Управленческая информация: свойства,

требования, операции

Управленческая информация представляет собой совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой подсистем организации, о ее внутренней и внешней средах. Само управление в известном смысле может быть определено как процесс восприятия, преобразования и передачи информации. Информация, работа с ней пронизывает весь управленческий цикл и является его смыслом.

Информация обладает двумя свойствами, делающими ее незаменимой в процессе управления:

○ способностью отображать события, процессы, явления;

○ возможностью преобразовываться, обрабатываться, хра­ниться, многократно использоваться, обеспечивая тем са­мым возможность получения сведений о прошлом, настоя­щем и будущем.

Требования к управленческой информации:

• объективность (отражение объективных закономерностей посредством представления их в виде документа);

• надежность (с определенной степенью риска, так как обеспечивает уверенность в каче­стве полученных сведений и возможности их использования в широком спектре проблем);

• достоверность (с определенной вероятностью, так как чем точнее информация отражает реальное состояние объекта, т. е. чем ближе она к реальным процессам и характеристикам изучаемого объекта, тем выше качество управленческой работы);

• полнота (информация должна дать комплексное виденье, что обеспечивает рациональность ее использования);

• логичность (в информационном сообщении должны быть причина, следствие и связь между ними; если связь отсутствует, то сообщение может утерять свою логичность);

• доступность (краткость, наглядность, выразительность);

• оптимальность;

• оперативность;

• своевременность (с мо­мента сбора информации до ее получения, обработки и использования проходит определенный промежуток времени, в течение ко­торого информация стареет, теряет актуальность и в конце концов вообще не может быть использована, поэтому необходимо определение опти­мальной периодичности сбора информации с учетом дина­мики изменений внешней и внутренней среды организации);

• соответствие информации полномочиям и компетенции субъекта управления;

• возможность многократного использования;

• соответствие информации диапазону управления субъекта;

• релевантность (необходимость, достаточность по объему) и т. д.

Перечисленные требования на практике совместить весьма проблематично, так как полнота информации и ее достоверность требуют определенного периода времени, что противоречит требованию своевременности. В свою оче­редь, критерий достаточности может противоречить требова­нию своевременности, поскольку этот критерий весьма субъ­ективен и может меняться по мере углубления в рассмотрение проблемы и изучение альтернатив возможного выхода из со­здавшегося положения.

Источники информации условно можно разделить на две большие группы: внешние и внутренние[145].

Внешняя информация может быть получена различными путями:

○ во-первых, информация, яв­ляющаяся результатом деятельности других организаций и за­фиксированная в монографиях, статьях в журналах и сборни­ках, докладах на семинарах и совещаниях;

○ во-вторых, сведе­ния, которые получены в ходе деловых встреч и переговоров, проводимых сотрудниками функциональных подразделений фирмы (снабжение, сбыт, маркетинг, технология), о состоянии дел у партнеров и конкурентов, а кроме того полученные от третьих лиц – покупателей, сотруд­ников государственных и частных кредитных, страховых, ин­вестиционных организаций;

○ в-третьих, официальные публи­кации законодательных актов, инструкций, отчетов крупней­ших банков и акционерных обществ о состоянии баланса, размерах прибыли и т. п.;

○ в-четвертых, сведения из Интернета и долговременной памяти собственной компьютерно-инфор­мационной системы;

○ в-пятых, ком­мерческий шпионаж, т. е. скрытый сбор сведений об иннова­ционном, маркетинговом, финансовом потенциале конку­рента, объекта инвестирования или кредитования, которые не могут быть получены из других источников.

Внутренняя информация – это информация о результатах (положительных или отрицательных) предыдущих решений, являющаяся следствием обратной связи – отчетов нижестоя­щих работников и организаций, поступающих в процессе контроля: бухгалтерская и статистическая отчетность, внут­ренний аудит и т. п.

Важную роль играют способы фиксирования информации. Наиболее распространенными являются различного рода до­кументы: приказы, инструкции, служебные записки, т. е. ма­териальные объекты, закрепляющие информацию в письмен­ной форме.

