Согласованное дебитование (preauthorized debit)

Перевод денежных сумм в указанный срок с банковского счета плательщика на банковский счет получателя; перевод инициируется получателем при наличии предварительно выданного разрешения со стороны плательщика,

Система арендованных почтовых ящиков. Арендованный почтовый ящик (lockbox) является важнейшим в Соединенных Штатах Америки средством ускорения инкассации денежных переводов. Компания арендует почтовый ящик в ближайшем почтовом отделении и уполномочивает свой банк произ­ водить выемку денежных переводов. При выписке счета клиентам дается ука­ зание отправлять денежные переводы по адресу этого ящика. Несколько раз в день банк производит выемку корреспонденции и депонирует чеки непо­ средственно на счет фирмы. Происходят регистрация чеков и их клиринг для превращения в денежные средства. Фирма получает соответствующее уве­ домление о поступлении чеков, а также перечень принятых платежей и все материалы, изъятые из почтового ящика. Документы на перевод денежных средств зачастую сканируют и сохраняют в виде графических файлов, кото­ рые затем пересылают по электронной почте или передают на компакт-диске. Преимущество этой системы заключается в том, что чеки депонируются до, а не после обработки и бухгалтерского учета. Одним словом, аренда почтовых ящиков устраняет флоут обработки. Современный уровень технического раз­ вития обеспечивает еще большие преимущества пользователям арендованных почтовых ящиков, ввиду усовершенствования механизмов ввода данных и ав­ томатизации информационных потоков.

392 Часть IV.Управление оборотным капиталом

Арендованный почтовый ящик (lockbox)

Почтовый ящик на почте, обслуживаемый банком клиента, в который на имя данного клиента поступают переводы денежных средств, Почтовые ящики, арендованные для торгово-розничных операций, обслуживают большое количество переводов мелких и средних сумм, тогда как почтовые ящики, арендуемые для обслуживания оптовых сделок, предназначены для небольшого объема переводов крупных де­ нежных сумм.

Многие предприятия имеют множество точек сбора денежных средств в виде сети арендованных почтовых ящиков. Такая сеть позволяет сократить почтовый и клиринговый флоут, так как почтовые ящики арендуются вблизи рассылочных пунктов клиентов. Система арендованных почтовых ящиков обычно строится на региональной основе, когда компания подбирает региональные банки в соответст­ вии со своими принципами работы со счетами. Перед определением рабочих ре­ гионов и количества точек сбора проводится анализ экономической целесообраз­ ности альтернативного плана с точки зрения поступления чеков для депонирова­ ния. В большинстве случаев лучшими точками сбора денежных средств являются города, расположенные на пересечении возд}тпно-транспортных магистралей, так как большая часть корреспонденции отправляется авиапочтой.

; Появление новых технологий избавляет нас от необходимости ворошить горы бумаг, позволяя все быстрее получать все большие объемы все более качествен-

I ной информации.

Обработка счетов с помощью арендованных почтовых ящиков переживает этап тех­ нологической революции. Финансовые руководители уже наблюдают значительные улучшения. Еще более значительные улучшения ожидают нас в будущем. Техноло-

Iгии распознавания изображений избавляют нас от необходимости ворошить горы Iбумаг (чеков, почтовых конвертов и множества других платежных документов) Jи ускоряют обработку этих важных источников платежной информации. Некото- Jрые ведущие банки уже завершили переход к технологии распознавания изображе-

| ний на начальном этапе (first-pass imaging). Они выполняют сканирование каждого

1 бумажного документа в тот момент, когда он попадает в почтовый ящик. После это- Iго каждый, кто выполняет какую-либо обработку, работает с изображением соот­ ветствующего документа на экране компьютера, а не с его "твердой копией". Со­

трудники начинают свою работу гораздо раньше и выполняют ее гораздо быстрее.

Глава 9.Управление денежными средствами и ликвидными ценными бумагами 393

Кроме того, экономичные способы использования технологий интеллектуального распо­ знавания символов (intelligent character recognition — ICR) означают, что все большие объемы платежной информации, предоставляемой корпорациями своим банкам, "считываются" соответствующими компьютерными программами, а не набираются вручную человеком-оператором. Банки, использ\тощие ICR, передают все более точную информацию о денежных поступлениях и делают это гораздо быстрее, чем прежде.

В перспективе банки надеются заменить узкоспециализированную обработку сче­ тов с помощью технологии арендованных почтовых ящиков на более широкие услу­ ги, связанные с обработкой документов о дебиторской задолженности. Управление денежными средствами будет меняться постоянно.

Это можно увидеть прямо сейчас

Одна лишь возможность архивирования сделала бы технологии распознавания изо­ бражений чрезвычайно полезным новшеством. Чтобы просмотреть какой-либо доку­ мент в электронном виде, требуется нажать две-три клавиши. На все это уходит всего несколько секунд. Это намного лучше, чем целыми днями ждать поставки ящиков со склада. Но архивы — это лишь побочный продукт. Главными достоинствами исполь­ зования банками компьютерных программ распознавания изображений являются:

• экономия времени. Компании могут просматривать интересующие их изображе­ ния на Web-сайте своего банка буквально через пару часов после поступления соответствующих документов в этот банк; им не приходится ждать доставки це­ лые сутки ( и даже дольше);

• удобство доступа. Каждый, кому необходимы данные, может увидеть соответ­ ствующие изображения на экране своего компьютера; менеджерам, которые за­ нимаются управлением денежными средствами, уже не приходится обращаться в банк от имени своих коллег в кредитном отделе;

• высокая эффективность. С документами могут работать несколько служащих одновременно.

