеринбург, ул.Мира, 19