Операции с управленческой информацией:

○ сбор;

○ производство (исследования, изобретения, разработки);

○ аналитико-синтетическая переработка (описание, классификация, предметизация, аннотирование, реферирование);

○ кодировка (раскодировка);

○ хранение (материальный носитель);

○ преобразование;

○ передача (обязательные элементы данного процесса: отправитель, сообщение, канал, получатель);

○ сортировка (классификация по заданным признакам);

○ синтез (объединение различных информационных блоков для получения полного сообщения);

○ размножение;

○ использование (в виде, необходимом для осуществления управленческих операций);

○ оценка (зависит от потребности в ней);

○ контроль за эффективностью использования;

○ уничтожение (устаревание информации).

Виды управленческой информации

Виды управленческой информации (рис. 17.1):

• по функциональным задачам:

○ собственно управленческая,

○ технологическая,

○ социально-психологическая,

○ идейно-воспитательная,

○ организационно-экономическая;

• по характеру восприятия:

○ визуальная,

○ звуковая,

○ тактильная,

○ обонятельная,

○ комбинированная;

• по носителю:

○ электронная,

○ вещественная;

• по времени использования:

○ постоянная,

○ переменная;

• по степени надежности:

○ достоверная,

○ вероятностная (обусловлена принци­пиальной невозможностью получить из существующего ис­точника надежные сведения, так как имеющиеся методы не позволяют это сделать из-за неизбежных искажений при их передаче, распространения заведомо ложных сведений);

• по отношению к системе:

○ внутриорганизационная,

○ входящая,

○ исходящая;

• по роли в процессе управления:

○ основная информация,

○ вспомогательная информация;

• по форме представления:

○ аналоговая,

○ знаковая цифровая,

○ знаковая буквенная,

○ знаковая кодированная;

• по возможности закрепления и хранения:

○ фиксируемая на но­сителях,

○ нефиксируе­мая;

• по возможностям использования:

○ полезная,

○ избыточная,

○ ложная,

○ лживая,

○ шум;

• по степени готовности для использования:

○ первичная инфор­мация (совокупность несистематизиро­ванных данных, полученных непосредственно из их источника и содержащих много лишнего),

○ промежуточная инфор­мация (содержит сведения, прошедшие через процесс пред­варительной «очистки» и систематизации, позволяющие ре­шить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего использования),

○ конечная информация;

• по содержанию:

○ экономическая,

○ финансовая,

○ нормативно-правовая,

○ кадровая,

○ техническая;

• по спектру применимости:

○ одноцелевая (связана с решением одной конкретной проблемы),

○ многоцелевая (используется при решении нескольких различных проблем);

• по назначению:

○ отчетная (служит для анализа деятельности организации):

статистическая (т. е. собираемая в опреде­ленные сроки в стандартной форме и частично предоставля­емая государственным органам),

нестатистическая,

○ оперативная (служит для корректировки деятельности организации);

• по степени важности:

○ особо важная (включает сведения, необходимые для выполнения задачи: указания, предписа­ния, инструкции),

Рис. 17.1. Виды управленческой информации

○ желательная (включает сведения об итогах работы, перспек­тивах на будущее, внутренней жизни и т. п., без которых можно обойтись);

• по полноте:

○ частичная информация (может использоваться лишь в совокупности с другой),

○ комплексная (дает всесторон­не исчерпывающие сведения об объекте управления);

• по предназначению:

○ универсальная информация (необходима для решения любых задач),

○ функциональная информация (необходима для решения родственных задач),

○ индивидуализированная (необходима для решения данной, конкретной, уникаль­ной проблемы).

Специфической разновидностью управленческой инфор­мации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную, эмоци­онально значимую для них ситуацию при отсутствии или не­достатке официальных сведений. При этом исходная версия, переходя от одного работника к другому, дополняется и кор­ректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого вари­анта зависит не только от истинности исходного, но и от по­требностей и ожиданий аудитории.