Источник. Richard Н. Gamble, "A New Chapter in Lockbox Technology", Business Finance (March 2003), p. 35-38.(www. bf mag. com). © 2003 Penton Media, Inc. Используется с разре­ шения. Все права защищены.

Самый лучший способ проверить целесообразность использования арен­ дованных почтовых ящиков — сравнить увеличение затрат на внедрение более эффективной системы с величиной предельного дохода, получаемого за счет ускоренного сбора денежных средств. Система считается рентабельной, если доход превышает затраты; в противном случае не стоит за нее и браться. Сте­ пень рентабельности в первую очередь зависит от географического рассредо­ точения клиентов, объемов регулярных денежных переводов и нормы прибы­ ли на высвобожденные денежные средства.

* "Первая теннессийская"

В любом коммерческом деле быстрое получение денежных средств по счетам деби­ торов имеет большое значение. "Первая теннессийская" система оптового обслужи­ вания арендованных почтовых ящиков достигает этой цели рентабельным способом

I за счет сокращения почтового флоута и ускоренного инкассирования чеков.

394 Часть IV.Управление оборотным капиталом

Предоставляя предприятиям возможность быстро и эффективно производить сбор денежных средств, наша система оптового обслуживания арендованных почтовых ящиков ускоряет процесс обработки счетов дебиторов. В почтовом отделении отве­ ден специальный индекс для клиентов, использующих арендованные ящики, и вы­ емка корреспонденции производится через каждые два часа, существенно сокращая, таким образом, почтовый флоут. Кроме того, мы заключили особое соглашение с Federal Express, позволяющее производить инкассирование чеков быстрее, чем это делает большинство банков в стране.

По тем компаниям, которые могут получать электронные сообщения, информация, содержащаяся в счетах-фактурах, вводится в компьютерную систему "Первой тен- нессийской" и передается адресату в тот же день. Этот вариант особенно полезен тем компаниям, которым необходимо иметь оперативную информацию по счетам- фактурам до отгрузки товара или производить корректировку размеров кредита. "Процедура достаточно проста, — рассказывает специалист по управлению денеж­ ными средствами "Первой теннессийской". — Наши клиенты отсылают денежные переводы по адресу арендованного почтового ящика, которому присвоен специаль­ ный индекс "Первой теннессийской". Мы производим выемку корреспонденции, вскрываем конверты, обрабатываем денежные переводы согласно указаниям фирм и депонируем чеки непосредственно на их банковские счета. В тот же день мы со­ общаем предприятиям общую сумму депозита и направляем им вспомогательные данные для регистрации поступлений по счетам дебиторов в бухгалтерских книгах". Эта уникальная система управления совершенствует поступление доступных де­ нежных средств, сокращает время их сбора, уменьшает кредитный риск, ускоряет поступление денежных средств по счетам кредиторов и устраняет необходимость внутренней обработки документации перед депонированием.

Источник. Перепечатано с разрешения First Tennessee Business Review, Vol. 9:2 (Spring 1999),

p. 4. © Copyright 1999, First Tennessee Bank.

Концентрация банковских операций

Фирма, использующая сеть арендованных почтовых ящиков, чем-то похо­ жа на фирму, которая имеет множество торговых точек, где расчеты произво­ дятся наличными деньгами. У обеих есть депозитные счета в ряде региональ­ ных банков. И для той, и для другой может быть выгодным перемещать часть депонируемых средств или все средства в один центральный банк, именуемый банком-накопителем (concentration bank). Такой процесс концентрации де­ нежных средств(cash concentration) призван решить следующие задачи.

• Совершенствование контроля за притоком и оттоком денежных средств предприятия. Суть такого подхода заключается в том, чтобы уложить все яйца (в данном случае — денежные средства) в одну корзинку, а за­ тем присматривать за ней.

• Уменьшение неиспользуемых остатков, т.е. на депозитном балансе в ре­ гиональных банках остается ровно столько денежных средств, сколько необходимо для операционных нужд (или, как вариант, для поддержа­ ния минимального компенсационного остатка(compensating balance)). Все, что выходит за рамки этих потребностей, переводится в банк- накопитель.

Глава 9.Управление денежными средствами и ликвидными ценными бумагами 395

• Повышение эффективности инвестиций. Централизация неиспользуе­ мых остатков дает возможность собрать более крупные суммы денеж­ ных средств для инвестирования в некоторые ценные бумаги с повы­ шенной доходностью, по которым объявляется более высокая мини­ мальная сумма покупки. Например, некоторые ликвидные ценные бумаги продаются блоками по 100 тыс. долл. и выше.